高校辅导员兼职学生档案工作存在的问题与改革思路

文/安徽师范大学档案馆 彭劲

学生档案在就业过程中常常能起到“见档如见人”的效果，一份好档案往往能成就一份好职业，然而却是目前学生工作中最容易被忽视的一项工作。由于种种原因，各高校配备管理学生档案的专职档案员一般只有一二名，由于人手少，直接承担管理学生工作的高校辅导员自然而然就成了兼职学生档案工作的最佳人选，事实上，这也是目前各高校的普遍做法。由于各高校普遍存在对兼职学生档案工作的辅导员队伍在如何做好学生档案方面缺乏有效监管和系统的业务培训，加之档案意识淡薄，不可避免地造成了错档、缺档、材料不齐等问题的不断滋生。为了改变这一局面，笔者认为十分有必要对当前高校辅导员兼职管理学生档案工作存在的问题进行深入分析，以期对症下药寻求解决之策，使学生档案管理工作走上健康发展之路，发挥其应有的功能。

一、高校辅导员兼职学生档案工作中存在的主要问题

（一）管理制度不健全致使高校辅导员兼职学生档案工作缺乏有效监管

学生档案是高校档案的重要组成部分，但是学生档案与其他档案相比较,具有动态性强，流动性大的特点，这与高校档案馆对档案永久保存的职能定位相悖，所以学生档案一般不是由档案馆来管理，而是归入教务工作管理或学生工作管理部门负责管理的范围。由于学生档案属于人事档案的范畴，事实上，最终也将成为其干部人事档案的一部分。一直以来，高校都是参照1990年中央组织部发布的《干部人事档案管理条例》来实施的。也正是这个原因，为了不形成多头管理，1994年国家教委、国家档案局联合公布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》中没有将学生档案纳入到档案馆归档范围内。实际工作中则形成了这样一种局面，一方面，学生档案参照干部人事档案的收集范围来收集归档材料时会导致一些有价值的材料不能归入档案中，致使归档材料过少过窄，不能全面地反映学生学习情况和综合能力。其实，应该参照《干部人事档案管理条例》来制定更符合管理学生档案实际要求的实施细则，事实上从来没有在国家层面来制定此类相关实施细则，造成了各高校各行其是的现状；另一方面，表现在对学生档案的监管上，高校在学生档案的管理上既没有干部人事档案管理那么严格和规范，在业务上又得不到档案部门的指导和监督，形成了人事部门和档案管理“两不管”的局面。也许是基于以上原因，后来有一些高校开始将学生档案也纳入到学校档案馆中进行统一管理，到2008年8月，教育部和国家档案局顺应时代的要求联合出台了《高等学校档案管理办法》，明确将学生档案列为“学生类”纳入高校统一归档范围，但对于如何解决库房、人员编制和管理经费，以及解决学生类中学籍档案与教学类中的学籍档案重复归档等等诸如此类的问题却只字未提，显然，实际操作中，还应该有一个更详细的具有可操作性的实施办法出台方可执行，否则，只能再次使各高校继续走上各行其是的老路，甚至可能反而会增加一些新的矛盾和问题。《高等学校档案管理办法》已发布整整6个年头，目前绝大多数高校观望情绪颇浓，希望在国家层面有一个统一的实施细则出台，也有一些高校只是增加了教学类档案的归档内容而已，原归教务工作管理或学生工作管理部门来负责管理的学生档案仍然由这些部门管理者，并没有任何改变。由于相关管理制度不健全，而事实上存在的人事部门和档案管理“两不管”的局面依旧存在，致使高校辅导员兼职学生档案工作缺乏有效监管，这种现状是造成学生档案工作存在诸多问题的重要原因之一。

（二）档案意识淡薄，对高校辅导员兼职学生档案管理队伍缺乏系统的业务培训

一所高校，其学生档案工作开展的好坏，与高校辅导员兼职学生档案工作的胜任程度密切相关，而胜任与否，与系统业务培训与否直接相关。目前，由于档案意识淡薄，各高校绝大部分学生档案只停留在简单的收集上，没有按照学生档案整理要求进行分类编制页码装订成册。在实际工作上，不少高校不太重视业务培训工作，重点主要放在布置工作任务上，将要归档的材料内容简单地罗列出来打印在纸上，让辅导员们对照着收集齐全这些材料，并一一装入相对应的学生档案袋中即万事大吉。事实上，学生档案工作并不仅仅表现在简单操作层面，也有一定的专业要求和保密纪律，高校档案工作队伍应当是一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质队伍。作为一位兼职学生档案工作的高校辅导员是必须熟悉《干部人事档案材料收集归档规定》，如果连《规定》都不熟悉，那怎么能做到《规定》中所提到的“严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行”的工作要求呢？学生档案管理不规范，材料只是一人一袋装入即可，出现诸如同名同姓学生档案材料混装或发生错装、材料不齐等问题也就在所难免，也是难以及时发现的。高校学生档案量如此之大，档案意识淡薄，加之管理不规范，没有对高校辅导员兼职学生档案管理队伍进行系统的业务培训，致使他们档案业务水平较低，责任不明确，这也是导致学生档案工作中问题不断滋生的又一重要原因。

二、高校辅导员兼职学生档案工作的改革思路

（一）健全相关法律法规，尽早实现学生档案数字化，实现集中统一管理和远程提供利用

管理好学生档案需要健全国家和地方相关的档案法律法规，使之跟上时代发展的步伐，满足其现实要求，笔者认为使用学生电子档案代替纸质学生档案势在必行，原纸质学生档案可以留在学校档案馆永久保存，而学生电子档案可以通过网络进行传输，这样做十分快捷高效且经济，可以达成随要随办的高效办公的现实要求，并且还能进行在线答疑，有问题能够及时得到解决和处理，不会为了了解一个人的情况而派遣办公人员去异地调档调研而耗废大量的人力、财力和物力。不管是保管成本，还是传递成本都大大降低了，能够大大提高人力资源管理效率。目前《高等学校档案管理办法》虽然为学生档案管理实现集中统一管理指明了方向，但由于缺乏相应的实施细则而使学生档案的管理模式得不到解决，仍处于停滞不前的困境中，这样的现状显然与现实需要是相背离的。事实上，我们期望的不仅仅是实现集中统一管理，还有实现学生档案数字化，将学生电子档案提供给用人单位实现远程利用的现实要求，迫切要求在这一方面能在制度层面实现创新和突破。即使从高校档案馆层面考虑，也有实现学生档案数字化的现实要求，由于学校招生人数比以前有了很大程度的增长，加之学生变更工作比较频繁，导致流动性增加，对学生档案的查阅复制需求在逐年增长，这给档案原件频繁利用，必将带来不少的安全隐患。目前，高校档案馆完成档案数字化工作的虽说不多，但已经达成共识，有些正在实施当中，有的正在规划，特别是对于招生人数大的本科院校来说，其实现档案数字化的要求更为强烈，极少数已经完成，其利用效果已经显现。以我校为例，从建校之初至今，已培养了二十多万毕业生，形成了大量的学籍档案，目前已经采取分步整理，逐年进行，拟在三年内完成此项工作。近年，利用学生档案的人数逐年增长，已使学校档案馆的调卷量和档案复印量出现显著增长，档案原件面临诸多安全隐患。为解决这一问题，加快档案数字化是必由之路。高校应加快学生档案数字化工作，提高现代化管理水平，全面实现学生档案数字化，使之逐渐摆脱对纸质学生档案的束缚。所以笔者认为，借鉴银行系统实行网上银行的电子货币代替现金支付的成功案例，实行网上学生电子档案代替纸质学生档案来提供在线检索和远程查询利用服务将是一个不错的改革思路。

（二）加强业务培训，严肃纪律，实现规范化管理

学生档案是反映学生学习情况和综合能力的基本凭证和重要依据，也是干部工作、人才工作的重要信息。对管理学生档案的兼职人员有一定的纪律要求，需要做到五不准：1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料；2.不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档；3.不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；4.不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；5.不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料；所以需要严肃纪律。整理学生档案需要参照《规定》来进行，高校学生档案管理工作有其自身的特点和方法，应加强对兼职队伍的业务培训，让每一个兼职管理学生档案的辅导员熟悉《规定》内容，了解学生档案的归档范围。做好常规收集，搞好毕业前的档案整理工作，建立学生档案专兼职档案员联系制度，及时掌握形成学生档案材料的信息，主动向学生档案材料形成部门、学生本人和其他有关方面收集学生档案材料。学生档案不仅仅是实行一人一袋制，而且需要进行分类，编制页码，最后装订成册，实现规范化管理，杜绝档案工作差错事故的发生，使学生档案工作步入健康发展之路。

[1]彭劲.高校学生档案不宜采用纳入式管理模式[J].兰台世界,2007,5(下).