探讨PDCA循环在继续医学教育档案管理中的应用

文/福建省妇幼保健院 林莹

继续医学教育对卫生专业技术人员整个职业生涯发展的重要性不言而喻，继续医学教育档案管理是继续医学教育工作的重要环节，我院继续教育档案管理工作面临涉及人员多，层面广，来源多样化等问题，如何规范继续医学教育档案管理，提高继续医学教育档案质量值得探讨。

PDCA即Plan（计划）、Do（实施）、Check（查核）、Action（处置），是从事持续改进所应遵行的基本步骤。在质量管理中，PDCA循环得到了广泛的应用，并取得了很好的效果，因此有人称PDCA循环是质量管理的基本方法。把继续医学教育档案管理过程看成是一个无限循环的过程,不断将影响继教档案管理工作的信息反馈到新工作的开始中去并加以克服和解决，循环、持续、稳定地推进继教档案管理工作。

一、继续医学教育档案管理现状及原因分析

（一）管理制度缺失

继续医学教育档案管理涉及临床、行政多个科室多个部门，目前尚未有完善的管理制度，造成了档案管理分工不明确，责任不清，档案收集难度大，保管归还无序，利用效率低等问题。同样的，由于没有明确的制度要求，各个医疗机构对继教档案采取的保管方式各不相同，有的是职能科室统一管理，有的是个人保管，职能科室负责审核，这些都导致了继教档案管理的无序和混乱。

（二）对重要性认识不足

一是领导不够重视，继续医学教育档案不是能够直接产生经济效益和社会效益的资源，加上一些领导认为对继教档案管理就是日常事务性的收集整理审核，都未能给予足够的重视。二是大多数卫生技术人员觉得获得学分凭证的唯一目的就是晋升需要，对继教档案更是没有清晰的概念。在参加继教活动过程中做不到实时搜集，及时整理，经常是等到年终需上交时才想起，导致学分丢失档案不完整，上交继教档案时经常拖欠，给职能科室造成管理难题；部分人员在晋升至高级职称后，甚至觉得继教档案已经没有用处无关紧要。在继续医学教育项目备案档案方面，更是由于没有明确的责任和反馈机制，主办科室极少能做到主动报备，职能科室需要随时跟踪项目举办情况，督促档案归档，不仅耗费管理人力，也容易造成档案缺失。

（三）档案质量问题

继续医学教育档案是卫生技术人员参与继续医学教育活动的原始记录，必须真实、准确反映实际情况，这要求个人在收集登记过程中做到字迹清晰、资料完整、文件齐全。而在实际工作中，由于尚未推行电子化管理，学分需由个人填写，即使通过集中培训讲解等方式，仍不能有效解决填写随意、不清，甚至错误等问题；另一方面由于学分获得途径多，种类复杂，造成学分真实性大打折扣，直接影响档案可靠性和真实性。

二、PDCA循环在继续医学教育档案管理的应用

（一）Plan阶段：提高认识，制定计划，完善制度，规范管理

一方面在思想认识上做好充分准备，档案管理部门应加大宣传，提高院领导对档案工作的重视；发挥档案作用，利用档案为领导决策提供依据；将档案管理纳入医院继续医学教育发展规划。在全院通过开展讲座等方式，将档案管理概念灌输给各级卫生专业技术人员，从思想上转变和深化认识，形成院领导、职能科室、各级卫生技术人员对档案管理的一致重视，能够积极主动支持并配合职能科室做好档案管理工作。另一方面在规章制度上做好切实保障，建立健全继续医学教育档案管理制度，制订完善医院继续医学档案管理实施办法，明确个人及职能科室在继教档案管理中的职责，减少管理的随意性。可将档案工作的“三纳入”、“四同步”管理(即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围；与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步)列入医院继续医学教育管理规章制度。

（二）Do阶段：全员动员，积极配合，对照计划，贯彻执行

继续医学教育形式多样，涉及医院多项工作，包括外出开会学习、进修、论文发表等等，应将以上工作统一归口，有利于统筹安排，科学管理。针对继续医学教育档案中存在的问题，如要求不明，填写不清，可以通过全院性的业务学习形式，集中培训讲解并印发继教档案制度要求给个人，人人参与学习。同时，由科室指定继续医学教育档案管理责任人，负责本科室继教档案初审工作，配合职能科室。还可将继教档案管理的内容纳入全院知识竞赛题库，以考促记，以考促用，务必使大家熟悉档案管理的具体内容和程序。

探索信息化管理道路，一借鉴其他省份做法，建立继续医学教育档案管理电子平台，对现有继续医学教育档案采取录入整理方式，实现档案的电子数据归档和入库的电子化认证。后续的继续教育活动，采取IC卡实时记录，及时高效收集继教档案信息，职能科室可以实时监控卫生技术人员参加继教活动情况，督促学习，管理到位。二建立继续医学教育项目申报审查电子平台，跟踪继续医学教育项目举办完成情况，提高继教档案管理效率。

（三）Check阶段：严把质量关口，做好审核工作

继续医学教育档案审核是继续医学教育管理的重要环节，职能科室对照继教档案管理制度与要求，定期审核。审核内容包括继教档案的产生时间是否重复；地点与会议通知是否吻合；学分数是否与参会期限一致等，审核标准为真实、完整、准确、高质。对不真实的档案给予剔除，对不完整的档案退回要求补充，对不准确的表达予以修正，对达不到质量要求的档案由职能科室配合个人找出原因予以改进。对审核合格的档案盖章确认，收录归档，做到一人一卷、分类排序、装订整洁、材料完整。

2006年开始，福建省继续医学教育委员会组织验证小组赴各单位对继续医学教育学分开展实地验证工作。在职称晋升方面，医院科教科配合人事科在年度审核的基础上，做好任职周期内的继续医学教育学分档案的再次审核鉴定，作为任职资格评审材料的一部分交至福建省卫生计生委职称改革办公室。2002年开始，职改办委托省卫生计生委科教处介入卫生系列高级职务继续医学教育档案材料审查，审查成员包括科教处、省继教办以及省属医疗卫生单位负责继续医学教育工作的有关同志。上级部门对继续医学教育档案的全面审查，进一步强化了档案意识，有利于继教档案的进一步规范。

（四）Action阶段：肯定有效措施，找出存在问题，进入下一个循环

一方面是对已被证明的有成效的措施，要进行标准化，制定成工作标准，以便以后的执行和推广。另一方面是总结问题，处理遗留问题。所有问题不可能在一个PDCA循环中全部解决，遗留的问题会自动转进下一个PDCA循环，如此，周而复始，螺旋上升。职能科室应对年度继续医学教育档案管理结果和原因进行分析、讨论和总结，将结果、改进措施和下一步的建议一同上报院领导。院领导根据汇报制定下一阶段具体措施，包括改进和保留、建立标准等。形成由下向上，再由上向下的反馈系统，也为下一个阶段的提高打下了基础。

三、结语

继续医学教育档案管理是医院管理的一部分，将PDCA循环理论应用于继续医学教育档案管理，加强管理的规范化、制度化，积极发挥继教档案的作用和价值，对促进医院继续医学教育工作的开展，提高医院整体管理水平具有重要的作用。

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