提高档案管理科学化水平的路径选择

冯振龙

[摘 要]档案是一种原始记录形成的方式，它记录着人们生产、生活的具体情况和流程。随着科学技术的发展，人们记录档案的方式增多，储存档案的途径也增多。这使原来管理档案的方法已经落后时代的需求，人们需要更科学的管理档案的途径。本文说明提高档案管理科学化水平的重要意义、目前档案管理科学化管理存在的问题、实现档案管理科学化管理优化的措施。

[关键词]档案管理；科学化；路径

档案是一种原始记录形成的方式，它记录着人们生产、生活的具体情况和流程。过去，人们用文字、图表、磁带、录相带等方式记录档案，随着科学技术的发展，人们记录档案的方式增多，储存档案的途径也增多。这使原来管理档案的方法已经落后时代的需求，人们需要更科学的管理档案的途径。

一、提高档案管理科学化水平的重要意义

（一）时代发展的需求

随着时代感的发展，人们对档案的需求已经不再只是能快速的调阅到档案，人们对档案的质量有更高的需求。人们要求档案的记录能更准确、更直观化，它们能准确的反映出人们需要查阅的资料；人们要求档管的管理方法能更系统化，使人们能迅速找到自己需要的资料和与之相关的附属资料；人们要求能用更多的方法法查阅档案，能利用信息技术远程调用档案等。时代的发展使档案管理必须向科学化的方向发展，只有用科学的方法管理档案，人们才能广泛的应用到各种档案资料。

（二）文化建设的需求

要建立一个文化的氛围，就需要从每个细节去塑造文化的氛围。它包括用文字、图片、影像等建立一个文化意识，让周围的人受到文化的感染。这就要求档案能形成文化意识宣传的原始资料，它们能成为文化氛围塑造和宣传的基础。如果能做好档案的管理工作，档案就能够成为文化氛围塑造的原始基础，支撑文化建设的发展。要更好的做好文化建设，就需要提高档案管理的科学化工作。

（三）信息发展的需求

随着信息技术的发展，目前人们通常会用网络的方式查看自己需要的资料。人们用电脑的方式上网、手机的方式上网、平板电脑的方式上网、笔记本的方式上网。信息技术已经成为人们接受外界信息的重要途径之一。由于信息技术的发展，人们对档案管理水平的要求也越来越高。人们要求文件档案既能满足不同的权限调用要求，也能满足文件档案保密性的要求。档案文件必须电子化、信息化，这是信息发展的必然结果，传统纸章化文件管理最终要走向科学电子化文件管理的途径。

（四）工作性质的需求

随着经济的发展，人们对档案工作的要求也日渐提高，人们要求档案管理能形成一个系统健全、分类科学、内容完整的档案系统，在人们需要查阅档案时，只要根据需要的关键词查询，立刻就能调用出全部的档案资料。而传统的档案管理方式不能满足人们的需求，这意味着档案管理要向更科学的方式发展，它的管理方式必须满足档案管理工作性质的要求。

二、目前档案管理科学化管理存在的问题

（一）对档案重视程度存在的问题

部分单位的领导与档案管理人员对档案管理的目的了解得不够清晰，他们认为档案管理就是搜集好相关资料，保管好档案文件，只要相关人员需要调用档案时能给出档案资料即完成工作任务。实际上做好档案管理工作能让单位宏观的了解单位现状、找出工作中存在的问题、提高经济效益等。对档案管理工作的目的了解得不清晰成为科学化管理存在的障碍。

（二）档案管理制度不严谨的问题

部分单位的档案管理工作制度不严谨，这造成在移交档案、调用档案时存在程序不规范的问题。如果档案的原始记录出现问题，管理人员也无法追溯出问题出在哪个环节，也不知道该去向谁追究责任。档案制度不严谨使档案科学化管理无法实现。

（三）档案工作管理人员素质的问题

部分单位由于不重视档案管理工作，他们对于档案工作管理人员的素质要求不高，他们或者派部分知识结构已经老旧的工作人员管理档案，或者让其它的工作人员兼职档案管理工作。档案工作人员的素质问题成为科学化管理的一个瓶颈，他们不能以科学的方法归纳档纳，也不能即时补充档案资料，这使档案科学化管理无法实现。

（四）.档案管理工作方法落后的问题

在信息时代，要作好档案管理工作，不仅要求档案要全部实现电子化管理，同时它还要求能用专业的计算机软件管理电子档案资料。使电子档案资料形成一个系统的数据库。然而部分单位的电子档案或者资料不齐，或者有些单位根本没有完全实现档案资料电子化，他们依旧使用传统的档案管理方式，这使档案科学化管理难以实现。

三、实现档案管理科学化管理优化的措施

（一）找准档案管理的定位

要作好档案管理科学化工作，首先就要重新定位档案管理的目的。相关工作人员必须意识到做好档案管理是为了用档案资料优化单位的运营方式，使档案管理成为辅助单位运营的重要依据。因此，档案管理人员要更新思想方法，用更科学的方式做好档案管理工作。

（二）完善档案管理的制度

要用科学的方法管理档案，就要建立一套科学的管理制度。它要求从收集整理程序上完善档案资料的收集过程，从制度上要求档案工作人员主动能主动收集档案资料；完善档案交接流程，使档案经手的每个环节都能得到严格控制，一旦出现问题，能依照制度立即找到责任人进行问责；建立一套建全的档案保管制度，档案管理人员才能通过科学的方法严格保管原始资料。确保档案管理的科学性才能确保档案管理科学化能够实现。

（三）提高档案人员的素质

相关的单位在选择档案人员时，必须对档案工作管理人员的素质进行严格考核。它要求档案管理人员能以先进的理念、先进的方法、先进的手段管理档案资料。同时要在日常工作中考核档案管理人员工作完成的情况，如果档案工作人员的素质不足以满足档案管理的需求，则要立即对档案人员进行培训或管理。

四、总结

要实现档案管理科学化就要从档案管理的意识环节、制度环节、人员环节、方法环节全部用科学化的方式管理，这样才能让科学化管理水平的目标实现。

参考文献：

[1]朱萍.简析如何提高档案管理的科学化水平[J].华章2012（16）.

[2]傅艳华.朱永强.档案管理信息化的思考[J].机电兵船档案，2012（03）.