农业科研档案规范化管理研究

张冬娥

[摘 要]我国最重要的农业科研和生产信息的资源就是农业科研档案，其也是农业科技档案的重要组成部分。我国农业科研档案目前在管理上还存在着一些问题。本文就农业科研档案规范化管理做一番探讨。

[关键词]农业科研；科研档案；规范管理

引言

农业科研档案主要包括农业科学研究中从客厅立项、申报、进程、总结、结题再到成果鉴定这一系列过程中的各种档案材料，当然，不仅仅是只是农业，还包括林业、副业、渔业、牧业等。其是科研工作者在研究过程中形成的各种声像、电子、文字材料等的总称。也是农业科技档案的重要组成部分。由于在管理农业科研档案的过程中还存在一些问题，导致一些问题的发生，从而产生资源的重大浪费。因此，有效的管理农业科研档案是档案管理人员最重要的工作[1]。

1.档案管理中存在的问题

1.1不重视档案管理工作

有很多的科研工作人员和科研单位的工作领导只重视给单位和个人能带来利益的工作，比如：申请科研项目、申报科研成果、落实科研计划等这些都是能给单位或者是个人带来直接利益的。从而忽略了科研档案工作。因为，科研档案并不能为他们带来立竿见影的利益成效，导致他们不会重视这份工作，尤其是对形成科研档案的中间环节最不重视，从而就造成了档案不完整及流失的现象。

1.2不重视档案管理工作的性质

由于有的单位科研档案人员被消减或者是兼职，更有甚者是没有分管领导，把档案管理工作安排给闲散人员去做，而档案管理人员又频换的更，从而使档案管理工作非常的混乱。

1.3工作人员归档不积极

由于，档案管理工作和工作档案管理工作人员的切身利益不挂钩，这也是导致他们工作消极的原因。同时，有些成果的研究人员受到经济的影响，让他们想将发明据为己有，且单位又没有具体的制度约束他们，甚至有的科研人员为了自己的方便，从而不将档案归档[2]。

1.4不注意科研文件的积累

科研档案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用价值及指导价值都是因为其记录了科研成果的研究过程。但，档案人员和科研人员平时不注意保存科研文件，导致归档时科研文件收集不完整，从而造成很大的损失。

1.5档案管理方式落后

档案的数量随着时间的推移和科技的进步越来越大，这给提供利用和保管的工作都带来了很大的困难，再加上管理的手段和方法都不先进，非常的落后，检索工具也是单一的，工具单一通常表现在查阅工具，用的最多的查阅工具就是手工制作的目录或者是专题卡片，检索方法速度慢而且还很落后，准确率又不高。同时，在档案管理上计算机运用的很少，这就导致了档案信息在加工、存贮及传递等方面都缺乏了先进的技术设备[3]。

1.6开展编排工作不够

提供档案服务的一种高层次形式是档案编研。其是一种创造性的劳动。档案的开发利用和档案编研工作的好坏有直接关系。我国大多数单位目前还停留在一、二次文献的编研上。

1.7档案管理人员业务水平低

随着现代农业的发展，由于以往的农业科研档案管理人员文化水平普遍低下，特别是档案专业的管理人员就不用说了，他们的现状很难适应我国目前的现代科技飞速发展的需要。且他们的工作效果也不能给科研带来方便和效益。

1.8档案内容不完整

虽然科研单位对农业科研成果进行了归档，但是，科研档案工作中还存在内容不完整、归档手续不齐全的问题。这都表现在：核心内容不准确或缺少、科研文件缺失、归档手续中缺少相应的文件等。

2.规范农业科研档案工作

2.1设立专门的科研档案机构

由于农业科研单位都不是很重视档案管理工作，导致档案管理工作非常的混乱。因此，要改变这种情况，唯有设立一个专门的可以档案机构，让专业人员负责档案管理。同时还要加大力度宣传科研档案工作，并让工作人员都认识到这份工作的重要性。并且，还应完善奖励制度，让档案管理工作和切身利益挂钩，保证他们受到科研人员的同等待遇及尊重，以增强他们的责任感[4]。

2.2建章立制，从头抓起

制定相应的规章制度，首先要根据档案法的要求，并结合自己所在单位的具体情况才能建立。建立规章制度是为了让科技人员能够了解形成档案的各种要求，并有意识的开始收集和整理档案材料。同时确保材料的内容和质量。其次是，定期对各个材料归档进度进行检查，发现有没有及时归还的档案，要提醒科研人员将材料及时的归还。通过建章立制这样一个方法让档案管理人员和科研人员共同努力，从而形成规范的、完整的、科学的档案原始材料。

2.3建立激励机制，做好科研档案收集工作

为了做好农业科研档案收集工作，我们首要要根据其特点，将收集的工作范围概括为：归档课题、立项课题、鉴定成果、品种备案等不同的阶段。且每个阶段都要记录数据、往来文件、报告、图纸、书写材料等，并且保存。因为这些都是农业科研活动的直接记录。为了促进科研档案材料的完整、全面、科学，应根据实际情况制定考核奖罚制度。将归档完整、系统、全面、科学作为卡考核内容。从而科研人员和档案管理人员的工作热情及积极性[5]。

2.4开发利用农业科研档案信息资源

开发利用农业科研档案应该考虑几个问题。第一是考虑档案管理人员的事业心和责任感。第二是要考虑农业科研档案有没有按照农业部颁布的标准进行分类。第三是考虑有没有针对性和实用性。第四要考虑加强农业科研档案工作的保密。第五是要从更深层次的方面去研究农和开发农业科研档案的信息资源。其开发利用方式有三种，分别为：编制各级各类目录，丰富检索手段、加强安全保密工作、通过口头或直观方式宣传报导科技成果。

2.5管理方式现代化

自进入新世纪，档案管理工作的发展方向势必往档案管理微机化方向发展。一些条件还可以的科研单位可以利用计算机系统开发并研制有查询、检索、阅读等功能的农业科研档案数据库，并制成光盘。这样一方面可以开展有偿信息服务，且可以作为科研交流和科研活动的馈赠资料，以扩大档案信息。另一方面可以永久的保存和记录农业科研档案。这些都要求科研工作者有很高的业务水平，同时熟练掌握微机知识。就算不能跟编制软件，那也要回使用软件[6]。

2.6及时做好编研工作

及时做好编研工作有三个步骤。首先是将深奥的科研成果编研成可操作、简明、可直接应用于生产时间的农业实用技术，并通过各种形式传播给农民。其次是参考档案资料并搞好立项。最后是通过查阅并收集往年有关的同一个问题的农业科研档案，并分析归纳整理成综合评述。

2.7提高农业科研档案管理人员的综合素质

档案管理工作不但需要工作人员具有认真负责的工作态度，还要求他们就具有相当熟练的专业水平，具有现代的管理意识和技能。因此，提高档案管理人员的管理质量，就必须要提高他们的专业素质和文化素质。除了提高他们的综合素质还要让他们掌握党和国家的各项科研方面制定的方针政策。同时还要完善档案的管理制度[7]。

2.8规范档案收集内容

档案管理工作的基础和关键就是档案材料的收集。目前，我国档案法规定，国家规定的立卷归档的材料要定期地移交给单位档案机构，个人不得据为己有，这样方便集中管理。档案管理人员还应该根据科研档案的特点，要求课题调研人员一定要按照严格要求执行，并将他们在科研活动中的过程都按按计划的分阶段积累和收集，然后按规定移交到档案室，从而保证原始档案材料的规范、统一、科学、标准。

结语

随着现代农业的发展，科研档案管理工作中存在的问题，如：档案管理人员的水平低下、综合素质不高、没有完善的奖励制度等等，这些问题致使档案资源的重大浪费。因此，农业科研档案管理工作重点就是如何做好现有农业科研档案的管理工作，总而言之，规范管理农业科研档案工作有利于科研技术的总结和继承，并且还促进农业科学技术的进步和发展。且还是实现档案信息资源有效利用的根本保障。因此，只有高度重视农业科研档案管理工作、不断完善管理制度、重视体制机制创新等，才能让农业科研档案工作取得新成效[8]。

参考文献：

[1]林丹青，陈伟.关于新时期农业科研档案管理的思考[J].现代农业科技，2010.5（11）：21.

[2]马金星，章瑶.对农业科研档案信息资源开发利用的探讨[J].安徽农业科学，2011.11（03）：15.

[3]杨承富，刘瑛，黄光昱.基层档案部门实施档案信息化的思考[A].新时期档案工作论文集，2013，2（11）：25-27.

[4]李晓煜，吕孟雨.农业科研单位档案管理队伍的现状和改进建议[J].河北农业科学，2011，6（11）：134-135.

[5]郑莉.农业科技档案工作存在的问题与对策[J].农技服务，2010，2（08）：9.

[6]王兆华.时佩君；；农业科技档案与新农村经济建设策略研究[J].农业科技管理，2012，12（03）：12-13.

[7]张振玲.农业科技档案信息资源开发利用新思路探索[J].山东农业科学，2010，9（05）：6.

[8]王芳，汤明.农业科研单位档案管理信息化初探[J].现代农业科技，2012，6（08）：15-16.