新形势下乡镇档案管理现状及前景的探究

文/广东省中山市板芙镇档案馆 梁金爱

自从改革开放以来，经济发展，科技进步，乡镇一级的档案管理工作量呈明显上升态势，档案管理的难度加大。而现有的档案管理体制落后，不完善的体制衍生出许多问题，所以乡镇档案管理体制需要改革，管理方法需要创新，下文将对此展开论述。

一、乡镇现有的档案管理工作情况

首先是现有的档案机构的设置不够完善。由于地方的贫富差距大，有些比较贫困的乡镇，其档案管理工作基本上没人管，或者由于低保障低收入的状态，使得人员流动大，工作不能完整地交接。而比较富庶的乡镇，反而由于经济的发展，其档案资源过于庞大，无从下手，导致档案堆积无法及时归类整理。

其次是档案资源的来源单一。档案基本上来源于当地报纸、机关文件等等，只具有极权政治上的意识形态，并没有体现出当地的文化在如何改变和传承。这样的档案会失去一些具有当地特色的历史，从而失落一些重要的文化。

还有就是由于城市的发展和变迁，乡镇和各行政区之间会出现重新划分和调整，经过重新划分和调整后的档案管理工作，其任务一下子就多了起来，其职责也由于重新洗牌而有所改变。而落后的档案管理体制不能作为这些改变之后的指南，所以造成了档案管理的混乱。

在新形势下，政府要求乡镇级别的档案室应当向综合档案室或档案馆的方向发展，这要求了乡镇档案部门不仅要管理本乡/镇的相关档案，还要管理其下属的各个行政村的档案资料。此时，工作量剧增的压力下，要求档案管理体制改革的呼声渐高。

二、乡镇一级开展档案数字化的前景

由于中国的城市化进程加快，乡镇级的档案管理体制的改革越发成熟，以及政府对意识形态的控制等等因素，档案管理的意义越来越大。所以，建立一个完善的档案信息服务中心，是每个地方乡镇的目标。这个目标要求明确档案管理工作的机构性质和职能：其作为镇的事业单位，其人员应当列入事业编制，享受公务员待遇。它同时拥有两项职能:管理档案和行政、指导直辖地区的档案工作。在实践中，建立完善的档案信息服务中心，需要设计库房、查阅和办公三种功能的建筑，完善其中的硬件设施，包括扫描仪、计算机等等的科技仪器，以及有计划地培训工作人员，以提高软实力。以上这些要求都需要积极投入政府资金来完成。

三、向数字化发展的档案管理

此时，向数字化发展的档案管理已经是大势所趋，其顺应潮流，适应时代的发展。档案数字化是有一定的顺序的，首先就是要进行人事分配的数字化。对档案工作者进行工作的分配。分配包括录入员，核对员，呈递员，统计员等等，明确每种工作的性质和内容。建立好数字化查询的局域网络，建立查阅的授权途径，制作查阅指南等等。建立好流水线式的人事分配后，就要开始对档案资源进行数字化的采集。将档案原件从库房提出后，进行档案信息的录入，包括类别、编号、日期等等；录入完基本信息后，对材料进行扫描、电脑处理（去除污渍、补充模糊的字迹等等）；对所有录入的档案建立数据库，方便之后的调出与查阅。第二轮开始由核对员对档案原件和电脑上的数据进行核对、确认。及时跟进档案的录入情况，按照工作量的大小调整人事分配。完成基本的档案录入整理工作后，就可以基本上满足日常查阅的需要了。此时，建立一个组织系统专用资源网就可以进行网上查阅。这种网络采取了浏览器/服务器的模式架构，对查阅功能给予当日、当时或一段时间内的有效授权查看期限。档案内容将以加密信道传输，使系统运行更加安全。期间，应严格记录查阅的内容和次数以便整理和统计。

档案数字化相比于传统的档案管理有其无可比拟的先进性，这体现在它大大地提高了经济效益，减少办公成本。提高办公效率，使档案馆变成了一个政府的信息控制中心。除此以外，数字化的管理还能更好地保护档案原件，对历史悠久或非常重要的档案资源进行有效的秘密的保存，防止了对档案的篡改和偷窃、烧毁等等行为。

总而言之，档案数字化是一种通过计算机、扫描、录音/录像、数据库、存储等等技术互相结合而成的一种信息存储模式。通过数字化存储的档案将可以直接浏览电子版，而更完善地保存原版，减少对历史文物的破坏；甚至还可以足不出户地调取档案进行查看，或进行其他操作。另一方面，档案数字化的出现意味着更容易监督和问责政府，有效提高政府的信息公开化和透明化。

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