文书档案管理工作的优化措施研究

文/四平经济开发区管理委员会 钟亚南

所谓文书档案指形成于企业事业单位、社会团体、机关亦或其他各类社会组织行政活动的过程中，具有较大价值、急需妥善保管的那些文件。衡量某一单位档案管理所具有的水平的重要标准为文书档案的管理，若文书档案的管理中具有纰漏出现，将对单位资料质量及档案完整性造成直接影响，因此各单位要高度重视本单位档案管理工作。

一、将文书档案制度建设加强且将文书档案管理能力提高

重新梳理以及改善文书档案管理原有规章制度，且于合理、合法的前提下按照部门公文实际管理工作将公文处理的实施办法有效制订，将之前文档有效的综合在一起即综合销毁文档、文书档案的鉴定、文书档案的借阅以及档案的保密和文件的处理程序、归档统计、档案管理等。与此同时把文书档案的规范化的要求有效的提供出来，再合理、有效建立文书档案统一运行与要求和标准的所有操作的规程。废除不相宜的那些规则、修缮不完善的那些管理制度，进而将同国家、单位皆适应的文书档案的管理方面各类规章以及制度有效的制定出来。且当前我国经济、社会以及科技不断的发展,因此信息化的进程不断加快，而为了追上时代信息化的步伐应严格制定电子文书档案管理的相关标准，有机结合原有制度体系以及新制度体系，进而促使综合性较强、较全面亦较完整的那些文书档案管理模式最终形成。

二、将单位文书档案的现代化的管理加强且对先进手段进行合理运用

当前不断推广应用自动化的办公系统，这亦使只要经过OA简单流转亦可及时的完成文书档案的收发文的工作，而这对档案的管理者提出更高要求，要求其将文书档案管理模式进一步转变，即将传统手工管理模式转变，可以从下面几点入手。首要的为选择适宜的软件，该软件要适宜本单位文书档案管理现状，在合理且有效的利用互联网来完成档案的查阅、利用、存储、检索、编号、立卷以及整理等工作。将档案管理的软件以及 OA系统的软件之间接口工作做好，主要包括两点，首先为无缝档案连接方面的系统及 OA办公方面的技术，可实现电子文件所有数据的直接归档，最终进入档案系统的管理①。同时，还需将对应文件和纸质文件整理好后，维持全部文件信息的一致性。第二，不断提高检索档案的速度。在档案检索的工具选择方面，应以多样化工具为主，形成由文件级过渡至案卷级，最后到档案专题这种检索体系，促使其朝着多层次与多角度的目标发展，从而不断增强检索工具的整体覆盖率，确保所有的文书档案都能够被检索工具所覆盖。进而系统、全面、准确且迅速的对档案材料进行管理与提供，最终将档案工作的利用效率提高。

三、将文书档案管理队伍的结构优化且将管理人员的素质提高

将文书档案管理队伍的结构优化较为重要的一点是将人才入口关把好。各单位应依据本单位档案管理的实际工作招募业务能力较好、文化水平较高的专业型人才②。同时，还应转变文书档案管理人员的管理理念，重新树立起现代化管理理念，充分了解档案信息化管理技术，并根据自身不足通过多形式、多渠道、多层次继续深造。还应将档案管理相关人员素质教育以及培养力度加强。使该类人员同本岗位的工作相结合，边操作的同时边工作，将文书档案的管理方面相关业务知识不断更新，加快传统管理模式向现代化管理的转变。此外，还应定期开展学术及业务交流和进修活动，提升管理人员的专业素质；实行岗位轮换制度，提升管理团队能力。

四、大力开发档案信息资源，提升管理人员服务的意识

鼓励文书档案管理人员进驻到各个科室或单位，了解更多与档案信息相关的需求，并根据个人的需求为其提供相应的编研信息。这样一来，不仅能够进一步提升管理人员服务的意思，而且还能够使各部门充分认识到档案对自身工作的意义和价值所在③。此外，还应注重从多角度、多渠道来加强对档案信息资源的利用与开发，如：在对《大事记》及《历史沿革》等资料进行汇编时，可通过参照档案信息资料来进行组织和编印，将档案的信息资源充分利用，以便将可靠、真实的各类档案信息提供给单位工作总结、规划与计划的制订、管理决策，进而将文书档案的利用效率进一步提高。

五、在员工绩效的考核中列入文书档案的归档率

文书档案可将一个企业成长的历程记录下来，且其归档保存之后将可靠的一些证据依据提供给今后生产经营以及民事纠纷的案件。因此要将该工作效率提高，可在单位各部门档案的工作者以及资料员等绩效的考核中列入文书档案的归档率。为了起到激励与表扬作用，且将员工工作积极性调动，进而保证移交资料所具有的完整性、及时性以及真实性，亦可在宣传栏的排名榜上公布本单位与部门一年中文书档案的归档率。

总之，通过不但完善文书档案管理工作中的规章与制度，提升管理人员专业素质水平，加强文书档案传统管理模式向现代化管理模式转变的力度，优化文书档案管理信息化，才能进一步提升其管理的效率，最终对我国事业的健康、长久的发展起促进作用。

注释：

①王琳殷.如何改善文书档案管理工作[J].中外企业家,2013,26(7):146-147.

②陈龙民.论新形势下如何做好文书档案管理工作[J].黑龙江史志,2013,27(10):5-6.

③徐艳艳.文书档案管理工作创新思想[J].华章,2013,27(8):13-14.