加强档案标准化管理完善档案管理制度

文/新疆精河县计划生育宣传指导站 刘娅

随着我国管理理念的不断成熟，档案的作用日益突出。档案的价值、地位、作用随着人们对于档案认识的不断加深以及现代化制度的建立得到逐渐的提高。现阶段在社会和谐发展中现代化的管理制度已经成为不能缺少的因素。①近年来，我国的市场经济体制已经得到不断的完善，信息经济和知识经济得到快速的发展，各单位的档案管理都在朝着规范化的方向发展，并且在规范化的基础上进行不断的创新。但是，纵观现阶段大多数单位的档案管理工作，很明显很多还始终停留在“初创型”或者“传统型”的阶段，档案管理与现代管理要求相比明显滞后。所以，创新发展档案管理在现阶段具有至关重要的作用。

一、档案工作管理的现代化与档案管理的标准化是分不开的

（一）档案标准化是实现档案工作现代化的前提条件

档案工作的标准化是实现档案管理现代化的前提与基础。随着网络技术的广泛应用，档案管理逐渐向现代化方向发展，要想将档案管理工作得到更好，就要充分利用我国的档案信息资源，使档案信息的作用得到最大限度的发挥，通过计算机查询获得最经济、最广泛、最便捷的档案信息资源。但是如果想档案资料在网络上得到共享，首先要使档案工作朝标准化迈进。

（二）重新落实现有的档案管理标准

虽然现阶段档案工作标准化已经被档案局纳入到了档案管理的升级评审内容中，但是在实际的应用中却没有体现出相应的地位与作用。一些没有进行标注的档案信息在考评的过程中不会给予扣分处理，只是认为拥有了计算机的相关硬件设备就具备了科学的管理手段，不会考虑对计算机网络设备的利用率高低。对于相关的软件要求和硬件配置在工作的过程中往往无人问津，对于标准化的档案管理工作不够重视。②所以出现了现代化管理情况与标准化的实施情况之间的不协调现象。

（三）档案工作的标准化是时代发展的要求

随着计算机的不断发展与网络技术的普遍应用，档案管理的现代化已经得到了很大程度的促进。要想更多的人对我们的档案资源进行了解，就要对我国的档案资源进行充分的开发，使我国的档案资源得到最大程度的发挥。通过计算机的查询可以获得最便捷、最方便、最经济的资源共享，将档案工作的标准化作为工作的前提与基础。

（四）档案工作的标准化与档案工作的现代化是分不开的

在档案工作中档案工作的标准化是一个重要的组成部分，涉及到档案工作的方方面面，在档案工作中起着至关重要的作用，与档案工作的其它组成部分共同结合起来，产生一种“乘数效应”，最终达到档案信息资源的充分开发与利用。如果档案工作的标准化得不到实现，档案工作的现代化就得不到有效的发展，最终就会造成档案工作的混乱。档案工作标准化的意义与作用主要体现在对档案工作中的各项内容进行科学的管理和有序的控制，达不到标准化的档案工作，现代化就无从体现。

二、档案工作标准化、现代化的保证在于加强领导和完善制度

（一）全宗的完整性应该得到有效的维护

在归档工作中应该分清主次，掌握重点，将全宗的入关口把住，对于不应该归档的文件坚决不可以归档，与此同时还要注意避免散失应该进行归档的文件。在立卷的过程中要将同类别的、有一定联系的文件放在同一个卷宗内，使同一问题的完整性得到保持，立卷后的文件内容虽然庞杂但是不可以混乱，为档案的标准化、规范化管理奠定建设的基础。

（二）档案人员的队伍建设要得到加强

在档案管理工作中应该加强相关人员的队伍建设，促进档案的标准化与规范化，使档案人员的素质得到一定的提高，将队伍建设搞好，加强档案人员对相关规章制度、职业道德教育以及现代科技知识的培训，使相关人员的工作能力和业务水平得到相应的提高。③

1.责任意识应该得到增强。档案管理与工作人员应该热爱档案事业，对档案工作具有强烈的使命感、责任感以及事业心，这是将档案工作做好的基本要求。

2.法律意识应该得到增强。从事档案工作的相关工作者应该对《档案法》进行有效的学习，具备“依法用档”“依法治档”的意识，对于档案的安全与完整要进行有效的维护。

3.奉献意识应该得到增强。档案工作具有一定的保密性和隐蔽性，这就在一定程度上决定了这项工作与其它工作不同，不可以像其它工作一样引人注目、张扬自我，它注定是一项默默无闻的工作，从事档案工作的相关人员应该耐得住寂寞、不计名利、默默奉献，只有这样才可以将这项工作做好。

（三）在档案管理工作中应该坚持“以我为主”的原则进行归档

“以我为主”的原则是本单位文件归档的主要原则，这一原则在我国的立卷归档工作中是经过多年沿用的一项基本原则。这项基本原则在执行的过程中需要对三个方面的问题进行注意：

1.对于文件归档的时效性要进行准确的把握，对于现行文件任务得到完成的，就应该对其进行立卷和归档，但是对于还没有完成的，就不可以对其进行立卷或者归档。

2.立卷归档的重点要得到确立，立卷分工要合理。在档案管理的过程中要坚持“以我为主”的基本原则，在这一原则的指导下将立卷归档的重点进行确定，除此之外还要注意将资料与文件的内容区分开来，因为有很多资料与文件在形式、内容等方面都具有相似之处，为了使档案管理中的信息冗余度以及重复度得到相应的减少，就要使档案利用的效果得到提高。

3.对于全宗的完整性要进行有效的维护，当然这种维护应该建立在坚持与贯彻“以我为主”的归档原则前提下。

（四）通过现代化信息系统的应用使档案管理标准化得到促进

随着时代的发展，现代化的技术在档案管理工作中得到了有效的应用，通过现代化科学技术与管理方法的应用，④通过计算机网络的应用对档案进行立卷、整理、编号等等，进而使档案管理变得更加迅速、全面、系统，档案管理的规范化、标准化、现代化以及自动化得到有效的实现。

（五）在档案管理工作中加强对档案的整理、收集、统计

为了使档案管理的工作效率得到相应的提高，在工作中我们一定要将档案的收集、鉴定、整理等工作做好，主动的征集和收集上级下发的文件、下级上报的文件，对于收集到的资料与文件进行认真的整理，使档案资料的完整性得到保证。在档案管理工作中，应该严格按照相关规定对档案技能型组卷和编目，与此同时建立起台账，通过基础性的工作使档案管理工作效率得到相应的提高，与此同时档案管理的质量也应该得到一定的提高。

三、结论

综上所述，档案是人们对客观规律进行认识与把握的重要依据。随着时间的推移，大量的档案资料得到了保存，使档案工作的标准化进程得到推进是档案工作中非常重要的环节。怎样在档案管理工作中将档案得到充分的利用，是现阶段我们面临的重要课题。⑤所以，在档案管理工作中我们应该逐渐使档案管理意识得到强化，在档案管理工作中树立起标准化的管理意识。

注释：

①潘金霞.加强档案标准化管理推进企业档案创新发展[J].办公室业务,2011,(10).

②管媛辉.高等院校档案标准化管理系统的设计与开发[J].长春大学学报,2013,(12).

③王芳.规范化与标准化管理模式在电力基建工程档案管理中的应用[J].办公室业务,2012,(23).

④何强.高校档案现代化管理与服务教学功能构建研究[J].神州,2013,(4).

⑤何鼎群.加强业务培训完善考核机制全面提升基层单位的档案管理水平[J].机电兵船档案,2010,(3).