浅析网络化背景下的电子档案安全的维护

王莉

摘要：网络化的快速发展使人类生活发生了巨大变化，它像一面双刃剑给人们带来了便捷的同时也带来新的困难。新形势下的电子档案管理工作将面临艰巨考验，在全球网络化的背景下建立健全、合理、严谨相关法律法规对维护电子档案的安全与真实具有重要的意义。

关键词：电子档案，外部因素，载体， 风险评估；

问题的提出：目前计算机广泛应用于办公自动化与自动化工程设计，在此过程中产生了大量的CAD或公文电子文件，因此对电子文件和电子档案的管理工作成为了档案管理者的主要职责。如今电子文档的广泛使用的趋势已经变得势不可挡。它不仅能够快捷地传递交流信息，完善信息服务、缩小档案保留空间、实现信息资源共享，同时也对档案工作人员关于电子档案的保护工作提出了更高的要求。以下的图1为电子档案的流程管理图

图1

一、电子档案的保护问题

1、电子档案及其潜在风险

电子档案比传统纸质的相比拥有许多自身优势，但是同时也不可避免其潜在的风险。其中安全保密问题是最难于克服的问题，电子档案是经过数字电子计算机处理的档案，因此它对现代的信息技术具有高度的依赖。而现在的网络安全问题成为了电子档案保护安全的最大隐患，电子档案的破坏问题部分是由于人为因素（如系统自身的漏洞导致的黑客对网站的入侵），同时电子档案信息的安全除了人为因素外，自然因素也是导致电子档案信息丢失和泄露的重要诱因，如（风、雪、霉菌、一些不良化学反应）

2、电子档案信息的易变性

电子档案是由电子文件转换而来的，电子文件是计算机中产生的文字、图像、声音。影像等多种形式等信息的集合体。电子档案的信息形态是数字化的，产生和读取是以计算机为中介而实现的，同时对一些高科技设备和技术具有高度依赖性。电子文件在起草和处理阶段其中最醒目的特点就是改动便捷。此外，电子档案的内容信息与载体之间具有可分离性，这是造成电子档案在传递过程中或被更改到其他载体时被改动却不被察觉的可能性。计算机内部的储存器磁盘具有可重写性，例如储存器的随机读写功能，会使电子档案内部的信息发生增加、压缩、涂改，这些都给电子档案内容的真实性与管理的保密性增加了工作的难度。

3、 电子档案本身的不稳定性

这里指的是电子档案载体的不稳定性，因为电子档案大以软硬磁盘、磁带、光盘为中介，这些介质与纸质相对，更具有易变性。这种易变性还体现在常温环境下。一旦载体的结构发生了变化，由于电子档案与载体具有分离特性，从而电子档案具有易变性，被改后却留不下什么迹象；容易复制，而且复制件与初始件难于辨别；容易传输，而且多个用户可以同时访问同一文件；总而言之，载体的不稳定性增加了工作人员对电子档案安全管理工作的难度系数。

二、档案保密工作面临的新挑战

1、保密领域的扩展

在全球化背景下，政治经济联系日益密切，同时随着对外开放不断开展，经济、科技对外交流日益频繁，经济、科技领域的保密工作越为突出。档案的保密的工作范围由过去保守的军事政治宽展到如今的经济、科技、文化交流领域。保密工作的整体领域由简单到复杂、由浅入深。

2、保密内容日趋丰富

随着电子文件、与档案的出现，信息记录的载体和传输途径发生了巨大的变化，档案保密工作内容扩宽了，除了保护纸质档案，还需保证无形的电子档案的信息安全。因此静态管理与动态管理相结合贯穿于电子档案信息的“收集—处理—传递”的全过程，既要做好单位的档案保护工作，又要保证所处网络的任何端口无懈可击，倘若一个端口出现泄密，整个网络系统将有可能面临瘫痪的危险。

3.保密工作难度系数加大

计算机网络信息技术的广泛应用，给人们带来便利的同时，新的秘密泄露的途径也不断增加，黑客的攻击窃密手段更加高明、窃取的途径日益多样化、速度变得效率化。网络的快捷和距离的遥远使其犯罪活动更加难于发觉和检测。

三、电子档案保密安全保障策略

1、“预防风险”策略——预防为主

風险评估是风险管理工作最基本的依据。在电子保密工作中更要做到未雨绸缪，其中“预防为主”是指对将来不可预知的情况下引发问题的治理措施在档子档案安全管理过程中提前识别风险并控制风险。这种风险意识顺应了新时期的潮流。同时既能够保持警醒提前识别风险，又能够在未来常规风险或非常规风险一旦出现的情况下，最大化地降低损失。因此笔者认为电子档案风险评估是具有谋略的一种管理策略。它主要分三个阶段即风险识别—风险评估—风险控制阶段。它同时也是电子档案管理中最具全面周祥的体现。

2、 执行严格的归档制度并建立电子档案管理的记录系统

首先在电子档案归档时要进行全面认真的核查，需要检查电子档案的内容是否完整，是否真实可靠；并说明相应的机读目录、伺服软件是否需要一起归档；归档的电子档案是否正确反应产品定型状态的版本。其次，归档的电子档案要使用光盘做为存储介质并对其进行严格安全的维护，使之处于只读状态。再次，建立一套严格的电子档案记录系统，可以在电子档案进行整理或者软件平台发生变化的情况下，为每一份电子档案建立必要的记录，如记载文件的形成、管理和使用情况，用这些记录来证实电子档案的内容真实性。

参考文献

[1]汤卫新，《电子档案与传统载体档案之比较研究》，浙江教育学院学报

[2]夏利宏，《新形势下电子档案管理存在的问题及对策》，图书与传媒

[3]王秀华 霍东方 ，《电子档案信息安全管理和技术措施》，河北大学学报

[4]王强，《电子档案安全保护措施的局限性及对策分析》，档案学研究