网络环境下高校电子档案标准化管理模式探讨

[摘 要]随着社会信息化进程的加速和社会信息量的不断激增，高校自动化办公系统的普及，大量电子文件的产生，使档案管理部门打破了单一的纸质管理模式，出现了两种载体档案共存的现象，做好电子文件的管理显得日益重要。

[关键词]高校；电子文件；管理模式

随着社会信息化进程的加速和社会信息量的不断激增，人们对信息的迫切需求，需要信息服务部门迅速、准确、方便地提供人们所需要的信息。作为信息资源的存贮地，高校档案馆信息具有社会性、综合性、通用性、内容真实可靠等特点，与高校建设、发展密切相关。因此，高校电子档案实行标准化管理，为电子文件在不同平台上的创建、读写与传递创造了条件，为电子文件的广泛利用提供了舞台。是档案部门直面时势变化，顺应社会发展需求，服务社会及高校建设的有利保证。

一、电子文件标准化管理的必要性

1、电子文件标准化管理是有效保存高校各类档案，对高校历史负责的需要。

保存高校各类档案是学校领导及档案工作者的责任，有必要采取包括技术手段在内的一切措施来保存好高校的历史。电子文件标准化管理，可以规范电子文件归档、管理和利用，正是众多技术手段中最行之有效的措施。

2、电子文件标准化管理是依法管理电子档案的需要。依据《中华人民共和国档案法》，各级机关、企事业单位所产生的对国家和社会有保存价值的文件（包括电子文件）必须进行收集归档。

3、电子文件标准化管理是加强高校信息资源建设的需要。电子文件标准化管理可将高校各单位形成的电子文件及时归档、管理，并及时移交到档案馆，可大大丰富高校信息资源，方便管理、利用，更好的为广大师生员工及高校发展提供服务。

4、电子文件标准化管理是高校信息资源共享的需要。随着高校办公自动化系统的日益完善，通过校园网平台为党政决策、机关办公、学术研究、学科建设和学生个人档案等，提供网上全文检索、浏览、下载及打印。对各单位的信息资源进行整合，统一管理，统一提供利用。

二、电子文件标准化管理必须遵循的原则

1、前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。

前端控制是保证电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。文件的形成是前端，前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析、科学整合，把需要和可能在文件形成阶段实现或部分实现的管理功能尽量在这一阶段实现。由于电子文件具有易流失、易更改等特性，文件内容出现差错的可能性比纸质要大得多，其中很多差错及其造成的后果是不可挽回的，即使可以恢复或部分修复，往往也需要付出很高的代价。这些差错有些来自系统的缺陷，有的出自文件的本身，有的出于管理的失误。把保障电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的措施附加于文件形成过程，把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围、最佳的时期，即文件形成阶段。可以有效地防止其他管理环节对电子文件的操作和破坏。

2、全程管理原则

电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件体理论与前端控制理论的组合应用。在业务流程结束后，及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，最后将需永久保存的电子文件移交到档案馆。同传统的档案管理理念相比，全程管理有以下特点：首先，对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理，将文书、档案工作看成一个连续的过程。其次，保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据，并保持两者间的有机联系。再次，事前管理代替事后监督，管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。

电子文件的全程管理由于过程的可控性强，过程控制的反馈周期短，因此，对电子文件生成、流转、利用、保管等每一项具体管理内容的实施过程进行监控，便于及时发现和纠正失误，不断调整管理策略。在过程管理中，所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都被记录在案，以证实电子文件管理系统中的运转状况，确保电子文件的管理质量。根据电子文件的特点和管理要求，必须建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。

3、集成管理原则

集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流内部管理活动的集成、文件流与业务流的集成、文件流与其他信息流的集成三方面。

档案集成管理，是指集成主体以全新的管理理念及方法，突破人们惯有的常规模式，以积极的探索精神将集成的基本原理和方法创造性运用到档案管理中的一种实践模式。高校档案集成管理，则从集成新视角去分析高校管理活动，立体地、综合化地运用各种不同的方法、手段、工具，将高校档案组织中人力、物力等软、硬资源要素有机地纳入到管理视野之中，并将高校档案管理组织内外的各种集成要素按照制定的集成模式进行整合，促使各集成要素功能匹配、优势互补、动态开放及创造性融合；从而使得档案管理系统整体功效倍增，变被动为主动，最终促进整个档案管理活动效率的提高。

三、档案管理“双轨制”，确保档案信息完整。

虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。2008年8月20日，教育部和国家档案局联合发布的《高等学校档案管理办法》第三章第十五条明确规定“学校应当对纸质文件同步归档”。因此，档案标准化管理要严格实行电子文件和纸质文件同步归档的“双轨制”原则。

“双轨制”，是指在文件生成、流转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转，实行“双轨制”的档案部门在文件包括收文、发文和内部文件进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复办理，形成两种的归档、管理方法。

要把两种载体的档案信息完全融合起来，充分发挥各自的优势，下列工作不容忽视：

（1）对高校办公室自动化系统及各单位中心主页上形成的正式的公文及工作信息文件。由公文形成部门专门打印一份纸质版文件，并加盖公章，专门作为归档保存，同时还要将电子文件的电子版（包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息）及时收集保管，采用“双套制”确保档案的安全，也为电子文件的全文检索利用提供了可能。

在无纸化工作流程中，电子文件从开始产生到处理完毕不需要使用纸张，全部在办公信息系统中完成。目前开展电子文件管理，特别是实行档案“双轨制”管理的高校通常实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他职能部门也可以直接在网上查阅，调用。因此，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的，纸质文件随时归档不仅减轻了高校内各部门保管文件的压力，也减少了个别存放文件保管不善等问题，提高了归档的齐全率。

（2）对校园网信息服务系统上发布的有归档价值的电子文件。由高校网络中心每年定期集中刻录光盘归档。对“数字化校园”办公自动化过程中形成的公务电子文件，先由兼职档案员对本单位等待归档的OA文件进行检查、判别，并按档案管理的要求补充必要的档案著录项后再作预归档，待一个部门处置完了需要预归档的全部文件后，专职档案员再对该部门的预归档信息进行审核，正确无误后正式接收归档，采取与OA系统设计接口软件，直接由办公自动化系统的“文件管理”功能中的“文件归档”操作，将办理完毕的电子文件直接由文件承办人上传到档案馆服务器，并按照预先设定的编目方案自动生成档号等，即完成在线归档任务，与OA系统电子文件相对应的纸质文件，采用相同档号来处置并实施归档。各成文单位自己打印的有归档保存价值的电子文件，则用光盘刻录后送档案馆归档。

（3）对未在校园网上发布的有保存价值的公务电子文件。由公文形成单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。

随着高校电子文件管理实践的深入，档案工作者应逐步形成对电子文件管理标准的进一步细化，科学地建立起高校电子文件管理标准体系。从而更详尽地建立起符合高校电子文件管理需要的各项标准，为电子文件的科学管理提供更为细致的管理指南，为实现电子文件的规范管理提供更具操作性的指导和规范。

参考文献：

[1]《高等学校档案管理基础》

[2]冯惠玲，电子文件管理教程[M]，北京：中国人民大学出版社，2001。

作者简介：吴勤1972-5，女，汉，福建省晋江人，广州体育学院，档案馆员本科，研究方向：档案管理方面。