关于高校二级学院办公室工作的几点思考

文/南京理工大学设计艺术与传媒学院 郭绍鉴

高校二级学院办公室是学院党政领导下的综合性办事机构，在学院管理中发挥着上传下达、协调左右、联系内外、服务师生的作用，是学院各项工作有效开展的中枢。办公室工作水平的高低对学院整体事业的推进有直接影响。在十八届三中全会做出“完善学校内部治理结构”的决定下，如何正确认识二级学院办公室中存在的各种问题，不断提升工作水平，是每个工作人员必须认真思考的课题。

一、高校二级学院办公室工作存在的主要问题

（一）角色定位模糊，工作缺乏创新性和主动性

办公室工作涉及的范围广、内容杂，工作人员往往花费了大量精力去处理各种事务，却得不到应有的认可，学校也没有相应的激励和晋升措施。在外界错误的思维定势下，工作人员也会不知不觉将自己定位为学院的“管家”、领导与师生间的“传话筒”。这种错误的职业定位，很容易引起职业倦怠，导致办公室工作人员缺乏创新性和主动性，影响工作效率和水平。

（二）业务能力欠缺，工作上捉襟见肘

长久以来，办公室工作一直被认为是跑腿打杂的。工作人员进入门槛较低，年龄与学历层次参差不齐，相关的培训很少，这与高速发展的信息时代和瞬息万变的教育改革完全背道而驰。毛泽东曾讲过：“三天不学习，赶不上刘少奇”。然而在实际工作中，办公室工作人员却不思进取，或求知无门，或无暇他顾，业务能力欠缺的问题越来越明显。工作上的捉襟见肘不仅给自己和师生带来不便，更影响了学院对外形象和长远发展。

二、改进和提升办公室工作水平的策略

（一）办公室工作人员应找准角色定位，牢固树立三个意识

一是要牢固树立大局意识。努力站在学院领导的角度，围绕学院年度工作任务，加强与学院师生和学校相关部门的沟通，及时搜集整理意见，探索改进方法，总结提出有针对性的、全局性的和前瞻性的思路，力求服务在领导谋划之前，工作在领导决策之前。

二是要牢固树立奉献意识。为师生和领导做好服务是办公室工作的出发点和落脚点。在办公室工作，往往比其他人要更清苦、付出要更多，这要求办公室工作人员树立牢固的奉献意识，努力提升教师职业道德修养，躬身自省，在实际工作中做到不抱怨、不懈怠，细致深入、严于律己，自觉为学院师生提供高效、优质的服务，提升工作幸福感。

三是要牢固树立学习意识。学院办公室工作具有综合性强、专业性强的特点，这要求工作人员必须牢固树立学习意识，做到既“博”且“专”。“博”要求工作人员不仅要掌握与教育相关的法律、法规，还要了解院校两级的学科建设、人才培养、教学科研概况等，对管理、文秘、财会、心理学、计算机、社交礼仪等专业性的知识也要有所涉猎。“专”要求办公室工作人员盯准自己的岗位职责，及时关注工作领域的最新动态，注意分析、思考工作中遇到的各类难题，积极请教前辈，努力钻业务领域的“牛角尖”。只有不断优化知识和技能结构，努力做到“一专多能”，由专业性人才逐步向综合性人才转变，才能适应新时代对办公室工作人员的高要求。

（二）提高对办公室工作的重视程度

改进办公室工作效率，提升办公室工作水平，除了办公室工作人员要努力强化自身能力和个人修养外，学校领导也必须提高对办公室工作的重视程度。这主要可以从两方面着手：一是组织参加相关培训，二是完善相关的激励与晋升机制。

培训对于工作人员快速有效地掌握新技能，提升个人素质和工作水平有重要作用。根据有关调查问卷显示，目前国内很多高校对组织办公室工作人员参加培训不重视。学校领导有必要将组织办公室工作人员参加培训制度化、经常化；同时要深入调研，按照“缺什么，补什么，需要什么，培训什么”的原则，采取多种有效形式，提高工作人员的高等教育管理、公文写作、协调沟通等能力，切忌填鸭式的灌输或走过场。

激励措施不足、晋升途径单一是影响工作水平的重要原因之一。学院领导应当通过事前的设计、事中的实施和事后的反馈，根据每个岗位的职责、性质、业务量，制定一套科学合理的考核评价体系，针对每年的考核结果，加大对优秀人员的奖励力度，重视对考核结果不理想的人员的关怀和帮助，激发他们的工作热情。而学校领导也需要改变传统的身份管理意识，更加重视岗位管理，制定合理的、多种形式的晋升政策，引导工作人员建立良好的预期和职业生涯规划，提高职业认同感，实现学院办公室工作的高效、长远发展。

[1]孔晓虹.关于改进和创新高校办公室工作的几点思考[J].宁波高等专科学校学报,2002,14(1).

[2]唐炯.以服务为导向的高校行政管理研究[J].山西财经大学学报:高等教育版,2010,3(1).

[3]易琳.论高校二级院系办公格管理人员工作现状、原因及应对策略[J].文教资料,2013(26).

[4]李德煌.提升高校办公室工作人员教育培训实效的研究[BD/OL].http://www.bit.edu.cn/xxgk/gljg/dqjg/xxbgs/bgxtktzs/94584.htm.