设备档案管理工作中的几点思考

张小梅

[摘 要]公路部门承担着国、省干线的建设、养护和管理，必然离不开大型设备的使用，本文将探讨设备档案管理工作中的几点思考。

[关键词]设备档案管理；思考

公路部门承担着国、省干线的建设、养护和管理，必然离不开大型设备的使用，因此设备档案管理工作是公路部门档案管理工作中不可或缺的重要组成部分，齐全、完整、科学的设备档案管理，可为公路的建设和发展起到一个很好地推动作用，在实际工作中，如何做好设备档案的管理，提高工作质量和工作水平，笔者有如下几点思考，以供商榷。

一、设备档案的收集工作

档案的收集工作是整个档案工作的基本环节，只有把档案收集工作做好，才能为档案整理、利用打下一个好的基础。公路部门按照档案管理的相关规定，设备进单位时，档案人员应该参加验收，有关文件材料经验收合格后交档案室保存归档。这样做的好处，一方符合了规定的要求，另一方面又保证了设备档案收集齐全、完整，方便了以后的利用。但是不是单位所有购置设备的资料都要归档？在实际的工作中，但凡购买了设备的部门往往一古脑儿把设备随机资料全都移交给档案室，这看似是档案收集齐全了，但实际上得不偿失，一方面如果设备资料全都要归档，势必给档案为库房带来困难，另一方面也给使用者带来了不便。针对这种情况，笔者认为应该采取以下几种方法：一是对那些属国内外先进、尖端、复杂的设备，其资料都要全部归档，归档后，为了方便单位的利用，在条件允许的情况下，可复制一套提供给使用部门；二是对那些简单的、一般的设备，如空调、电脑等，可不归档，其资料可留存使用科室；三是对同一型号的多台设备，可选择一至三台份资料保存，其余移交使用部门；四是对一台设备的多份资料，可选择一份作为档案永久保存，其余的可作为资料供使用者借阅时使用，把多余的重复的资料提供给使用部门时，必须办理移交手续，对那些重要设备的重复资料移交给使用部门时，除了办理移交手续外，还必须定期派人检查，看其是否保管完好。

另外，对设备的维修、保养等方面所形成的资料也要注意收集。每年单位都要对一些大型机械设备进行检修，在检修过程中，往往会形成一些检修记录等资料，以前这些资料基本都留存于使用部门或技术人员手中，为了改变这种情况，保持设备档案的连续性、完整性，我们应和设备管理部门联系、磋商，制定规章制度，对那些在设备维修中所形成的资料有针对性、有选择性地接收进档，这样做，虽然增加了档案工作的难度，但把这些检修记录收集齐全，可以为今后设备的检修提供很好的借鉴和参考。

二、随设备而来的光盘的管理

随着技术的发展，一些尖端的设备随机带来一些计算机光盘，光盘档案不同于纸质档案，对这些随机软盘该如何妥善保管，也是我们该引起重视的问题。软盘具有体积小、重量轻、成本低、易损伤等特点，难以长久保存，一方面随着磁性的自然衰减和载体的老化，信息会随之变化，另一方面，因保存或使用不当也会造成光盘信息的损失，因此必须有针对性地采取保护措施。具体来说，笔者认为这些随机光盘不能简单地与设备档案放在一起，应该存放在保管条件好的地方或专门留一个柜子存放。在保管光盘时应注意正确存放，光盘应放在专用的硬质光盘盒中，一方面可避免相互磨擦损伤盘面，另一方面可起一定的防尘作用。在光盘的利用过程中，在开箱之时，就应该把光盘复制多份作为备份，其中一份留给使用者，其光盘原件一般情况下不外借，专用于保存，这样一方面为利用者提供方便，防止意外事故的损失，同时另一方面也利于信息的安全与保密，也可应付使用盘在操作过程中信息的损坏。

三、设备档案的鉴定工作

档案鉴定工作是档案部门一项经常性的任务。鉴定档案应根据内容和作用，用全面的观点去鉴别档案价值，认真负责地提出处理意见。设备档案的鉴定也是如此，对超过保管期限的档案或失去保荐价值的档案要定期做好鉴定工作。那种认为设备存在，其档案就应该存在，设备报废了，其档案就应该全部销毁的观点是片面的。对档案室存档的已超过保管期限的或失去保荐价值的档案究竟如何处理，笔者认为要区别对待，不能搞一刀切，具体可以采取二种处理方法：一是对一些重要的或大型的设备档案继续保存，供今后在设备使用或维修方面借鉴参考；二是对一些简单的或一般的设备档案，如果没有继续保存的价值，要组织专门的鉴定小组进行鉴定，确认无继续保存价值的档案可以作销毁处理。

由于设备档案鉴定处理涉及的范围广，数量比较大，情况比较复杂，所以在鉴定处理设备档案的过程中要注意以下几个问题：一是要组织专门的鉴定小组，由总工程师牵头，档案室主办，设备管理部门协办，开展调查和研究，提出设备档案鉴定处理办法，并要加强鉴定处理业务指导；二是不论什么样的设备档案，在设备报废或拍卖之前都要进行全面的鉴定，对确认无继续保存价值的设备档案不能草率处理，要按鉴定销毁程序办理；三是单位尤其是设备管理部门应把设备档案鉴定处理纳入常规工作，切实加强管理，明确专人负责；四是对一些同类型的设备档案，如果以前购置的设备已报废，其说明书可作销毁处理，如有详细图册可保留下来，因为一些后来购买的设备，仅仅配置说明书等少量资料，以前留下的图册可作参考，如随报废设备一同销毁，那是得不偿失的，建议将其插入到同型号的设备档案卷里，以便以后使用。

总之，设备档案管理工作随着形势的发展而发展，只有在设备档案管理过程中发现问题并找出解决问题的方法，才能为档案管理工作注入新的活力，才能有力地推动档案工作的发展，使其更好地为公路建设和发展服务。