刍议地勘单位原始地质资料立卷归档工作

文/重庆市地勘局205地质队 郭杰友

立卷归档工作是基层各个地勘单位在地质勘查工作中地质资料整理的重要组成部分。原地矿部发布的《原本地质档案验收办法[试行]》从7个方面制定规范了地质档案立卷归档方法及质量要求。2008年6月国家档案局又颁发了《原始地质资料立卷归档规则》。该规则进一步规范了地质资料归档范围和分类标准，明确了地质资料立卷归档的各项规范标准。

在这种形势下，各个基层地勘单位档案主管部门为便于以后地质资料的整理、利用，对原始地质资料立卷归档工作也提出了更加具体的要求，使地质档案立卷归档工作更加标准化、规范化和制度化。因此，结合现在的地勘工作实际，对如何做好地勘单位原始地质资料的立卷归档工作，笔者认为应从以下几方面着手。

一、当前各地勘单位原始地质资料立卷归档中常见的一些问题及原因

地勘单位随着地质工作管理体系的改变，投资主体和投资渠道的多元化，导致许多地质勘查项目形成的大量原始资料无法进行立卷归档和有效管理，致使大量原始地质资料难以有所归宿而遭到不应有的散失，主要表现在以下几个方面。

1.投资者只注重获得的成果与效益，忽视了地质工作者经过辛勤劳动获取的原始地质资料，使获得的原始地质资料不能及时有效地立卷归档，最终造成散失。

2.由于地质勘查项目管理不善和投入资金使用不当，致使部分地质勘查项目中途终止，造成半截子工程。获得的部分地质资料未能保存下来，即使有的被保存下来也难以组成规范的原始地质资料，无从进行立卷归档。

3.有些地勘单位对勘查项目立档原则不清，不能使工作中形成的一些原始资料收集保存下来，到需要时难以提供利用，这一问题各地勘单位都普遍存在。

4.由于地质工作范围的扩展和工作性质的复杂性，在地勘过程中形成了以往未有过的多种介质的科技资料，这样原始地质档案归档类别难以准确定位。

二、要充分认识原始地质资料立卷归档的重要性

地勘单位地质工作历史最真实的记录就是原始地质资料，它又是地质工作技术质量管理的重要组成部分，其质量好坏是以科技文件材料形成、积累和质量为基础的，因此，加强地质资料立卷归档、技术质量验收是保证原本地质档案质量的一项重要工作，有利于今后地质工作开展核查或项目续作。

三、做好原始地质资料立卷归档的基本要求

1.归档的原始地质资料构成要件必须要保持完整并符合规范要求，客观真实的反映该项地质工作全部内容。工作中如果使用了收集的地质资料，作为该项地质工作的内容之一，也应纳入立卷归档范畴。如果与其它单位联合进行地质勘查，要划分出主要单位和协同单位。主要单位负责该地质工作原始地质资料的立卷归档，协同单位要把需要归档的原始地质资料移交给主要单位，保证该项地质原始地质资料的完整性。

2.按照国家有关保密规定，要对收集到的原始地质资料进行密级划定。要准确划定出它的密级和保密期限。

3.要及时进行原始地质资料立卷归档工作。一般没有其它特殊情况，地质工作完成后三个月内须向档案管理部门移交原始地质资料，避免资料遗失。

四、原始地质资料立卷归档的方法及措施

（一）立卷归档方法

地质资料的形成、积累、立卷工作，由承担地质工作的项目分组完成。每个项目成果评审验收之前，项目负责人应组织有关人员对该项目的地质资料按原本地质档案立卷归档方法，做好分类，组成保管单位，填写好地质档案原本登记簿（明细帐）等，并审核签署。

原本地质资料管理单位，在整理原始地质资料时，同一案卷号内不能有重号和重份文件。原始资料归档文件材料按所列十类顺序排列，编件号且按10类编写文件目录并附加使用说明书等，严格按照规范的要求整理和编制。

（二）立卷归档措施

地质队是地勘行业最基层的单位，直接收集、整理、归档、保管、利用原始地质资料。笔者根据地质队的工作实际，认为对如何做好地质档案管理工作要有以下措施：

1.要建立健全规章制度。当前，要以国家档案局《原始地质资料立卷归档规则》为依据，结合各地勘单位实际制定立卷归档办法。具体内容要明确原始地质资料收集、整理、归档的范围、原则和技术质量要求。

2.重视原始地质资料的收集。原始地质资料收集工作是基础工作，是做好立卷工作的十分重要的内容，要引起高度重视。管档部门应对文件材料收集做到及时、不遗漏。作好收集记录，以保证资料收集齐全，否则造成原始资料的不完整。

3.制作档案备考表。每一档案在清理立卷归档后，应填写档案备考表。主要填写内容有：（1）资料的齐全程度，缺少哪些资料，缺少资料的原因及其查找情况。（2）对于该档案所存在的问题的处理情况，还遗留哪些问题。（3）划为技术参考资料和处理资料的清单。（4）立卷人、审查人和归档日期。

4.作好原始地质资料的分类编号。近年来地勘单位从事的地质勘查项目，是以国家投资和社会项目组成。为保护投资者获得地勘成果的根本利益档案管理部门应加大依法管理职能，制定与修改相配套的法律、法规、编制有关的标准、规程、规范、办法等等，以利于更好的监督管理和指导等。要本着“简化整理，深化检索”的原则，以一个地质工作的全部档案作为一个归档单位，统一编制案卷号。

总之，原始地质资料是地质工作过程的真实记录，加强原始资料的立卷归档工作，是各个地勘单位档案管理部门的共同课题。不仅要考虑地质资料的属性，还应考虑地质资料形成的有机联系及今后提供利用的便捷性等。这样才能让地质资料真正更好的服务于地质勘查工作、服务于社会。