对当前事业单位人事档案管理的思考

文/青海省高速公路管理局 谢亚曲

档案管理是维护单位人员以及单位资料真实面貌的一项必不可少的工作。随着经济的快速发展和企业改革的深入，我国的事业单位也正面临着全新的挑战，而人事档案管理作为事业单位管理中的一个重要部分，也要与时俱进。

一、事业单位人事档案管理存在的问题

档案作为一项常规性的公共管理工具对中国的信用建设、干部管理、国家安全、福利分配等方面作出了不可磨灭的制度性贡献。但传统人事档案制度的身份性和体制性弊端也显露无遗。“虚假档案”“人质档案”“人档脱节”“死档弃档”等现象也日益增多，其“二元化人事体制结构”所形成的“人才壁垒”“单位封闭”“制度交易”“身份阻隔”等负功能愈加显现，其制度性生存愈发尴尬。

（一）人事档案内容有待进一步地完善和丰富

人事档案的采集，从被动接受到一成不变的格式化，使某些单位现存的档案，仍停留在几十年不变的老套路上，办公室业务普遍存在“三多一少”的状况，即纸质档案多、声像档案少；文书档案多、专门档案少；机关活动档案多、反映问题档案少。如升学、聘用、转正定级、职称评定、入团入党等内容单一，无法真实地反映具体一个人到底有什么样的能力、素质及综合信用等情况。

（二）鉴定工作的问题

近些年来“三龄一历”造假的现象仍存在，在形成这类问题的原因中，不论是个人为了自己的利益而故意篡改档案，还是填写过程中的失误和管理工作中的差错，归根到底还是由于人事档案的标准不统一和人事档案管理制度的不健全，鉴定工作没有真正发挥作用，使得一些档案的真实性大打折扣。

（三）人事档案信息资源开发利用程度低，未能充分发挥作用

由于一些单位管理不到位，人事档案检索工具单一。有些单位的档案，主要是应付差事，仅一套卷宗和目录，查找方式落后，案卷质量不高，严重制约了其信息服务和交流作用的发挥，使人事档案信息资源开发利用的广度和深度受到了极大制约。

（四）人事档案管理，人们还存在认识上的偏差

在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却重视不够，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“软件不硬”被动服务状态也很普遍。

二、拓展事业单位人事档案管理的途经

（一）充分利用计算机技术，降低手工劳动强度

归档，对于事业单位人事档案管理工作来说是一项艰巨的任务，每年形成的工会会员表、工资台账、干部任免表、劳动合同等，收集、编号、归档，工作期限长，手工劳动强度大。目前计算机代替传统的手工操作已逐步成为现实。在使用企业人力资源管理系统的过程中，要想方设法，充分发挥现有数据库的强大作用，只要在初期做好表格设计和相应数据的录入，后期就能实现批量材料自动编号、顺号，一劳永逸。除了目前已经实行中逐步要求的档案目录采用计算机管理外，部分人事材料的形成、归档也即将能实现计算机管理，使档案管理人员从繁琐低效的手工劳动中解放出来。

青海省高速公路管理局在两年一次的《干部任免表》填写工作中，就采用了这种方式进行提高工作效率的尝试，使干部人事档案信息得到及时完善、补充。

（二）开放信息，为社会和员工服务

我国政治民主化进程的加快，人们知情权意识也在不断提高，人事档案向本人有条件开放已经成为社会发展趋势。人事档案是人生经历的真实记录，属于员工个人的资料，员工有权知悉了解。青海省高速公路管理局2005年建立了人力资源信息系统，与管理局所属单位共享信息资源，组织全体员工统一填写履历表，对员工所填内容与原有数据库信息进行核对，学历、经历、职称、工龄等不符的通知员工提供依据性材料归档，更正数据库信息，使员工第一次对档案情况有了一定的知情权，这种做法保护了员工的切身利益，也使数据库的信息更加准确、完整。为维护人事档案的权威性和真实性，在实际操作中，要建立健全人事档案管理规章制度，对员工的人事档案知情权进行规范，设定权限，严格按章办事，既为员工提供了服务，又体现了人事档案管理的严肃性。

（三）优化管理职责

人事档案社会化管理机构的设立，是建立人事档案社会化开放式的重要组成部分，有助于推动各个单位人事改革，推动聘用制，而且十分适合目前流动人员大幅度增长的现状。其新职责：一是配备符合规定的软硬件设施，按照相关规定确保人事档案质量，保护人事档案信息安全和被正当使用。二是对于流动人员档案，应建立与当事人相联系的机制，有条件最好能应用身份追踪软件，利用网络技术提高工作效率。三是对人事档案的收集和补充要做好登记工作，以便检查核对，及时对失去价值的静态材料进行鉴定、削减，这样才能使档案信息更加明朗。

由上可见，事业单位的档案管理工作中存在的问题是比较明显的，如要解决此类问题，档案管理人员必须加强对工作的认识，随着管理制度的推进和完善，使事业单位的档案管理工作更具规范性，所以，在档案管理工作中遇到问题时，我们一方面要采取有针对性的措施，另一方面也要提高管理人员的综合素质。