高校人事档案信息化建设对策思考

于鹏涛

摘 要：近年来，随着高校发展规模的不断扩大，对其人事档案的管理工作要求不断增加，随着高校人事档案规模的不断扩大，利用传统的档案管理方式已越来越无法满足档案发展规模的要求，无论是保管方式、基础设施还是人员业务水平都一些问题都不断显现出来，特别是信息化时代的到来，这些问题对高校人事档案管理部门带来了更大的困扰，所以加快高校人事档案信息化建设是势在必行。本文从人事档案信息化建设的作用和意义入手，分析了高校人事档案信息化建设中的主要问题，并进一步对高校人事档案信息化建设的措施进行了具体的阐述。

关键词：高校 人事档案 信息化建设 措施

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）04（c）-0248-02

1 人事档案信息化建设的作用和意义

1.1 有利于提高管理人员的工作效率

长期以来在我国的人事档案管理工作中，都是管理人员通过手工的方式对档案信息进行收集、整理和利用，工作较为繁琐，而且工作量也较大，不仅费时费力，而且工作效率也较低。而档案管理实现信息化后，利用计算机技术和网络技术替代了传统的手工管理工作，不仅有效的提高了检索和查询的速度，而且工作效率也有较大程度的提升，更利于加快人事档案信息的开发利用工作，而且信息传输具有及时性，确保了各项决策的正确性。

1.2 有利于档案人员业务水平的提高

利用信息化来实现对人事档案的管理，使管理人员从高强度的繁重手工劳动中解脱出来，可以有更多的时间进行学习，从而有效的提升业务能力及管理水平。

1.3 提高了人事管理工作的运转速度

人事档案是在高校进行干部选拔和任用时重要的信息资源，可以为各项决策提供科学的参考意见，对于提高人事管理工作的水平及加快人事管理工作运转的速度都起到了极其重要的作用。

1.4 有利于实体档案的保护

人事档案的介质是纸张，纸质材料作为人事档案的重要载体，同时也是原始的证据资料，这些资料需要在用户查询时不断的进行翻阅及反复进行拆装，这就很难避免纸张不会受到损害，所以在档案信息化实现后，不仅有效的减少了对实体档案的接触，而且对实体档案也起到了有效的保护作用。

2 高校人事档案信息化建设中的主要问题

近年来，由于对高校人事档案的重视程度不断提升，人事档案在制度、内容规范等许多方面都取得了较好的成效，但在目前高校人事档案管理工作中还存在着一些问题，这些问题的存在在一定程度上制约了高校人事档案管理工作的进展。

2.1 档案材料不全，内容失真

真实性是人事档案得到存在的根本，但在当前高校的人事档案中，其材料的真实性有所欠缺，不仅档案的内容没有实现良好的衔接，而且在进行时间和日期的填写上具有较大的随意性，在档案的材料中更多体现的是个人的成绩和优点，而对于缺点及错误则很少提及，这样情况的存在， 与管理工作中审核把关不严具有直接的关系，影响了档案的利用。

2.2 管理传统，效率低下

目前在我国部分高校对人事档案的利用中还以实体档案为主。长期以来档案的纸张规格都是以16 K为主，这与当前办公用纸A4规格存在着较大的差异，需要在装订时进行裁切及折叠工作，使工作效率受到较大的影响。而且传统管理方式中各项制度都存在着不健全的地方，与现代档案的发展规模难以匹配，再加之收集方式的不科学，所以档案材料失真是普遍存在的现象。而且我国高校由于在过去较长时间内都没有建立健全的人事档案收集审核归档制度，这就导致档案材料的收集工作滞后，把关不严，不进行审核即装袋，材料存在失真及虚假的情况。

2.3 利用范围狭窄，适应性较差

目前各高校都采用自行开发研制的人事档案管理软件，仅在人员基本信息、档案目录编辑、档案转递等日常管理中的几个坏节实现计算机管理，信息存储量窄，功能小操作繁琐，信息的统计和综合分析过于复杂，信息化程度不高，难以适应现代信息化和档案管理网络化的发展。按照传统的人事档案管理制度，人事档案的利用范围主要是党政机关、国有企事业单位，利用最多的主要是传统人事管理工作的范畴。但是，随着社会主义经济体制改革的深入，非公有制经济的迅速发展，非公有制经济组织、外资企业、社会化中介组织等成为吸纳人才资源的重要渠道，大量的本专科毕业生要流向市场，流向私人企业和外资企业。显然，传统人事档案的利用制度不能适应现代人力资源开发的需要。

3 高校人事档案信息化建设的措施

3.1 加大投入，建立人事档案网络化管理体系

随着网络信息化的不断深入，各高校都已实现计算机作业，并且都建立了校园网，设有专人管理和维护，这些为人事档案信息化建设提供了极为关键的物质基础，为人事信息资源区域性的服务提供了广阔的共享平台。因此，在人事档案信息化建设中，一是要适当加大基金投入。对于有条件的单位，应完善其档案管理信息化设备，提高档案信息资源开发利用的进度。二是加大科技开发人员的投入，对现有人员进行培训，加强人事档案数据库的研究和开发。针对高校档案管理技术相对落后的实际，有计划、有步骤地加大投入，完善基础设施，以加强档案管理的技术装备。

3.2 建立人事档案网络化管理体系，加强信息资源库的建设

一要建立高校人事档案信息通用数据库，把人事档案原始材料通过电子设备转换成数字模式存储到磁盘等存储设备上，通过相应管理软件或网络对其进行管理、使用。二要建立并完善高校人事档案数据库管理系统，将人事档案的日常管理通过计算机实现信息化管理。三是建设高校人事档案信息网站，通过网站将档案信息服务直接面向用户，形成用户与人事档案信息管理者之间良好的互动。

3.3 实施人事档案的分级管理

在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库建成的基础上，根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现学校内部、学校之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享。

3.4 强化业务，提高档案管理人能力。

人事档案信息化建设过程中，需要具有高素质的档案管理人员充足到档案管理岗位上，所以高校在引进高素质人才的同时，也需要加强对现有档案管理人员的培养，定期组织管理人员进行培训和教育，在加强专业知识培训的同时，不断的拓宽其知识面，加强相关领域知识的学习，使其技能和工作能力不断提升。同时还要加强档案管理人员政治思想和职业道德教育，使其在岗位上更好的扎实工作，为高校教学和科研工作提供更好的服务。

3.5 深化改革，建立健全的人事档案管理制度

加强人事档案管理制度的完善，确保其更合理和科学，使人事档案工作更加制度化和规范化。建立材料收集网络，不断的对档案内容进行充实，严格对材料的内容进行鉴别，做好档案材料的归档和装订工作，在材料传递过程中的还要确保其安全性，严格按章办事，使人事安全性和真实性都能够得到保证，另外还要对档案材料进行及时的更新和补充。

总之，人事档案工作人员要以制度来维护管理，以管理来保证质量，切切实实做好管理工作，让人事档案工作走上科学化、制度化的轨道。

参考文献

[1] 潘姝.人事档案管理现状及对策[J].丽水学院学报，2009（6）.

[2] 王晓燕.高校教学档案管理浅析[J].河西学院学报，2007（4）.endprint