照片档案的作用及整理方法初探

文/重庆市涪陵区人民武装部 覃于波

随着档案事业的发展，以照片作为载体的照片档案在档案部门增长非常迅速。对照片的性质和特点的认识，以及照片档案的整理方法越来越受到档案工作者的重视，这直接关系到我们能否更好的保管利用好照片档案。下面就结合我的工作实践谈谈一些粗浅的看法。

一、对照片的认识

自1839年法国人盖达尔发明摄影术以来，照片以它对人类社会和自然界各种状态特有的记录特性，持续影响着人们的生活。

（一）记录真实

文字是种抽象思维的传播媒介，时而夹杂出作者的主观成份。照片是对直观视觉形象的实录，提供的是事物的表面原始形态。

（二）记录迅速

相机的拍摄速度是以秒为单位，世界上最快的相机快门速度已达到了百亿分之一秒，它能捕捉到人类肉眼难以观察到的瞬间景象。照片这种瞬间记录方式，是其他传统记录方式难以企及的。

（三）收藏方便

照片尺寸较小，易携带、交换和邮寄。宽阔宏大的场面，可真实的记录在照片上，照片对事物的表述简洁易懂，无语言文字障碍。

（四）珍藏价值高

照片对历史重大事件、独特的自然现象，能客观真实的记录下来，为历史考证、科学研究提供了稀有的凭证材料。

（五）节省存放空间

许多重大历史事件，如用文字描述，往往写成长篇巨著，以使人产生身临其境的感觉，而用一张照片就能让人一目了然。

照片作为记录信息工具，它弥补了文字记录工具的不足。照片作为档案手段，它丰富了档案种类，增加了档案的资源。

二、照片的整理

科学管好用好照片档案是档案工作者必须面临的新课题。怎样整理、保存好照片档案？对此还需从档案管理角度作进一步分析。各类载体的档案都有其不同的特点，照片是利用光线的强弱变化在感光胶片上曝光形成影像。完整的照片档案需要图片内容文字说明，是由多载体材料构成的，具有复合性特点；而文字载体档案主要是纸张，具有单一性的特点。各类载体档案规格不同，照片的尺寸可根据具体情况变化，大小相差几倍甚至上百倍，因此，在整理时不能采用整理文书档案的方法组卷。文字载体规格相对统一，其管理和排放基本不受载体大小制约。照片档案必须采用与文书档案不同的整理方法。

（一）照片分类

分类是组织档案的前提。档案不分类或分类不科学会造成管理和利用上的混乱。档案分类包括实体分类（即根据载体材料性质和材料的尺寸分类）和信息分类（根据内容分类）两种方式。照片档案与文书档案分类的原则一致，但分类对象和方法却不能完全相同。

照片实体管理的分类共有二级层次。第一层是根据底片和照片载体的性质、保存的温度和湿度条件差异，进行分类管理。第二层是根据底片、照片尺寸大小，体积形态差异，进行分类排放。

照片信息检索，就是对记录内容的揭示和掌握。其分类对象是揭示照片内容的文字说明。包括照片的题名、作者、拍摄地点、时间、人物（主要人物的单位、职务、姓名和在照片上的位置）等项目，都可用作照片的信息检索依据。照片文字说明的撰写需在制作照片档案时同步进行。照片的文字说明是对照片内容的注释和补充，是照片档案的有机组成部分，应附在照片下，以便照片档案利用者更好地理解照片的内涵。

（二）制档案号

照片档案的管理、分类的层次多，因此，编制的照片档案号需由几部分代码构成：载体代码、规格代码、顺序代码。同一内容的一组照片编一个组号，其中每张照片编一个张号；每张照片的底片和照片编相同的照片档号。

例如：照片号CHD76一Y一WS.Z1999一002一008.05表示重庆警备区76号全宗，永久，文书档案，照片位于照片册1999年第2册第8组第5张。

（三）互注档案号

照片实体管理与信息管理之间彼此没有内容联系，其相互间的衔接是靠互注档案号，每幅照片载体都需有独立的档案号。档案号必须准确地标注每张照片载体的位置，标注时，胶片载体档号注录在前，拷贝或其它载体档号注录在后，彼此有机联系。建立照片档案信息检素时，每条信息后均完整地记注有相关载体的档案号，保证每张照片能方便准确的利用。

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