如何做好新形势下的交通工程建设档案管理

文/嘉兴市交通工程建设管理处 陈碧霞

近年来，交通工程建设项目档案管理越来越引起人们的重视，中央和地方都出台了相应的规章制度来规范档案管理。国家档案局的《重大建设项目档案验收办法》、《关于发布〈国家重点建设项目档案管理登记办法〉》等都是重要的指导性文件。因此，我国的交通工程建设档案管理取得了一定的成绩，档案管理对工程维护、管理、运行的作用也开始显现。当然，档案管理中还不可避免地存在着一些问题。这些问题的存在阻碍了档案管理水平的整体提升，因此，下一步要针对这些问题采取措施，重点在档案管理意识的增强、人员素质的提升、管理制度的完善和管理技术的更新上下功夫。

一、交通工程建设档案管理的职责及重要性

（一）交通工程建设档案管理的职责

交通工程建设档案是工程项目的前期准备、建设过程和建设成果的真实记录。①因此，交通工程建设档案管理通常包括以下几个方面的内容，一是在工程准备阶段，要有可行性研究报告、环评报告、经济及社会效益调查报告等文件。二是在工程审批阶段，要做好基建计划请示文件、建设用地批件等。三是在工程施工阶段，合同书、施工图等。四是在竣工验收阶段，包括验收报告、验收会议原始记录等。总之，档案管理的基本职责就是要收集交通工程建设项目从开始准备到验收竣工之间的相关资料，既为当前的管理，也为后续的项目运行提供依据。

（二）交通工程建设档案管理的重要性

交通工程建设档案是工程建设的原始记录，是对工程建设整个过程的真实记载，又是检验工程质量、结算工程建设投资、交付使用、建立固定资产的重要依据，它还是新建工程投入运营、使用、管理、维修、养护、确保生产能力的参考依据。②由此可见，档案管理不是简单的文字、图片记录，而是通过文字、图片等形式来再现交通工程建设的全过程，在工程建设的过程中，档案是督促提升工程建设管理的依据，在工程建设完毕之后，档案是工程维护、运营的重要依据。而一旦出现质量问题，档案又是查明责任的重要依据。交通工程建设档案管理的重要性由此可见一斑。

二、交通工程建设档案管理的现状

（一）取得的成就

经过努力，交通工程建设档案管理取得了一定的成绩，比如施工单位的档案意识在增强，档案管理开始在规范化的道路上发展，档案管理在作用开始发挥等。从档案意识来看，工程建设档案工作普遍得到建设单位、施工单位、监理单位等参与工程建设的各类单位的高度重视，参建单位领导和档案人员的档案意识普遍增强。③档案意识的增强是做好档案管理的第一步，从这方面看，档案管理有了较好的开端。从档案管理的规范化程度来看，中央和地方都出台了相应的管理规范和依据，并加大了对工程建设档案管理的监管力度，交通工程建设档案管理规范化程度显著提升。从档案管理的作用发挥来看，档案管理基本满足了工程建设的需要。

（二）存在的问题

1.交通工程建设档案管理意识有待进一步增强。在看到交通工程建设档案管理取得成绩的同时，还要看到当前存在的问题，其中首要的问题便是档案意识的问题。经过多年的努力，在档案管理部门、交通部门的规范之下，施工单位的档案意识确实增强了。但是，还是要看到，很多单位并没有充分地认识档案管理的重要性，而是迫于政府部门的规范和要求，被动地开展档案管理工作。在有些单位和有些领导看来，档案管理是可有可无的工作，甚至是徒劳无功的工作，花费了时间和精力，但是没有什么成绩，对工程建设没有什么帮助。在这样的观念之下，工程建设档案管理工作是很难搞好的。

2．交通工程建设档案管理人员素质有待提升。交通工程建设档案管理存在的问题还包括人员素质不高的问题。档案管理人员应该具有较高的政治理论和政策水平，较高的文化素质和现代管理技术，精通档案业务，能科学地制定政策和档案事业的发展规划。④从当前来看，在交通工程建设档案管理中，管理人员的素质有待进一步提高。部分档案管理人员并不具备档案管理的专业知识，而档案管理也不被认为是很重要的工作，而是什么人都可以从事的工作。甚至，有些人员并没有经过适当的培训而直接进入档案管理岗位，这样，档案管理的科学性、规范性就会受到影响。

3.交通工程建设档案管理制度有待进一步完善。交通工程建设档案管理是一项专门的工作，需要相应的责任人员。而当前交通工程建设档案管理因为管理制度不完善，而出现了一些问题。制度不完善表现为没有明确的档案管理岗位和责任人员，对档案管理没有考核，档案管理不是实时进行，而是在工程即将完工时突击补档案。当然，这并不是在每个施工单位都存在。但部分单位存在的这些问题已经使档案管理存在的问题暴露出来了，档案管理制度不完善，档案管理就只能是一项被动的工作，需要应付检查时突击完成，不能成为一项常态化的工作，自然，档案管理的作用也不能发挥出来。

4．交通工程建设档案管理技术需要更新。档案的标准化、现代化是档案管理发展的一个趋势，而要实现档案的标准化、现代化就需要不断地引进先进的技术，用现代信息技术来提升档案管理的水平。从当前来看，交通工程建设管理的服务意识还不强，没有充分认识档案管理对于工程建设的重要性，制定出来的档案规范化程度不够，查阅起来效率也不高。一些现代信息技术没有充分地运用到档案管理中来，主要还是采用传统的手工作业，而手工作业在应对图片等资料时效果并不好，而且也不利于交通工程建设档案的运用。

三、新形势下做好交通工程建设档案管理的对策

（一）增强交通工程建设档案管理意识

新形势下要做好交通工程建设档案管理，首先就要增强档案管理意识。档案不是过程的简单记载，档案管理也不是可有可无的琐碎的事务性工作，而是一项关系到交通工程建设质量、工程后期维护和运行等的关键性的工作。充分认识到了档案管理的重要性，才能在工程建设中高度重视档案管理工作，加大对档案管理的人力、物力、财力投入力度，为档案管理水平的稳步提升夯实基础。

（二）提升交通工程建设档案管理人员素质

在充分认识档案管理重要性、增强档案意识的同时，还要提升档案管理人员的素质。首先是将那些真正精通档案管理业务的人员安排到档案管理职位上去，而不是将那些不具备工程建设其他技能的人员安排到档案管理职位上。同时，还要加大对档案管理人员的培训力度，在加强普通的档案管理知识、技能培训的同时，每新开一个建设工程，都要进行专门的培训活动，向管理人员传递工程的背景资料、工程概况等。必要的时候，也可以将管理人员派送出去学习，培养学习型的档案管理人员和学习型的档案管理团队。

（三）健全交通工程建设档案管理制度

无规矩不能成方圆。在交通工程建设档案管理中也是一样的，建设单位要根据国家的相关法律法规、地方政府的相关规定，制定本单位的档案管理规范和管理制度。管理制度的重点在于明确档案管理岗位、岗位职责、工作标准、考核办法等。有了这些规定，不管是什么人到档案管理岗位上来，工作都有据可循，档案管理工作不会因为一个管理人员的调离而出现问题。更为重要的是，有了完善的管理制度，档案管理工作才能够有条不紊地开展，建设单位施工的全过程，也是档案管理的过程，档案管理不是一个时点的工作，而是全程的工作。而且完善的档案管理制度，还能够提高档案的规范化程度，这对于发挥档案的作用是非常重要的。

（四）引入先进档案管理技术

档案管理的一个发展趋势就是信息化。档案管理的信息化是指在管理作为信息重要载体的档案时，全面的应用现代化的信息技术，如网络技术、图文技术等对档案信息资源进行安排、管理与配置并最终实现资源共享的过程。⑤在交通工程建设档案管理中，因为档案本身涉及因素的复杂性，更是要引入现代信息技术来提升档案管理的水平。在工程施工中，涉及到大量的数据、图片等，这些运用现代信息技术处理起来效率更高、效果也更好。因此，站在服务工程建设的大局上，要关注档案管理发展的新趋势、新方向，及时更新档案管理技术，提升档案管理水平。

四、结语

档案管理是交通工程建设管理的一个非常重要的方面，既与工程施工的过程有关，也与工程施工完成后的维护和运营有关。在充分认识工程建设档案管理重要性的同时，理清当前档案管理中存在的问题。这些问题的才能在并不是对已有档案管理的全面否定，而是指出了下一步的发展方向。找到了问题，就要针对这些问题，提出建设性的改进措施。档案管理的规范化、信息化是一个趋势，为此，要提升档案管理人员的素质，健全档案管理制度，还要充分地运用现代信息技术。档案管理工作的改进是一个持续性的过程，不可能一蹴而就，要做长远打算，稳扎稳打，稳步推进。

注释：

①马秀兰,王庭瑞.交通工程建设档案:使命与责任[J].档案与建设,2006(6):56.

②康薇.浅谈工程建设项目的档案管理[J].中国公路,2012(S1):270.

③魏敏.关于加强工程建设档案管理的思考[J].山西建筑,2007(27):220.

④张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外贸易,2010(5):105.

⑤周广华.档案管理的发展趋势——档案管理的信息化[J].电子制作,2013(16):124.