医院文书档案管理研究

文/右江民族医学院附属医院 卢晓茜

一、医院文书档案

医院文书档案收集的是上级领导及部门的公文、医院的重大事件和活动的最原始的资料其是医院发展的见证，记录医院每个辉煌的时刻，证明每个工作人员的工作成绩。医院文书档案中保存着各种重要的资料，其是构成医院的重要组成部分之一。医院文书档案具有规范性、标准性、服务性以及保密性等特点，具体表现为：

（一）规范性

医院文书档案的规范性是表现为各种公文的用纸、书写、书面等方面都要清洁、干净、整洁、工整。对于医院来说，文书档案非常的重要，其中含有医院各个科室的工作档案。对于文书档案提出规范进行的要求，是提高文书档案应用价值最基本的要求，也是做好医院文书档案管理工作最基本的保障。

（二）标准性

医院文书档案中包括医院各种重大事件、部门的公文以及工作人员的个人成绩等等信息，对文书档案进行统一的收集、管理、鉴定、保管等，促使医院文书档案形成标准化，这对于提高文书档案的应用价值有很大帮助。只有向医院领导层提供标准的文书档案，才能有助于提高文书档案的利用。因此，医院文书档案要保持标准，规范。

（三）服务性

在医院开始文书档案工作的目的有两方面，其一是准确的记录下医院的发展、保存医院重要的资料。其二是为医院领导层决策提供参考资料。医院文书档案并不是医院的摆设，其最大作用是服务于领导层，如根据文书档案中相关资料进行编研或统计等工作，促使文书档案资源得到合理的利用。可以说，文书档案的构建就服务于医院的，促进医院发展。因此，医院文书档案具有较强的服务性。

（四）保密性

由于医院文书档案中有很重要的公文或资料，保证文书档案的安全非常的重要。由于当前医院文书档案有两种类型，即单子文书档案和传统的纸制文书档案。纸制文书档案的保密，是加强文书档案管理工作。对于电子文书档案的保密是设置保密措施，如设置密码或加电子锁等等。

二、医院文书档案管理存在的问题

文书档案是医院重要组成部分之一，有效的管理医院文书档案能够提高文书档案更加的规范、安全、标准。但是，当下我国很多医院注重医院治疗方面的发展，忽视文书档案管理工作，促使其存在多种不足和弊端，无法有效的监督和控制医院文书档案正规化、标准化进行。

（一）文书档案意识薄弱

无论是医院领导层还是普通工作人员都缺乏文书档案意识，认为文书档案仅仅是保存公文、员工个人成绩、医院重大事件资料等所展开的一项工作。未意识到文书档案的重要性，这大大浪费文书档案资源。医院工作人员的文书档案意识薄弱将直接导致文书档案资源的应用价值无法发挥出来，是一种严重的资源浪费现象。

（二）文书档案管理机构不够完善

进行文书档案管理工作的目的是促使文书档案更加规范化、标准化、合理化进行。为了促使文书档案管理工作能够正规的进行，通常医院都构建文书档案管理机构对管理工作的各方面进行约束，从而保证医院文书档案管理规范进行。事实上，我国很多的文书档案管理机构不够完善，对于文书档案管理各方面工作没有标准的、明确的条款来约束，如由病案室管理需要管理 X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案等，文书档案管理机构没有对病案室管理提出详细的约束条例，促使病案室管理比较混乱。

（三）文书档案硬件设施投入低

随着科学技术的不断发展，各种先进技术应用各行各业中。此种情况下，文书档案硬件设施却严重缺乏，主要在于医院对于文书档案硬件投入较低。文书档案硬件设施投入较低表现在多方面，其中尤为严重的是档案存放空间有限，这促使越来越多的文书档案无处放置。为了将文书档案都能够放置在档案室中，管理人员往往将不同类型的文书档案放置在一起，促使各种文书档案混淆在一起，严重影响文书档案的收集、利用和开发。可见，医院文书档案设施投入低，文书档案管理的很多工作受到限制，管理水平降低。

（四）文书档案管理工作人员素质低

由于医院文书档案中包含重要的公文、工作人员重要的个人信息等。开展文书档案管理工作的目的之一是保证医院重要档案不被泄露出去，避免给医院或者个人带来不不必要的麻烦。文书档案管理的主体是管理人员，管理人员的素质在一定程度决定文书档案管理工作的质量和水平，在一定程度上决定档案是否被泄露。目前，我国大多数医院的文书档案管理人员素质较低，理论水平不高、文化程度较低，促使管理人员对文书档案的重要性不够了解，对于如何有效的管理文书档案比较欠缺，促使文书档案管理工作质量较差，工作效率较低，在一定程度上影响文书档案的合理利用和开发。所以，文书档案管理人员素质低是导致具体管理工作出现问题的重要因素之一。

三、加强医院文书档案管理的对策

文书档案是医院重要的资源，为医院领导层决策提供依据，促使医院发展。为最大限度的提高文书档案的应用价值，需要不断的优化和完善文书档案管理工作，促使文书档案更加的正规、标准以及安全，从而提高文书档案的应用性。因此，加强医院文书档案管理显得尤为重要。加强医院文书档案管理的对策是：

（一）明确归档范围

收集归档是医院文书档案管理的基础和核心工作，而是明确文书档案的归档范围是文书档案收集的前提和保障。明确文书档案的归档范围能够提高管理工作效率和工作质量，促使文书档案管理更加的方便快捷。重新明确文书档案归档范围主要包括三部分。

1.确定归档主线。从文书档案的特点和形成规律出发，针对医院各个科室的档案进行合理的分析，确定各个科室具有应用价值的文档，从而规划各个科室档案的范围。就规划的档案范围与相应的科室进行沟通，对规划的档案范围进行调整，从而确定档案范围。

2.档案的分类。以往文书档案管理存在重复度和冗余度的现象，在一定程度上影响文书档案管理工作质量和效率。对档案进行重新的分类，按照各个科室进行合理的归类，根据文书档案的重要性规划文书档案的保存年限，从而将文书档案合理的分类，避免相似的文档混淆，影响文书档案的应用。

3.档案的收集。以新确定的文书档案的归档范围为标准，进行档案的收集。档案管理工作人员要严格按照归档范围来收集各科室的文档，对收集的档案进行检查和统计，保证文书档案的齐全和完整。

（二）重视队伍建设

上文中已经提及管理人员是决定文书档案管理水平高低的重要因素之一。医院需要建立一支高素质、高水平、具有知识内涵的文书档案管理队伍，有效的、规范的、合理的进行各项文书档案管理工作，提高管理水平。如何建立高素质的、高水准的文书档案管理队伍成为关键的问题。为解决此问题，医院需要重视档案管理人员的素质培养，将如何培养管理的人员素质作为医院会议讨论的内容之一，从而提出具体的培养计划。例如，医院定期开展的档案管理交流大会，围绕文书档案管理进行探讨和沟通；开设文书档案管理学习培训班，给档案管理人员进行专业的培训，从而提高管理人员的管理能力；对档案管理人员进行文书档案管理理念宣传教育，转变管理人员的观念，促使档案管理人员意识到文书档案管理工作的重要性，从而提高工作质量。

（三）采用先进的手段

随着我国经济的发展，科学的进步。在文书档案管理工作中运用先进的科学手段，能够提高文书档案管理的水平。医院办公自动化系统的推行就打破传统人工管理的模式，降低人力资源的浪费，提高管理工作的有效性，促使文书档案管理自动化发展。应用办公自动化系统进行文书档案管理，首先是选择合适的医院文书档案管理软件，应用计算机进行的档案的整理、立卷、编号、检索、存储和查阅，并将文书档案管理软件与医院自动化办公系统有效的连接，形成一个系统。其次，将医院各个科室的档案及时存储在软件中，应用软件的自动化功能，能够有准确的将各种档案进行合理的分类，保证各种类型的档案的合理分化。应用先进的软件系统管理文书档案，能够大大提高管理工作的质量和效率，促使管理工作正规化、高效化，自动化发展。可见，采用先进的手段能够实现优化和完善文书档案管理工作。

（四）增强服务意识

档案管理人员应该深入到各职能部门及临床第一线了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求，根据各类不同需求的特点，有针对性地为医疗、科研、教学工作提供信息，使各部门在实践中充分认识到档案对其工作。增强档案管人员的服务意识，将能够明确文书档案的服务于医院领导层的重要性，从而推动文书档案管理人员能够全身心的投入到管理工作中，合理的分类的文书档案，做好档案的封存。掌握各种档案放置的位置，为医院领导层提供准确的文书档案等等。促使文书档案管理工作更加规范的进行，提高文书档案的应用价值。

四、结束语

医院文书档案能够为医院领导层决策提供重要的依据，促进医院发展。提高文书档案的标准性、规范性、保密性、服务性，促使文书档案有效的服务于医院。这需要在医院开展文书档案管理工作，其是以文书档案为中心，对其进行有效的监督和控制，能够提高文书档案的应用价值。但是，文书档案管理工作受文书档案意识薄弱、文书档案管理机构不够完善、文书档案硬件设施投入低、文书档案管理工作人员素质低等因素的影响，导致的管理水平不断的降低，无法发挥档案管理的作用。对于此种情况，需要明确归档范围、重视队伍建设、采用先进的手段、增强服务意识等加强文书档案管理，从而有效的监督和控制文书档案。

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