市场经济条件下企业科技档案质量控制的思考

文/神华国华徐州发电有限公司总经理工作部 王巍

科技档案的质量主要包括外在质量和内在质量两个部分。外在质量是一种显形质量，直观性强，易于察觉，可变因素多，在某种制约条件下，质量状况较易改观。与此相反，内在质量是一种隐形质量，比如完整性和真实性，可变性小，他人不易察觉，一旦形成后就不便改动。而且，内在质量是凝聚科学思想和技术诀窍的结晶，是档案具有价值和利用价值的渊源，它将直接影响科学技术及时、迅速转化为现实的生产力，推动经济建设的发展。显然，科技档案内在质量是当前值得重视和思考的核心和关键问题。

一、科技档案质量面临的挑战

（一）完整性问题

所谓完整，是指事物具有或保持着应有的各个部分。科技活动有其特定的规律和程序，并相应产生文件材料。例如，准备阶段产生合同书、协议书、任务书、可研报告、开工报告、研究方案等；实施阶段，形成施工记录、试验报告、分步验收记录、施工图等；最后阶段，应包括有总结报告、竣工报告及竣工图等。这些文件材料组成一个有机整体，是工程项目的缩影，归档后即是科技档案，缺少某一个方面便成为一副“肢体不全”的躯体。

（二）真实性问题

真实性，是指跟客观事实相符的，与假、伪相悖的实际内容。记录的原始性和历史的真实性是科技档案的重要属性，也是档案跟其它文献资料的显著区别。所以，科技档案反映的只能是事实，虚构或伪造都将成为“伪档案”。

二、科技档案质量不高的根源

（一）档案意识淡薄

档案工作不受重视和支持，企业档案意识淡薄乃重要原因之一。

（二）科技档案吸引力和工作人员服务质量的影响

档案人员没有发挥上门监督、检查、收集文件材料的主动性和积极性。某些员工对查阅档案兴趣漠然，原因是“不方便，太烦琐”等，这些不利因素，有碍于档案质量的提高。再加上受市场经济的冲击，一种妄自菲薄、自卑心理的苗头在档案队伍中有所抬头，这对档案质量也不无影响。

三、科技档案质量不高的后果必须正视

低质的档案，将会造成什么后果，这是应该充分估计到的。首先，降低了科技档案的价值及其利用价值。在科学技术突飞猛进的今天，人们要求参考借鉴科技档案，但必须以其真实内容为前提。其次，不利于科学技术的储备和继承。科技档案是科学技术的重要“容器”和科学继承的媒体之一。试想，如果它的内容残缺不全、失真、“水份太重”，何以储存?何以继承?其结果不仅不能造福于子孙，甚至将遗祸于后代。再次，有碍档案事业的发展，挫伤档案工作者的积极性。

档案人员终日默默无闻地与纸山字海打交道，为保存国家的宝贵财富而无私奉献。他们最大的安慰莫过于面对那些内容丰富、价值很高的档案材料在实际工作中被有效利用，产生巨大的经济社会效益。但若面临的是质量低劣、残缺不全、无人问津的档案，他们会感到索然无味，自觉工作贬值，从而窒息了他们的积极性和进取精神，这对阻碍档案事业的发展，其影响不可说不大。

我公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。1.发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。例如国华徐州发电有限公司（以下简称徐电公司）为了贯彻国家“上大压小、节能减排”的政策，促进企业可持续发展，根据国华电力发展规划，决定关停拆除徐州电厂1-6号老机组，并利用 1-4号机组场地建设 2台1000MW超临界机组。目前，关停1-6号机组的申请已通过上级主管部门审批，机组拆除出售工作也已于2008年3月开始。在1-6号机组拆除与出售过程中，档案起到了很重要的作用。徐电公司“上大压小”项目筹建处拆迁部门在机组拆除前和参与机组拆除出售工作的山东电力建设第三工程公司、山东金佰生物技术有限公司等单位的工程技术人员王军、闻陈军、吴永利、张开东、张鑫、李光忠等同志一同到公司档案室查阅了1—6号机组基建期的竣工档案和主机的设备档案，并以档案为重要依据，编制机组拆除方案，使机组拆除工作顺利进行。在1—6号机组设备拆除后的出售工作中，作为购买方的山东金佰生物技术有限公司，把档案视作机组出售的一个基础条件。当他们在徐电公司档案室看到保存完整、齐全、系统的档案，表示满意。正是由于1—6号机组设备档案保存的完整齐全，并可以与1—6号机组整体发电设备出售同时移交，能为购买企业今后设备的安装、运行和使用提供可靠的依据，使山东金佰生物技术有限公司愿意出2亿元买下1—6号机组设备。由此可见，完整齐全并管理良好的档案，在徐电公司1—6号机组拆除与出售工作中起到了关键的作用。否则，1—6号机组设备只能作为废铁或报废设备处理。档案价值的发挥，使机组设备变废为宝，为企业赢得了可观的经济效益。再如2013年9月10日，北京国华电力有限责任公司电力研究院专家组成的评审组对我公司进行为期一周的安全标准化达标评审，此次评审标志着国华公司安全生产标准化工作已全面进入现场评审阶段。安全生产标准化现场评审工作，对于提升我公司安全管理能力，夯实我公司安全生产基础，统筹协调安全、健康、环境，全面改进和加强企业内部的安全管理工作，促进安全管理水平不断提高，具有十分重要的意义。2013年9月15日，我公司安健环监察部专业工程师葛某到档案室借阅了 0400-8048-1,2,3、0401-8041-007、0400-8080-009等档案案卷，正是由于档案人员熟悉馆藏，业务熟练，调卷准确、迅速，使我公司顺利通过国华公司安全生产标准化现场评审工作。又如2011年9月30日，我公司与当地农民为公司大门口处一块十亩土地归属问题发生争执，为证实此地为电厂所征用我公司经营管理部查阅了0300-8030-004案卷（铜山县政府、茅村乡、徐州电厂等单位关于徐州电厂第二批征地问题的批复、通知、协议等文字材料），手续齐全，完全证实此地已为我公司征过，避免了纠纷，赢得了效益。2.围绕企业生产经营工作做好资料汇编。我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料,其中，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，我公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以详实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

四、提高科技档案质量的对策

（一）加强宣传教育，争取理解和支持

一是加强领导力量。我公司明确总工程师具体分管档案工作，综合档案室共有专职档案人员5人，各单位配备兼职档案员。二是加强宣传教育。档案管理是一个系统工程，不仅要有一支过硬的档案管理队伍，而且需要全厂广大职工特别是各级领导都具有强烈的档案意识。我们确立了“普及档案知识，增强全员意识，健全考核机制，发挥档案作用”的档案管理工作思路，把学习宣传《档案法》作为“三五”普法的一项重要内容，认真组织学习贯彻，对全公司职工进行《档案法》的学习和培训，使广大职工普遍增强了档案管理的法制观念。《档案法》修改后，又把新《档案法》发到公司领导和中层干部以及工程技术人员手中，适时开展了《档案法》宣传周活动，并利用广播、厂报、闭路电视等宣传工具广泛宣传。在此基础上，组织了全公司档案知识竞赛。我公司还将档案管理进行指标分解，纳入经济责任制，对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。要利用企业内部的各类新闻媒体，大力宣传档案法律法规、规章制度，弘扬档案工作先进人物的事迹，宣传利用档案所创经济效益或节约开支等贡献。

（二）健全和落实规章制度

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，我们着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我公司各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程,明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，公司本部均专门行文发布，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：第一，档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。第二，机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。第三，设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。第四，工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程结算付款。第五，制订并落实电子文件归档管理制度。根据国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局颁发的《科学技术档案工作条例》的规定，为做好电子文件管理工作，充分发挥档案资料在生产、经营和管理中的作用，结合我厂具体情况，特制定《电子文件归档管理制度》暂行规定。

目前，我公司已建立了14种1.3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我公司档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。

（三）加强业务指导和过程管理

过程管理是指项目设计阶段、方案论证、实施过程和竣工验收的每个阶段与全部过程，都应有科技档案人员参加，协助和指导生产和技术人员做好企业文件的形成、积累和归档工作。我公司的做法是：建立项目开工登记制，由项目责任部门（项目负责人）在开工时，到档案部门登记备案，并明确各责任人的归档职责。项目开工登记后，档案部门应向项目负责人（责任部门）进行档案交底，将归档范围，归档与编制要求等做到事先交底，并对项目文件形成和积累的实施跟踪管理。档案部门应按“四参加”要求，参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目（重大技改、修理、检修、小型基建）的验收、设备开箱验收等工作。档案部门应参与合同条款的审查，并会签。档案部门应实行工程结算档案验收支付制。

（四）提高档案人员素质

档案人员不仅要努力学习专业技术知识，熟悉生产过程，提高自己的业务指导能力和水平，更要学习公共关系学、企业管理学以及知识产权等方面的知识，提高自己分析问题、处理问题和遇事应变的能力和技巧。档案人员必须讲究工作策略与方法，设身处地为技术人员着想，摸清对方的心理，在感情上与技术人员相沟通，逐步增强其档案意识，双方取得共识，最终赢得技术人员对档案工作的理解与重视，自觉与档案部门密切配合，从而把归档工作做好。

最后，在科技管理职责范围内充分体现档案管理内容并付诸实施，即把档案材料的完整、准确和归档要求列入科技工作程序，加以检查，真正发挥科技主管部门的作用，其效果将会是事半功倍。