浅谈血站业务档案交接中存在的问题及对策

文/青海省血液中心 柴国栋

浅谈血站业务档案交接中存在的问题及对策

文/青海省血液中心 柴国栋

业务档案交接是血站档案管理的重要步骤和环节，随着血站建设整体水平的不断提升，业务档案在血站建设和发展中的地位及作用也显得越加重要。认真做好血站业务档案管理中的交接工作，对于确保档案资料的完整准确，区分档案管理工作责任，提升血站档案管理整体水平具有十分重要的现实意义。

血站；档案交接；对策

血站业务档案是血站在开展无偿献血征询、血液采集、检验、成分制备和发往临床等各个环节和步骤中形成的一整套需按规定移交至档案室统一保管的文件。它真实完整地记录了血液从采集到发往临床的各个环节和步骤，是血站开展采供血业务最真实、最原始的记载，做好血站业务档案的交接工作，对于确保档案资料的完整准确，区分工作责任，提升血站档案管理整体水平具有十分重要的现实意义。

一、血站业务档案管理的现状

随着血站建设整体水平的进一步提升，采供血各项工作更加规范和完善，特别是新版血站技术操作规范发布以后，作为记录采供血过程的业务档案，在血站建设和发展中作用也显的越来越重要。然而从血站档案管理的现状特别是业务档案交接情况来看，还存在着一些不容忽视的问题，主要体现在以下几点：

（一）学习宣传不到位

从中心业务档案管理的实际情况来看，对《档案法》及相关法律法规和规章制度学习宣传不到位，各科室特别是档案员对业务档案交接流程不熟悉，重要性认识不足，交接前准备工作不充分。

（二）整理检查不细致

在业务档案交接前检查、校对、验收工作不细致，在深入部队、学校等开展大型无偿献血宣传和血液采集活动时，由于时间紧、人员较少、工作量大等因素，至使对一些原始记录在填写、登记、签字等方面不规范，有时存在少签、漏签和错签等现象。

（三）装订交接不及时

受机构编制、人员少等因素影响，中心至今没有专门的档案管理科室和管理人员，对综合档案室的管理由办公室人员兼职，加之各科室档案员因工作原因不定期进行轮换，至使在业务档案装订和交接方面不够及时，一定程度上讲影响了业务档案的规范化管理。

（四）验收签字不规范

按照中心档案管理程序文件的要求，业务档案在交接中必须由交接双方当面清点到页，并现场履行签字手续，但在实际操作中由于受工作及其它因素的影响，有时并没有真正落到实处，在交接签字中不够规范，存在事后补签现象。

二、存在问题的原因分析

针对以上存在的问题和不足，通过查找和分析存在问题的原因，主要有以下几个方面。一是对业务档案管理的重要性认识不足。对业务档案管理重视不够，中心虽然制定了档案管理相关制度及操作规程，但在思想上认为只要抓好采供血业务工作就行，把业务档案管理只是看成保管的事务性工作而不是单位的主要工作，只要做到不丢失，不泄密，能确保查借阅就可以了，在这种思想的影响下，部分职工认为档案管理就是一个科室或部门的事，对做好业务档案管理没有引起足够重视。二是档案管理人员管理水平不高，业务能力不强。在实际工作中，档案管理人员不是专业出身，加之又都是兼职，在对业务档案资料的收集、整理、归档、装订及交接上，只是停留在完成一般性的管理工作，至使血站业务档案管理工作的整体水平不高。三是在业务档案交接中程序不规范，监督力度不强。在业务档案的实际交接中，没有严格按照业务档案管理操作规程进行交接，由于工作量大、人员少等因素的影响，有时候在档案交接前只能由档案材料移交科室提前进行清点核对，然后抽空对业务档案进行清点和交接，加之在业务档案交接中没有第三方进行现场监督，至使业务档案在实际交接中有时存在程序不规范，监督检查落实不力的实际情况。

三、加强业务档案交接的对策

一是转变观念，切实增强对业务档案交接工作重要性的认识。要从采供血事业发展大局出发，引导全体职工特别是各科室档案员切实做好对《档案法》、《一法两规》等相关法律法规的学习和宣传，争取单位领导和各职能部门的重视与配合。通过学习宣传，进一步增强对业务档案交接工作重要性的认识，不断提高血站业务档案管理的整体水平。二是完善机制，进一步建立健全业务档案管理的规章制度。根据血站业务档案管理的特点和需要，争取成立档案管理机构，落实人员配备，明确业务档案管理的职责及权限，并对中心现行业务档案管理规章制度进行修订和完善，使之更加符合业务档案管理需要，从而确保业务档案资料收集完整、整理规范、归档及时、保管安全。三是加强学习，切实增强业务档案管理人员综合素质。加强业务档案管理工作队伍建设，从中心发展大局出发，切实把政治上可靠、作风正派、责任心和业务能力强的人员选择出来从事业务档案管理工作，注意教育培养，充分发挥他们的积极性和创造性。并定期对档案管理人员进行专业培训，重点培训档案管理业务知识，通过系统培训，强化他们对业务档案管理重要性的认识，增强工作责任心。四是加大资金投入，切实加强业务档案管理硬件建设。在科学技术飞速发展的今天，计算机在现代化办公中得到了普遍应用，然而体现在血站业务档案管理上，计算机技术手段还没有得到充分挖掘和发挥，运用不够广泛。因此，只有把档案室建设纳入中心工作重点，提高硬件配备水平，才能使业务档案管理更好地适应采供血事业发展的需要，为血站的持续健康发展发挥档案应有的作用。