如何做好科技档案保管和利用工作

文/攀钢集团有限公司综合服务中心档案馆 唐素芬

作为科研成果转化和生产实践过程中形成的具有一定保存价值的科技文件，科技档案反映着科研、生产时过程中的最真实的情况。加强对科技档案内容和作用的了解，充分地开发和利用科技档案的宝贵资源，使其经济效益和社会效益得到最大限度的发挥，成为科技档案管理者在现阶段面临的新课题和新任务。对于如何做好科技档案的保管和利用工作，本人觉得应该从以下几个方面入手：

一、加强对科技档案的重要性的认识

进入二十一世纪以来，随着科学研究的加强和科研成果转化率的不断提高，科技档案在发展生产方面的作用和地位越来越重要。科技档案的重要性主要表现在以下几个方面：1.科技档案可以作为确定科技成果所有权、管理科研成果的基本依据；2.科技档案可作为科研成果的转化转让、判定其权属问题等活动的基本凭证；3.科技档案是十分重要的科学技术资源。科技档案汇集了不同时期的科技资料，真实地记录了各个时期的科学实践过程和科技成果，具有十分珍贵的科研参考价值。因此，应该加强对档案管理者的教育工作，使他们充分的认识到科技档案管理工作的重要性。

二、努力做好科技档案的收集、归档、优化工作

科技档案的管理和利用的起点和基础是做好档案的收集工作,档案的收集工作为档案管理工作提供了范围和对象。做好档案的收集工作，要注重科技文件和材料的保存和积累，将档案的收集工作纳入生产实践、科研工作、基本建设的工作计划,通过制定相关的管理办法来健全和完善归档制度，在进行收集工作的时候,必须按照所建立的归档制度的相关规定,按照划定好的归档范围来进行档案的收集。要在实践过程中不断地完善归档范围，结合上级部门的相关标准和规定，根据具体情况适时适当的加以修正。对于收集工作的的途径和方法，相关的档案管理人员必须十分熟悉的掌握，进而使档案形成的各个环节得以协调进行。与此同时，应该不断提高管理人员的档案意识，以便于实现全方位的立体式管理。

三、加强科技档案的整理工作和管理工作

所谓科技档案的整理，就是将收集过来的相关文件和资料进行系统的治理和编目，使其更有条理便于查阅。档案的整理工作是科技档案管理的中心环节，是科技档案开发利用的前提。因此要制定科技档案的管理需制定标准化的规定，使得档案管理的每个环节都有章可循。建立科学全面、高效实用的档案检索系统，进而提高科技档案的利用率，使使用者的工作效率得到提升。

四、加强对科技档案的保护工作

为了使科技档案能够更加长久的保存和继承下去,应该尽可能地改善档案的保存条件，这是科技档案能够传承和发挥作用的基础保障。为了使档案得到更好地保存，应该尽量减少对档案原件的使用频率。近几年来，随着科研工作的不断加强，科技档案的使用率也在不断的升高，因为很多科技档案都是独份的，部分档案损坏已经比较严重。所以，加强对档案的编研工作是做好档案保护工作的一项重要举措。为延长档案的的保存时间和寿命，要做好档案的防尘、防潮、防腐工作，同时也要做好对受损档案的修复工作。

五、提高档案管理工作人员的素质

科技档案管理的能动主体是档案管理的工作人员。他们的首要任务就是保证档案的完整性以及保密性，这同样也是档案管理的核心所在。因此，科技档案管理工作人员的自身素质决定了档案管理工作的效率，若是工作人员的素质较高，则会产生高效率，档案管理工作更加到位。档案管理的管理工作必须在高素质的员工下进行，并且工作人员应该紧跟时代的步伐，学习先进的管理知识，不断更新技能，提高自己的工作水平。同时，工作人员自身也应该具备吃苦耐劳、爱岗敬业、脚踏实地、从实际出发的品格。

六、开发科技档案新功能，促进社会发展

管理档案仅仅是一种手段，利用档案，使档案为国民经济的发展做出贡献才是科技档案管理的根本性宗旨。在当今社会的严峻形势下，人们已经转移了对科技档案的重心工作，由传统的对科技档案的保管工作转向为开发科技档案的新功能上，加强对档案管理的开发，利用其新功能，服务于社会，促进经济发展。不仅如此，档案管理工作也可以促进科技成果的产生，并为之提供法律保障。所以说，以我国现行的法律为前提，充分开发科技档案的新功能并运用到现实生活中去，是展现科技档案价值的最佳渠道。

[1]王红.科技档案的价值和作用[J].东煤炭科技,2001,(2):82～83．

[2]宋晓丽.浅议科技档案作中的质量控制[J].湖北档案,2006,(7),26～27．