谈如何搞好妇幼保健档案的管理

文/山东省单县妇幼保健院 王新立

谈如何搞好妇幼保健档案的管理

文/山东省单县妇幼保健院 王新立

妇幼保健机构作为国家公共卫生事业的重要组成部分，在电子信息化时代，妇幼保健档案管理作为档案管理工作的一部分，如何走上规范化、科学化的轨道，在档案管理上更加突出其专业特色，提高档案编研水平方面进行探讨和总结，实现档案工作的升级发展，使档案工作走向一个新的高度。

妇幼保健；档案管理；特色

妇幼保健档案作为一种重要的信息资源，全面真实地记录着妇幼保健工作的经验和成果，为各级妇幼保健部门开展工作提供凭证、依据和信息。有效地开发利用妇幼保健档案信息资源，将为推动妇幼保健工作健康发展起着重要作用。因此，作为集预防、保健、医疗、教学、科研于一体的专科性医院，妇幼保健院的发展日益得到国家和政府的重视。与此同时，随着现代医院管理的发展，妇幼保健院的档案管理和利用对妇幼保健工作的开展具有了更深刻的指导意义。

笔者所在的妇幼保健院是当地唯一的妇女儿童保健医疗专业机构，执行政府指定职能，为妇女儿童提供保健、医疗服务，并承担着指导基层妇幼保健工作、健康教育、科学研究、全县妇幼卫生信息统计等工作。本文将结合工作实际，对搞好妇幼保健的档案管理进行浅析。

一、档案收集应体现妇幼保健工作的连续性和系统性

妇幼保健工作与医疗临床工作性质不同。临床医疗服务对象是“患者个体”上门求医、是针对个体患病情况实施具体专门的医疗服务，具有专一性、被动性、非系统性和局限性，而妇幼保健工作是为三分之二人群的妇女儿童服务的，婚龄青年、生育期间夫妇提供摇篮到老年的全过程保健服务和宣传教育、咨询指导，具有普遍性、主动性、系统性和连续性。各级妇幼保健机构承担着保护和促进妇女、儿童健康的使命，并通过妇幼卫生信息收集、分析、上报，为卫生行政部门制定妇幼卫生政策提供可靠依据。妇幼卫生行政部门进而用翔实的档案信息支持决策和管理，并且决策的及时正确、管理措施的妥当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。因此，保证妇幼保健档案的完整性和系统性意义重大。为此，妇幼保健院的档案收集不应仅限于文书文件、年度工作计划、总结、年报等几种资料，而应包括日常工作中形成的具有保存价值且为制定预防对策提供依据的第一手资料，应着重于收集能全面反映本地区妇女儿童连续动态的生长发育情况的资料，为本机构制定发展规划及上级行政部门决策提供更准确、详实的依据。

二、档案编研要体现妇幼保健工作的专业特色

妇幼保健文件材料是妇幼保健部门在妇幼保健工作活动中形成的各种门类、载体的原始记录，是妇幼保健档案的直接来源。由于妇幼保健院档案内容十分丰富，充分利用这些档案信息资源为医院乃至全县的妇幼卫生工作的开展和建设提供服务，具有重要意义。因此，妇幼保健的档案管理应在编研方面多下功夫。妇幼保健档案的编研应围绕妇幼卫生工作的宗旨和主要业务来进行。妇幼保健的主要工作内容是开展妇女、儿童病的预防和治疗、优生优育、婚前保健、妇女和儿童营养、孕产妇系统管理、医院感染管理、产科质量管理和计划生育技术服务等。档案人员要熟悉本机构档案利用需求和趋向，确保编研材料能满足单位实际中心工作需要，使编研选题与单位的工作一致。

同时，根据“以保健为中心，以保障生殖健康为目的，保健和临床相结合，面向群体、面向基层和预防为主”的妇幼卫生工作方针，充分发挥业务档案的作用，对一些常见病、疑难病症的保健、治疗过程留下借鉴，通过对业务档案的科学编研，使其在保健医疗过程、科研活动乃至医疗纠纷中发挥重要作用。

此外，在编研工作中，要注意统计分析时间跨度要大。在统计分析时其时间跨度越大，才越能揭示出规律性、本质性的信息，有助于认识和总结专业性工作的规律和发展趋势。反之，跨年度短，实用价值少。同时，在档案管理部门根据选题，以院藏档案为依据，在完成数据统计后，交予业务科室。由专业人员作出分析报告，这样的编研材料更为专业。

三、提高妇幼保健档案资源的利用效率

妇幼保健工作水平和服务质量的提高有赖于资料的完整性、信息反馈的准确性、可靠性和及时性。逐步改变原来落后单一的手工操作方式，代之以现代化科学的管理方法和科学技术，才能迅速、准确、全面、系统地提供材料，使档案的利用得到充分发挥。当前，最重要、最基本的档案现代化管理手段之一是计算机管理，利用电子计算机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。将档案内容等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，既节约了人力资源，也避免了人工检索出现的失误，可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷，准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

四、提高档案工作者的业务素质

要对妇幼保健院档案从业人员进行档案管理现代化的知识培养，作为基层妇幼保健院档案的管理者，也要涉及医学书籍，懂得医学常识，这样在为临床一线的医、教、研服务时，会更加得心应手。与此同时，要提高妇幼保健机构社会群体的档案意识和法制观念，对他们进行档案工作的基本法律宣教，为妇幼保健档案的管理和利用打下良好的基础。

总之，随着妇幼保健事业的日益发展，档案工作必将显示出越来越重要的作用。因此，我们必须紧紧围绕妇幼卫生工作在新时期的新任务、新特点、新要求，不断创新档案工作的方式和方法，更好地服务于妇幼保健工作和社会发展。