数字化档案利用的拓展与创新

文/广东电网公司惠州供电局 卢丽云

随着信息时代的到来，信息科学技术以数字化和网络化的发展为主要特征，彻底打破了传统纸质档案的局限性，也在一定程度上改变了原有的纸质档案的搜集和整理方式，体现了科学性和很大的优越性，促进档案管理由原来的纸质档案管理转向数字化档案利用阶段。

一、数字化档案利用工作的特征

（一）准确快捷，全面查找

纵观传统档案的管理工作，主要是依靠档案管理人员的大脑来记忆很多档案信息，在查找和利用的时候使用的是人工检索的方式，效率不高，而且受到人为因素的影响比较大，已经不能很好的适应时代的发展，成为新时期档案管理工作的阻碍。伴随着数据时代的到来，数字化的应用产生了电子检索工具，数字化档案利用工作能够充分体现计算机系统的高密度的存储，而且能够快速的运转，使得传统档案管理的缺陷得到了很好的弥补，优势比较明显。

（二）减少损害，资源共享

传统的的档案管理方式可能导致一些档案原件受到一定的损害，因为手工调用非常容易破坏档案的原件，降低了档案的利用价值。使用计算机技术进行档案的管理，就能把珍贵的档案信息录入到计算机中，形成数字化的多媒体文件，采用计算机读取信息能够进一步提高档案的利用效率，还能对原件的保存非常有利。

（三）提高利用，优化馆藏

档案信息数字化主要是建立在传统档案管理的基础上，采用信息技术把独立的档案管理实体结合在一起，整理纳入统一的档案管理系统，通过对档案信息进行组织和加工，转化成数据档案，形成相应的现代化的档案管理体系。档案信息数字化明显的特点就是档案信息资源的原始性和共享性，能够更好的体现档案工作服务社会的特点，逐步引起社会各界对于档案管理的重视，促使档案管理更加科学，节省了档案馆的库房，让档案利用与馆藏形成良性循环系统。这样就进一步扩展了信息存储和利用的空间，使得档案管理工作进入一个良性的发展状态，为档案管理现代化打基础。当档案信息通过计算机形成数字化档案之后，档案信息网络就开始跟国际互联网连接，促进档案信息资源实现全球共享，规范了档案信息资源管理行为。

（四）快速统计，自动分析

在档案管理工作中，一个重要的环节就是档案的统计与分析工作，人工操作统计的台账非常繁琐，而且耗费时间，特别容易出现误差。伴随着计算机信息技术的发展，软件开发力度的增加，出现了一些功能比较齐全的报表系统和报表软件，在数字化档案管理系统中合理的运用这些软件的功能，就能够快速的统计和分析相关数据和用户，对相关的类目进行自动化的分析，产生报表，让档案管理工作人员从传统繁琐的人工统计中解脱出来，不断的提高档案工作效率。

二、目前数字化档案利用存在的问题

（一）档案工作者的信息化水平问题

档案数字化拓展与创新工作，终究是需要人员来进行完成的，假如没有一支素质高，业务比较熟练的档案工作者队伍，就很难推动档案工作的数字化管理建设。在信息技术不断发展的今天，数字化管理跟传统的管理方式对于人员的要求有所不同，要求档案管理人员要具备相应的数字化知识，能够很好的运用工具进行数据信息的采集和整理。但是，纵观当前档案管理可以看出，档案管理人员的信息化水平不高，加上管理人员具有一定的流动性，在这个岗位上缺少专业性比较强的人员。还有一些单位对于档案管理人员的技能要求不是特别高，而且单一型的人员结构已经远远不能满足数字化档案信息资源的开发，也不能满足档案信息化发展的需求，这成为数字化档案利用的阻碍。

（二）档案文件管理的规范化问题

统一数据的格式以及相关标准是进行数字化档案归档和建立数据库的重要基础，也是进行网络档案资源共享的重要前提。就当前情况来看，由于缺少相对完善的档案管理制度，就显得档案管理秩序有些混乱。在进行档案收集的时候，一些制度没有发生应有的作用，缺少相对统一的项目格式，导致档案整理的规范性不强。

（三）数字化档案网络管理问题

档案管理要建立新型服务管理，随着信息化的发展，给传统的档案管理带了一系列挑战，档案管理要走一条网络管理之路，实施档案工作的网络化管理，但是，在建设档案管理发展的过程中，档案信息网站建设的力度有待增强，管理人员的创新意识也急需提高，档案信息共享的力度不大。

（四）数字化档案安全运行问题

对于数字化档案安全运行问题来说，主要包含了计算机的物理组成部分以及信息安全和功能的安全等。在部分数字化档案网络系统中，会出现互联网、办公网以及一般性网络边界不清晰的状况。有的管理服务器在登录的时候具体的权限没有具体到个人，因此网络的边界出现了模糊问题。就会导致数字化档案安全运行问题，加上网络病毒防护措施不到位，可能出现恶意攻击和病毒，不能对部分重要资源进行有效的保护，给数字化档案利用带来了挑战。

三、数字化档案利用的拓展与创新

（一）更新观念，提高档案工作者的素质

数字化档案利用的拓展与创新需要大量的信息处理人员、信息分析人员以及信息研究人员，还需要专业的数据库更新人员、计算机设施的维护人员等等。这就对数字化档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。我们要不断更新观念，加大档案人员的队伍建设，坚持“走出去，引进来”的重要原则，积极鼓励优秀人才的加盟，培养和留住优秀人才。工作人员需要具备基本的档案管理知识，还要具备应用信息技术的知识，这样才能在数字化档案信息开发与利用效果最大化。加强档案管理人员队伍建设，还要工作人员重视那些档案保密性比较强的工作。比如，要求工作人员对于那些绝密的文件在进行数字化录入之后，原件要用单独的盒子分装进行保存。与此同时，建立档案的文件密级数字化编制目录或者相应的卡片，建立文件统计的数字化台账等等。

（二）统一格式，规范电子文件的管理

在数字化档案信息开发和利用的过程中，需要建立档案数据库，这是进行数字化档案信息开发与利用的核心工作。档案的数据与信息要规范、要标准，只有规范化才能实现现代化。要实施相对统一的项目格式，本着统一录用的原则，规范数字化档案信息的模式以及工作的程序，进而实现原有馆藏档案数字化转换。检索工具越先进，就越能节省检索时间，档案的利用价值就能越高。所以，要运用先进的检索工具，建立相应的档案收藏目录，主要是根据具体状况，把内部的一些影像资料、文字资料进行分类，并编排目录索引，并对档案进行编号，建立搜索关键词，之后把这些信息输送到计算机内部，这样在需要查找资料的时候可以直接利用计算机进行信息检索。

（三）连接网络，实现档案信息社会化

随着现代科学技术的不断发展，全球信息化时代已经全面到来，原有的档案管理模式受到很大的挑战，数字化档案利用势在必行，所以，在信息化视角下要不断加大数字化档案信息的开发和利用力度。建立相应的档案信息网站，把档案的网站链接发送到网络中或者公共信息网中，这样就能让档案部门之间实现信息共享，还能进一步拓展档案利用的范围，把原来的封闭服务转向开放性的服务，把原来的限定服务转向为全社会服务，为广大民众服务，这是数字化档案利用的拓展和创新。

（四）制定系统安全保护制度，确保网络安全运行

由于数字化档案利用与拓展的特殊性，要把档案信息的安全摆到重要的位置。要通过档案管理人员和全体使用人员的一起努力，尽可能的减少影响数字化档案安全行为的产生，把系统中的安全隐患降低到最低。还要制定系统安全保护制度，把数字化档案管理工作落实到实处，建立档案防病毒系统，防病毒具有被动意义，主要是预防和防范，没有病毒时做好预防工作，病毒到来时则被动防范。而建立漏洞检测系统主要是采用专业工具对档案系统进行漏洞检测，及时安装补丁程序。可以根据档案开发实际，建立防火墙技术，防火墙技术主要是设置在不同网络之间的部件的组合，属于不同网络或者网络安全域之间信息的唯一的出入口，根据不同的网络主体和安全政策控制出入网络的信息流，提高抗击攻击的能力，保证数字化档案的安全性。

四、结论

综上所述，数字化档案利用工作是不断顺应社会发展潮流、适应时代发展的重要举措。面对数字时代带来的冲击，我们要积极探索，运用现代化的信息技术，让档案工作能够顺应社会发展的要求，最大化的为社会公众服务。

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