试论档案管理的现代化

闫枫

摘要：档案管理现代化，要调动从业人员积极性、深入归纳档案管理的规律，推进档案管理工作，努力探索具时代特色、科学有序，才是实现档案管理现代化的有效路径。

关键词：档案管理；现代化；人员积极性；科技水平

档案整理在我国并不是新生事物，他是经历了一系列历史积淀形成的，我国古代档案管理内容丰富，水平较高，为后人积累了丰富的经验，孕育了延续至今的优良传统，体现了古代劳动人民的智慧，这些思想内蕴不仅涉及了档案的收集到档案的整理也体现在档案的保管技术方面。古代的档案收集要求齐全完整，并由专门机构收集，在移交过程中也有严格规章。在档案的管理归类方面，具体有划分：大类思想、时间分类法、组织机构分类法和问题分类法思想。管理方面由于中央集权制的皇权制度，档案的管理非常严格，有良好的思想，非常注重保管中的虫潮等自然灾害同时也对档案的保密和安全有非常高的意识。我国档案管理承袭前人之精华，随着时代的发展和档案的丰富性，更应该具有创新性思想。踏着前人的足迹，开辟档案管理的现代化之路。

一、档案管理的现代化

档案管理现代化是社会发展和科技进步的必然结果，也是随着档案工作发展的必经阶段。1946年美国制成第一台电子计算机到现在计算机已经进入千家万户，并且广泛运用到了各项工作中，使利用电子计算机进行档案管理成为可能。计算机管理档案有速度快，准确率高，资源共享，快速检索等一系列超远传统人工档案管理的优势，但是档案现代化是一个动态的概念，随着现代的不断变化，和科技成果的不断更新，档案管理会紧跟时代和科技的步伐，适应于动态的管理需求。

档案管理的现代化需要很多方面的共同的努力，首先就是要加快档案的标准化建设，这是档案管理的现代化的基础，这个标准化不仅包括档案管理办法的标准化，同时也包括档案管理设施的标准化。只有拥有了同样的管理方法，才能在信息时代，达到资源共享，互通有无，共同发展的目的，在遵循各项档案管理的特殊性同时，坚守统一的标准，遵循档案管理的标准，以便各项档案管理工作的有效有序进行。同时，档案管理的现代化需要硬件的支持，软思想的指导，需要硬件的实现，标准配备同样的信息沟通设施，标准化的计算机，标准化的档案管理室等一切基础设施，加强标准化硬件的建设有助于有效的推动档案管理现代化，是现代化的基础。

二、实现管理现代化需要管理人员的积极性。

档案管理人员由于工作、社会和个人等多方面原因，会形成职业倦怠。工作方面，在传统的档案管理模式下，档案管理人员的工作往往是重复的，毫无乐趣的，在大量重复和枯燥的工作面前，长时间的从事会造成倦怠。社会方面，由于对档案管理重要性的不了解，人们对档案管理人员多有误解，认为工作无价值，缺乏相应的尊重。另外档案管理人员的工资一般相对较低，这也造成了社会对档案管理人员的轻视，造成档案管理人员对工作的倦怠。随着档案管理自动化、网络化、数字化的发展，要求档案管理人员有较高的知识水平和专业素质。具有敏锐的信息意识和创新思维及开拓进取精神，具有信息采集的能力，并要求档案管理人员将采集到的信息整合并为一定的目的服务。同是要求档案管理人员有对知识信息有较强的保密观念。由于需要信息的交流，需要信息管理人员有较好的交流沟通能力。但现有的档案管理人员对现代化的档案管理要求之间存在差距，又缺乏相关的培训，也在一定程度深引起了职业的倦怠。

对档案管理人员职业倦怠的心理调适是一个复杂的系统工程，之所以用工程来形容，是因为他需要社会的关注，相关机构的努力和个人心理的调试。社会方面即提高档案管理员的社会地位。宣传档案管理的重要性同时，进行正确的社会观念引导，同时严把进入机制，提高档案管理人员的素质。相关档案管理机构，需要出台一系列保护档案管理人员的政策，必要时应该在奖励评優方面给予一定的政策倾斜。深化体制改革，对档案管理人员进行必要的知识培训。加大奖励的同时，严惩对工作的懈怠。做到有奖有罚，奖励为主。

但是，要想充分调动档案管理人员的积极性和创作性，还需要档案管理人员的自身调节。在工作的同时要保持平和的心境，在自己本职工作中寻找快乐，在重复的工作中寻找创新点，争取在档案管理的现代化道路上找到自己，表现出更好的自己，为档案管理现代化做好自己的重要一环。

三、科学化是实现档案管理现代化的有效路径。

首先，要将死档案变为活字典。档案工作是要建立分类，管理好档案，但是其最终目的不在于保管，更在于服务。推动档案管理在功能上由馆藏型向利用型转变。最大发挥档案的信息作用，让档案充分发挥其社会效益甚至经济效益，通过先进的设备和领先的理念，将档案的信息最大现代的挖掘出来，并整合共享，为社会提供资源服务。

其次，建立电子档案，传统的档案管理方式是纸质的，不仅不方便管理，更不方便查阅。

现在的档案工作已从传统的纸质档案、实体档案管理为主变为数字化档案管理。借鉴发达国家和先进的档案管理经验，我国已经开始了档案的电子化，电子档案体现了鲜明的资料优势、技术优势和服务优势，但是要注意坚持网络建设与安全管理同步进行，达到方便利用和安全保密的有机统一。

最后，制度体系是保证。立法和运行是两个并行的动作。一方面党和国家要从宏观上掌控档案管理的现代化，为科学化，现代化，创新化的档案管理建立制度约束和导向。从档案管理部门来说，要不断增强自己的科学化建设和现代化观念，提高素质增强责任，转变方式，建立机制，从说到做，从观到行。最终达到档案管理的管为用，理为得。充分调动档案管理人员的积极性从而提高学习科学和先进的积极性。