浅淡如何建立和完善档案检索体系

文/肇庆鼎兴建设服务有限公司 何艳清

为了满足利用者对档案多方面的需要，档案的检索体系是从不同角度揭示馆、室藏，而建立起来的各种检索工具的体系。

一、什么是档案检索

所谓档案检索，就是利用档案检索工具，对所需的档案进行查找的过程。通过档案检索，利用者可以了解档案的有关线索（如档案的主要内容、时间、责任者、准确题名、档案号、载体形态等），以决定是否调档或调用档案提供条件。档案检索的任务，是为了档案利用者理念快速、更准确、完整地找到自己所需要的档案信息或档案实体。

二、进行档案检索的必要条件

1.要有用于检索的档案检索工具。档案检索工具是由经过选择和压缩的档案信息编制而成的，利用者可以借助档案检索工具，了解馆、室藏档案的内容和特点，并依据检索工具提供的线索调阅档案。

2.有明确的检索对象。检索对象是否明确是决定检索工作能否顺利进行的关键，尤其是档案利用者委托档案人员进行的检索中，利用者必须将自己所需要明确告诉档案人员，否则检索工作将无法进行。

三、档案检索工具

档案检索工具既是存储、查找、报道档案信息手段，也是档案管理与开发利用的重要工具。档案检索工作是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。

1.档案检索工具的基本职能包括存贮和检索两种。存贮的过程，就是编制档案检索工具的过程，它使档案信息由分散至集中，由零乱到系列化。检索的职能，可以按照一定的检索方法，从存贮的线索中找到要查找档案的存址标识，然后取出所要查找的档案。存贮是检索的基础和前提，检索是存贮的应用和反馈。没有存贮，就无法检索，没有检索，存贮也就失去了意义。

2.按照不同的划分标准，检索工具的种类和形式：按编制方法划分，可分为目录、索引、指南三大类；按检索手段划分，可分为手检工具与机检工具两大类；按使用对象分，可分为公务性和开放性的检索工具；按检索功能划分，可分为查找性与报道性两种；按检索范围划分，可分为全宗（或其部分）目录或专题目录等等。按其档案检索工具的载体形态分，可分为卡片式检索工具、簿册式检索工具、计算机机检索系统。

四、档案检索体系的建设

档案检索体系，是指从不同角度揭示馆、室藏，为满足利用者的需要而建立起来的各种检索工具的体系。它是由一个各司其职，又相互补充的若干检索工具组成的具有一定效率的检索工具整体。建立合理、实用的档案检索体系，是做好档案利用和服务工作的重要基础。

1.检索体系的必备条件：必须由两种以上的不同的检索工具组成，各种检索工具之间有明确分工又互为补充，能从不同角度去揭示馆、室藏档案的内容和外形特征，可提供较多的查找线索，具有一定检索效率。

2.建立档案体系的要求：档案检索体系必须是一个有效的系统，同时要使手检与机检衔接起来。所以，要掌握好建立档案检索体系的条件性、实用性和专一性要求。

首先，建立档案检索体系，必须依据一定的条件，一切从实际出发。档案馆、室应经类型、规模、任务、收藏档案的特点、利用对象和利用需要为依据，以人力、物力为条件，建立适合本馆、室情况的实用的检索体系。一般来说，规模较大、馆藏丰富、门类繁多的档案馆、室，检索工具也相应较多，而规模小、档案数量少的档案馆、室，检索工具也相应较少。

其次，建立档案检索体系，必须以效率为先，讲求方便实用。档案检索体系应是一个多种形式、多种层次、多种结构、相互间既有明确分工又有紧密联系的有机整体，必须注重实用性。同时，还要注意手检与机检的衔接，在著录时，应按照《档案著录规则》的规定进行。

最后，建立档案检索体系，要防止检索工具之间的重复和平行，保持每一检索工具的专一性。为此，应确立以分类目录为主导的档案检索体系，同时正确处理好开放目录与公务目录、分类目录与其它目录以及不同形式检索工具之间的关系，消除检索工具之间的平行和重复，使每一种检索工具都有其独特的检索功能。

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