浅谈优化城建档案管理的主要途径

文/深圳市振业（集团）股份有限公司 赵爱华

城市档案是城市建设过程中的全方位、全过程的记载。在我国城市化进程越来越快的今天，做好城市档案管理具有重要的意义。当前，我国城市档案管理工作仍然存在着多方面的问题，以及在城市档案管理工作方面的开发仍显不足。基于此，从城市档案管理的实际情况出发，不断丰富完善城市档案管理工作，解决城市档案管理当中存在的问题，为实现城市建设提供良好服务。本文就优化城建档案管理的主要途径进行浅析。

一、城建档案管理的重要性

当前经济社会发展条件下，加强城建档案管理工作具有重要意义。城建档案管理对于城市建设的诸多方面工作都起到了不可或缺的作用。其主要表现在几个方面：

1.城市建设发展日新月异，其档案管理工作能否高效开展对于城市建设具有重要意义。城市管理工作过程中的一个主要工作方面就是对于公共基础设计建设的管理维护，城建档案是确保这项工作快速有效开展的关键，建立完善成体系的公共基础设施建设方面的档案，能极大的促进其城市管理工作开展。

2.城市在进行规划布局建设的过程中，城建档案往往起到十分重要的参考作用。城市建设本身是一项工程量极其庞大、系统极其复杂而且严谨的工程，是需要经过科学论证、设计才能付诸实践的工作。没有详实的历史资料为分析、论证工作的基础，是不可能让城建工作高效、稳定开展的。

3.城建档案本身的资料性价值体现在诸多方面，尤其是为研究城市化发展进程的相关学科提供了详实、准确的历史资料。对于城建方面的研究工作起到了积极作用。另外就是对于因为土地、产权等因素引起的纠纷，提供的权威的法律上的依据。

二、城建档案管理中存在的问题

城建档案是反应一个城市发展建设的重要资料，真实而全面的记录了城市各个时期发展的全貌。更是城市在未来的发展中为其规划建设提供依据的重要资料，以及在城市管理方面避免发生同类问题的经验总结。但是，就目前的城建档案管理以及开放利用中存在问题仍然十分突出，其问题表现在几个方面：

1.对于城建档案管理的认识程度不足，在城市发展的过程中，人们往往将注意力只是集中在明显的位置上，看重经济发展与显性的见效快的城市管理办法上。没有看到城建档案的丰富内涵与重要性，更加缺乏运用城建档案解决问题的实例。

2.城建档案在收集整理上呈现城建档案收集失衡，档案收集门类不全，总体数量较少的现状。总体而言，就目前的城建档案统计中，城市房屋档案存量比较丰富，但是对于社会生活公共基础设施建设方面的档案存量极少，体现出城建档案管理存在的对于档案收集信息认识不足的问题。随着我国逐渐进入数字化信息技术管理的时代，城建档案管理也引入了数字管理的方式进行管理，但是认识不足导致的管理方面缺失仍然存在。

3.城建档案管理自身水平不足，城建档案管理长期未被重视，形成了其自身对工作要求较低，当需要城建档案时表现出来工作效率低下。

三、造成档案管理发展不足的原因

1.城建档案管理过程中存在档案信息内容总量巨大、门类众多等特点。作为反映城市建设全貌的信息汇总，其档案收集的信息量十分巨大，涵盖的内容广而且系统性极强。

2.城建档案管理工作不是一次性工作，其工作的长期性和连贯性特点使得城建档案管理始终要与城市发展建设同步。首先，就一项工程而言，从其准备设计阶段开始到工程竣工结束的整个过程时间较长，对于城建档案管理带来也一定难度。其次，就城市的发展角度而言，城市建设自始至终从未停止过，这种性质和特点使得城建档案管理具有长期性特征。

3.城建档案所设计的领域几乎涵盖了与城市建设发展有关的所有行业跟领域，甚至涉及每一个项目的各个环节。因此，在进行城建档案收集的过程中要不可避免的与很多单位进行信息的交流，无形中增加了城建档案管理工作量。

四、城建档案管理优化措施

加强城建档案管理与挖掘档案管理发展内在空间具有重要意义，优化城建档案管理有助于拓宽城建档案自身的发展空间，以及更好的为使用者服务，促进城市建设的科学、合理开发。因此，在对城建档案进行管理应当采取以下几点措施。

1.在对于城建档案进行管理的过程中，存在档案数量上的不足。对此，进行城建档案管理时应当加强对于档案馆的信息存档量，提升对档案信息的管理能力。从深度和广度上，综合提高馆藏水平，使城建档案信息管理建设趋于全面化，挖掘城建档案管理的潜力。只有做好丰富城建档案数据这一基础性工作，才能在提高城建档案管理的问题上有所作为，也才能对于城市建设提供更加基础、更加全面的决策依据的功能。因此，有效的提高对于城建档案信息的收集与整理，形成专业化的档案管理系统，对城建档案工作的方方面面做到科学合理，同时加强其工作人员的业务熟练度，是城建档案管理工作的客观要求。

2.人们对于城建档案的认识不足，提高城建档案管理工作的能力十分必要。提高人们对于城建档案资料的使用率，以及在这个使用工程中采用最为便捷的方式，有效的利用这些资源，是城建档案管理应当要做的。所以，这要求城建档案管理者从思想上到工作上都要转变思路，转变传统的工作方式，不断适应新的社会发展特点，将过去被动向人们提供资料转变到积极向使用者提供信息帮助。使城建档案资源成为各个行业都不可或缺的重要内容。同时，加大对于城建档案的宣传力度，提高人们对于其认识水平，使人们真正理解其使用价值和重要性，从而真正推动城建档案管理的发展。

3.城建档案信息数据总量巨大，但是从其信息的使用与传递过程中显出相对滞后性。因此，应当对于城建档案工作进行优化与创新，增强城建档案在使用中的流通性，通过采用现代化的管理模式以及对于城建档案信息交流平台的拓宽，完善其信息交流使用的工作全过程，从而极大的优化城建档案管理工作。对于形成城建档案信息管理工作网络格局，实现资源共享和城建工作的全面发展都具有重大意义。

4.在进行城建档案信息管理的过程中，提升其管理能力与水平可以通过强化城建档案管理系统的编研能力来实现。城建档案管理工作能否有效开展取决于其对于档案资源利用的实效性。因此，相关城建档案工作人员在进行管理编研的过程中主要从档案信息利用率、分类广、范围大的方向出发，努力建立能让使用者在对城建档案资源有需求的过程中更加便捷、快速的实现其目的有效工作途径。

五、结语

经济社会发展为城市建设的腾飞提供了有利条件。当然要真正实现其发展，首先还得从认识上提高人们关于城建档案管理工作的重要性作用的意识，以及认识目前城建档案管理存在的问题。并针对此，采取相应措施用以提高城建档案管理工作效率，为城市建设真正提供科学有用的城建资源信息。

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