浅析农业科研档案数字化管理的重要性及主要措施

摘 要：该文从农业科研档案管理现状入手，分析了数字化管理的重要性，并从规章制度、设施投入、人员素质3个方面提出了提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施，以期提高农业科研的服务效率。

关键词：农业科研档案；数字化管理；重要性；措施

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 文章编号 1007-7731（2014）21-122-02

农业是国民经济中一个重要的产业部门。农业科学研究是推动农业发展的动力，而农业科研档案是农业科学研究部门在科研活动中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，是农业科技推广、科研成果转化的重要媒介与保存对象。

1 农业科研档案管理现状

农业档案涉及范围广，包括课题申报书，国家、省、市任务书、成果鉴定证书，体系任务书，历年台账等许多种类。如何分门别类地整理这些科研档案，既方便查找又利于存档管理，值得新时期档案管理人员进行深入思考。传统农业科研档案的管理一直采用纸质管理，以年份和种类作为主要分类方法。科研人员在借阅档案时，易产生不便，如要借阅某一类材料时，在不知道时间、所属级别的情况下，就必须从头开始查阅，直到找到所需文件为止。期间不仅要耗费大量时间，也容易造成档案的损坏，更不利于档案的保存。在这种情况下，数字化管理农业科研档案就显得十分重要。

2 农业科研档案数字化管理的重要性

随着信息化程度的不断提高，农业信息化程度日益增强，各级档案馆的业务流程普遍被电子档案所取代，农业科研档案数字化管理已经被提上日程。

2.1 提高了档案管理的效率 农业科研档案工作的核心是服务科研，方便科研人员对档案进行存档、查找与借阅，在这一过程中档案的数字化格外重要。档案室工作人员在对档案进行分门别类的存储装订之后，电子存档是保证档案数字化的基础，对存入的每一份材料都要认真核实，制作详细的目录表格，把材料的各项信息填写清楚。做好这些前期工作，是档案数字化的前提与基础。在数字化基础之上，科研档案的借阅与查找才能不断提高效率，才能做到“有查立阅、有借立取”，更加方便科研人员对档案的需求。

2.2 减轻了历史档案的损伤 我国农业科研工作起步较早，农业科研档案的保存工作也同时起步，因此档案室内的部分科研档案具有一定的存储历史，有的档案储存时间已有50～60a，纸张的质量与字迹都已经发生了改变，每一次翻阅都可能会造成一定程度的损坏，但是又不能一味追求保存而不参与借阅，致使档案失去存档价值。档案数字化管理的应用，在一定程度上减轻了对历史档案的损伤，将档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，形成一个有序结构的档案信息库，既提高了查阅速度，又避免了对非目标文件的翻阅，在一定程度上保护了档案。

2.3 防止丢失与排放混乱 档案管理工作自档案材料交接到档案工作者手中的时候就正式形成了，并在规定程序下对档案进行移交、存档，每一份档案都有自己所在位置与范围，错放、丢失都会影响档案管理工作。因此，档案一经存档，就要确保其所在编目位置，尽量避免错放，以减少混乱现象发生；在对档案进行录入后，只有成为目标文件时才会被查阅，减少查阅该文件时与其他相似文件混淆。而利用计算机系统直接对电子档案进行查档，检索系统直接生成文件内容，可以有效防止档案的混乱排放，减少丢失现象的发生。

3 提高农业科研档案数字化管理水平的主要措施

3.1 建立健全各项规章制度 农业科研单位在遵照国家相应法律法规规定的前提下，制定适合本单位实际情况的档案管理制度。一方面，使档案的收集、整理、立卷归档，保管、统计、借阅、利用以及安全、保密等各个环节有章可循，有力地促进档案管理的规范化，方便档案管理工作进行量化考核；另一方面，提高档案管理的保密力度。进一步提高管理人员的责任意识，牢固树立“保密工作无小事”的观念，在实际执行中，不断完善规章制度，确保农业档案管理的规范化、制度化。

3.2 加大投入力度，配备相应的硬件设施 传统档案基本上是以纸质或照片的形式存在，需要通过录入、扫描等工作进行数字化处理，才能生成数据库资源进行储备，最终实现档案的数字化管理。因此，现代化硬件设施、电子设备等资源是档案数字化的基础。要及时配备档案管理所需的设备，并对老化的设备进行更换，充分发挥现代科技在档案管理中的作用。而对档案管理的投入程度，直接反映出对此项工作的重视程度，这就需要农业单位的重视，作为一项系统工作来抓。

3.3 提高管理人员的综合素质 作为档案管理人员，一是认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策；二是制定档案的工作计划，并按照《档案管理工作规范条例》、《档案库房管理制度》的相关要求负责对各类档案的接收，分类，编制，对借出的档案要进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全完整，不同科研部门的档案存放要做好分类与储存，科研人员只能借阅本部门的档案材料，确保科研的保密性，防止信息外漏；三是树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密和保管工作。

参考文献

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（责编：张宏民）endprint