新形势下医院文书档案的管理分析

文/江苏省淮安市淮阴医院 蒋秀梅

医院实施行政管理的重要历史记录是指医院文书档案，并且医院文书档案能够将医院行政管理、医疗护理管理以及党务管理等活动的重要凭证反映出来。医院文书档案重要包括以下内容：医院中长期的发展规划、年度工作计划以及总结、统计资料、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、基建项目、通告以及通知等。对于医院来说，医院文书档案占有重要的地位，并且管理医院文书档案是至关重要的。

一、医院文书档案管理的热点

医院文书档案涉及的领域比较广、种类较多以及综合性较强，从而能够将医院各项工作以及活动情况反映出来，并且医院文书档案本身具有不同于其他专业档案的特点：

（一）医院文书档案管理的综合性

在管理医院文书档案的时候大多数是通过医院办公室内设相关的机构也就是医院综合档案室来进行管理工作，从档案的类型可以看出，医院文书档案管理统管了像人事、基建、科研、财务、医务、总务、设备以及党务等各种载体材料。从文件的来源可以看出，除了上级印发或者本院制定的规定性、政策性、指导性以及业务性的文件之外，还包括了与本单位业务相关的其他部门或者单位的往来文件等资料。

（二）医院文书档案管理的专业性

在医疗工作中，医院是一个主体，在医疗工作中会产生以及形成文书档案。因此医院文书档案中记述的内容具有很强的专业性。例如：医院发展计划、医疗科学研究以及院务管理中都具有明显的专业性。

（三）医院文书档案管理的保密性

档案管理的最终目的就是能够提供有效的数据，然而医院文书档案具有较强的业务性，并且保密性也是比较好的，医院文书档案的利用者主要局限于本院的工作人员。

（四）医院文书档案管理的阶段性

由于医院的行政管理科室比较多，因此其所产生的文件资料存在着明显的分歧。为了能够保证医院某一段时间内的医院管理年活动、医疗质量万里行互动所产生的文件资料具有连续性、系统型以及完整性，这就要求医院文书档案管理工作的整理周期是半年或者一年。

二、医院文书档案管理的现状

（一）医院在档案管理方面中更加偏重于病案档案的管理

在医院文书档案管理工作中，偏重于病案档案的管理，从而忽视了文书档案的管理。除此之外医院在档案室硬件方面的投入比较少以及档案材料的存储空间有限，这就阻碍了医院文书档案管理工作的进行。有一些医院档案室中没有配备专门的打印机、装订机、扫描仪以及计算机等相关的设备。与此同时由于医院领导不够重视档案室的管理工作，没有专人负责文书档案的管理，导致档案室的室内温度以及湿度经常与规定不符，造成部分档案的霉变甚至被蛀虫，从而影响了医院文书档案管理工作的顺利进行。

（二）医疗行业中没有专门的、统一的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》

在医疗行业没有统一的规定，因此纳入档案管理的文书范围没有明确的界限，并且大部分医院一般按照自身的实践经验来管理医院文书档案工作，从而使得各个医院在整理、收集文书档案工作中存在着不同。

（三）信息化影响了医院文书档案管理工作的保密性

近几年，随着科学技术的不断发展，文书档案信息化管理技术开始在各个医院中广泛应用。然而在计算机以及网络环境下的电子档案存在很多的问题，因此在文书档案管理工作中要处理好储存以及保密等放慢的难题，并且要充分利用电子档案的相关优势，促使医院文书档案管理工作的顺利进行。

（四）不完整的档案收集

在管理医院文书档案工作的时候，由于各个科室不能够及时整理以及上交综合档案室，并且在各个科室中仍然存在残留的文件材料，从而使得医院文书档案管理工作比较混乱。

（五）文书档案管理是一项技术型较强的业务

在文书档案管理工作中，由于在编制人员以及设置机构的时候存在一定的局限性，并且大多数医院文书档案管理人员都是由医院内部相关人员兼职管理，并且这些兼职人员对文书档案管理工作不够熟悉以及缺乏相对应的档案知识，从而不能够满足档案管理的需要，最终使得医院文书档案管理工作缺乏一定的创新以及活力。

三、重视文书档案信息资源的开发以及利用

（一）认真编辑档案信息资料

为了能够使得医院文书档案管理工作的顺利进行，这就要求按照相关的规定来编印《医院大事记》、《医院档案利用汇编》以及《医院统计资料汇编》等相关的资料汇编。通过这些资料汇编能够医院全体员工的光荣发展历程展现出来。

（二）充分利用档案信息中的资源

第一，要充分利用档案信息资源为医院管理提供一个科学的决策，并且要制定合理的规划、计划、工作总结以及实施措施，从而能够确保档案信息的真实性。第二，要充分利用档案信息资源，从而能够为评价、医疗、护理以及教学等方面提供合理的依据。第三，充分利用档案信息资源，从而能够为经济审计、自查以及医院财务部门的债权债务等方面提供真实的的档案资料。

四、加强医院文书档案管理工作的措施

（一）不断推进医院文书档案的规范化管理进程

在推进医院文书档案的规范化管理进程中，要建立科学的、合理的规章制度以及相关的管理体系，并且要出台《医院文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，从而能够使得医院文书档案管理的每一环节，每一道程序能够向着规范化的方向发展，最终能够确保制度到位以及及时检查漏洞。

（二）严格实行文书档案归口的管理

在医院内部，文书工作与办公室、人事科、财务科、医务科、设备科以及总务科等科室有着密切的联系，并且在文件运转以及管理中，办公室是一个核心部门。因此，要将文书档案归到办公室管理中，主要负责以及监督各个科室能够及时整理以及上交相关的文件，避免文件出现分散以及零乱的现象。为了能够保证归档文件材料具备完整性以及保密性，这就要求把握文件材料之间的关系，从而为整理归档文件材料奠定良好的基础。

（三）不断提高文书的质量

档案的前身是指文书，文书通过收集、整理以及归档从而形成了档案，因此文书质量的好坏严重影响了档案的质量。在综合分析文书规范情况的时候，要查找相关的问题，并且要研究科学的方案，医院还要定期组织医院医院行政人员开展相关的写作，使得医院文书的质量得到提高。与此同时医院要不断加强文书档案的整理、收集以及归档等流程的监控力度，并且要把握好文件底稿、附件以及批复的收存情况，并且要合理运用收文以及发文登记簿，及时核对相关的文件。

（四）不断推进档案电子化管理的进程

近几年，随着电子信息技术的不断发展，这就使得文书档案的管理模式开始发生改变。在医院文书档案管理工作中，要引进“文档一体化档案管理系统”，并且要通过电子化来加工医院档案，并且要按照收发文序号来统一排序以及录入，这样做不仅使得资料的高效以及规范的管理得以提高，而且能够为医院文书档案管理工作提供准确以及安全的平台。与此同时要不断加快电子化管理的进程，并且要做好档案的保管工作，对于那些重要的文件要复制副本或者异地保存。在管理电子档案的时候，要按照档案内容的秘密等级来进行有效的管理，对于秘密等级比较高的文件要进行加密处理。

（五）不断提高文书档案管理人员的业务水平以及素质修养

在医院档案文书管理工作中，医院管理人员要具有较高的责任意识，并且医院要根据具体的实际情况来对文书档案管理人员进行相关的培训工作。通过培训工作，不仅可以使得档案管理人员的综合素质得以提高，而且使得他们的知识面得以拓宽。对于文书档案管理人员来说，要全面的掌握文书档案的收集、整理、立卷、归档、借阅以及销毁等各个环节的流程，确保医院文书档案管理工作的顺利开展。

作为医院文书档案管理人员要具备爱岗敬业的精神，并且要主动服务，最好档案管理的工作。档案管理人员在日常工作中要及时为医院领导提出正确的决策，从而推动医院的精神文明建设以及经济的建设。

在加强医院文书档案管理人员的档案学习的时候，要不断增强医院干部以及全体职工的文书档案意识，尤其是领导干部的档案意识。除此之外，还要大力宣传文书档案管理工作，这样做可以提高医院的领导以及全体职工对文书档案管理的认识。医院领导对文书档案管理工作的重视可以提高文书档案管理工作的地位，这样才能够促使医院文书档案管理工作的顺利进行。

（六）加大对档案管理硬件设施的投入

在医院文书档案管理工作中，要不断加大对档案管理硬件设施的投入，确保档案管理工作的质量。在档案管理工作中不仅需要相关的硬件设备，而且要配备技术较强、政治思想好以及综合素质较好的人员来进行管理工作，这样做不仅可以提高医院文书档案管理工作的质量，而且能够为医疗、保健以及管理等各项提供相应的服务。在医院文书档案管理工作中要及时引进先进的技术，从而能够实现文字、图片以及声像等不同形态的医院文书档案管理工作。与此同时要不断加强文书档案以及档案室的安全管理。在医院文书档案管理工作中，要做好相关的查阅记录，并且要做好保密工作，确保医院文书档案管理工作的质量。

五、结束语

医院文书档案管理工作是一项专门性的工作，对于医院来说，文书档案管理工作是至关重要的。文书档案管理人员要从全局出发，并且要严格把握好每一道程序以及每一个环节，确保文书档案管理工作向着规范化的方向发展。在医院文书档案管理过程中，要建立科学的、合理的管理制度，为文书档案管理工作提供坚实的理论基础。

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