档案管理的创新与服务模式

文/内蒙古赤峰市翁牛特旗公路管理工区 李昱华

加强档案管理工作，是现代社会形势的外在要求，必须结档案管理工作的各个环节结合科学、合理的理论方法，形成新观念，运用先进管理手段，创新通过机制。本着以人为本的服务理念，结合用户的实际需求，革新工作模式，满足单位对档案管理工作的实际需求

一、档案管理创新

（一）档案管理的体制创新

1.建立科学、合理的档案管理工作机制。建立科学、合理的档案管理机制的原则是实现管理上的高效性、精简性、与其他部门工作过上的高度衔接性。其中在工作内容上要实现两个目标，（1）提高档案管理工作的实现，即是确保档案管理工作能顺利的履行工作职责，同时结合科学先进的管理方法，将现代管理经营理念注入其中，提高档案管理工作的工作质量和效率；（2）控制档案管理工作成本。由于现代社会竞争的日益加剧，档案管理工作要有效的控制资金投入，才能提高企业和单位的社会和经济效益。因此，档案管理工作需要合理的分配人力、物力、财力资源，实现低成本、高收益。

2.积极引入竞争机制。档案管理工作在工作体制上要充分发挥人才资源的作用性，为员工提供良好的工作环境和工资待遇，并建设完善的职工晋升和奖罚监督平台，调动员工工作的积极性，将其视为最有竞争力和企业贡献价值的资本。以员工和单位的双赢理念来创新档案管理工作体制和服务模式。同时，针对部分单位档案管理工作人员的懒散工作作风，引入竞争激励制度，公开、公平、公正的招聘员工，采用择优上岗的政策，以优胜劣汰的企业生存原则来激励员工不断进取，将腐败和懒散作用扼杀在工作初期，使档案管理工作人员清楚的认识到工作成效与企业单位发展是息息相关的。同时，在档案管理工作鼓励员工创新，为档案管理工作提供新的想法，以个人能力的发展来不断促使档案管理工作的进一步完善，将员工的个人创新能力与奖惩制度审核结合，从而营造出积极创新，努力改革工作机制的内部氛围，促使单位内部良好工作风气的形成。

（二）档案管理方式创新

1.实现数字化。现代计算机信息技术的不断发展，计算机通信技术、互联网技术、数码技术为档案管理的数字化实现提供了可能性。在档案管理工作中，通过数字储存、信息共享、数据库管理、智能检索，从而在根本上改变了传统档案管理纸质化的工作模式，为档案管理工作在工作效率和工作质量上的提升上提供有力保障。

2.现代技术手段的运用。（1）充分利用现代通信技术、计算机网络技术、数据库技术来完善档案管理的软件和硬件资源配置，同时在单位内部建立计算机信息网络，外部建立与单位内部资源相配置的公共信息网络。（2）建立数字化的数据存储和管理数据库系统，同时对数据进行归类整理，并设置关键词建立信息快递检索系统，定期对资源进行优化处理，为单位领导决策层提供科学的参考资料。（3）是以智能信息处理技术为主,将原有的数据库转变为知识库,应用自然语言进行所谓的概念性全网络搜索。（4）在建立全方位、科学化的档案管理体系之后，为档案管理信息资源建立完善的保密机制和用户使用权限。同时，建立单位内部以及对外公开的档案管理网站系统，提供单位内部的信息共享和面向单位外部的信息查询、资料下载、用户注册等服务，在方便档案部门进行宣传的同时，也为社会提供更多的咨询使其了解档案管理工作。

二、档案服务模式创新

长期以来，档案管理工作的服务机制存在着低效、服务不健全、被动等负面因素，这种服务模式显然与现代社会的发展相矛盾，需要针对存在的服务问题进行工作模式上的创新。建立以人为本的现代化服务形式，变被动为主动，发挥档案管理工作的存在价值。

（一）开展档案用户利用需求研究,主动提供档案信息服务

对用户群体进行深入分析，总结归纳出不同档案用户的基本类型、信息需求、心理特征、以及网络用户对档案的服务要求等方面，建立用户资料档案，并以其为指导标准来创新服务模式，采用主动需求用户、健全服务体制的方式来创新档案管理内容和模式。

（二）提供多种档案信息的开发和利用方式

编制开放档案目录、专题目录,及时印发,供利用者使用;公布、出版、印发档案编研成果,强化档案信息传播功能,从深层次上满足利用者的档案需求;开展档案咨询服务。充分发挥档案工作者的主动性。

[1]窦丽娟.关于档案信息化建设的几点思考[J].沈阳工程学院学报(社会科学版),2007(01).

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[3]周萍.试论档案管理工作的创新[J].黑龙江史志,2009(12).