岗位管理模式下的高校人事档案管理

赵滟

[摘 要]高校人事档案管理目前还存在重身份管理轻岗位管理的现象，这不利于人事档案的管理和高校的改革发展，需要进行岗位管理条件下人事档案管理的模式与方法变革。

[关键词]高校；人事档案；岗位管理

人事档案是在人事档案活动中形成，记录和反映个人经历、德能勤绩、工作表现，集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。高校人事档案历史地、全面地记载着高校人事干部及工勤人员的综合信息，是学校考察、了解和正确选拔、使用高层次人才的重要依据，它具有现实性、真实性、动态性、权威性等特征。高校人事档案在人事考核、聘用、管理中发挥着不可替代的作用，管理好高校人事档案对于教职员工自身的成长和学校的发展至关重要，需要加强管理，提高管理水平和质量。

一、目前高校人事档案管理中存在的主要问题

重身份管理、轻岗位管理是目前高校人事档案管理模式中存在的主要问题。我国高等教育在十年来进行了重大改革，无论是教育规模还是教育质量都得到了很大的提升，但是在高校人事档案管理的模式和方法上改革创新力度不大，不能很好适应高校的人事制度改革。目前大多数高校还是沿用以前的人事档案管理模式，以身份管理为主，在人事档案管理中以教职员工的身份来分类管理，建立干部档案、工人档案。这种管理模式是计划经济体制下的产物，对高校员工实行严格的身份管理，影响教职员工的年度考核和绩效，阻碍人员效能的发挥，不能体现高校人事制度改革的成果。随着高校人事制度的改革，对教职员工进行岗位管理已是人事管理发展的方向。一些高校在人事档案管理中不能及时跟上改革步伐，管理方式陈旧，影响教职员工定期的考核、聘用、晋级，不能发挥人事档案管理服务高校教学、科研的功能，不能成为人事和组织部门的助手，弱化档案部门在高校中的作用。

另外一方面，在高校人事档案管理中也存在过分强调岗位管理，忽视甚至摒弃其他管理方式，这是与高校人事档案管理不相符的。高校人事制度的改革影响到人事档案管理的改革，一些高校按照高校人事改革的要求，在档案管理模式和方法中借用人事管理的经验，创新档案管理模式，但是一些档案管理部门在管理中过分强调改革，忽视原有管理模式的经验，造成档案管理中的脱节和混乱。其他管理方式在人事档案几十年管理中发挥了重要功能，为上级组织部门对高校干部人才的考察和选拔起到了参谋和助手作用，为优秀人才的成长和发展起到了助推作用，一些好的做法和经验仍有价值和意义。

二、高校人事档案管理中实行岗位管理的意义

（一）实现档案管理的科学化、精细化

高校人事档案管理的科学化、精细化一直是人事档案管理部门追求的目标，但传统的身份管理模式则达不到相关要求。身份管理模式下的人事档案管理一般是按照部门或者姓氏笔画（拼音）进行，其中按照部门管理的方式居多，便于档案材料的收集整理归类，便于档案的利用和查询。但是，这种管理方式在人事制度改革背景下存许多不足，主要就是不能实现档案管理的科学化、精细化。以部门归档、建档虽然在搜集档案材料时比较方便，但是不能很好体现出学校教职员工个体之间在德能勤绩方面的差异，不能及时有效地为学校领导的决策和组织人事部门的选拨、考核提供参考依据。人事档案管理如果按学校所设岗位系列和职级进行分类管理，则能及时梳理出学校教职员工的相关信息，能体现出教职员工个体之间在德能勤绩方面的差异，使得专技、职员、工勤之间的比例，教授的数量和质量等信息直观化，实现人才档案管理的科学化、精细化，能及时为学校的重大决策等提供原始依据。

（二）有利于推进档案信息公开

高校人事档案在服务广大师生、服务教学科研上的作用一直未得到充分发挥，主要原因是档案管理的信息化水平不够，从而导致人事档案信息公开化、社会化程度不够，影响利用效率。高校人事档案管理的信息化依赖于档案材料收集整理的标准化、格式化。标准化的材料通过计算机和相关的软件系统对其信息进行分析处理，便于部门和个人的查询利用。岗位管理模式下的人事档案管理与高校的人事管理相呼应，使其收集的档案材料按照岗位设置和考核的要求来进行，从而使档案材料表格化、标准化，方便管理人员对档案信息的录入和分析统计。这种管理模式不仅降低了管理人员的工作强度，也提高了管理效率，使档案管理部门能抽出更多的人力和物力用在档案的信息化建设上，为学校职能部门的工作提供帮助，为教职员工对档案信息的查询利用提供方便，从而推进人事档案信息的公开。

（三）有利于推进高校人事改革

在高校人事改革过程中，岗位管理改革是其核心。在人事档案管理中实现从身份管理模式向岗位管理模式的转变，与人事管理改革中的科学定编、按需设岗、岗责一致、按岗聘用和按绩晋升的基本要求一致，也便于人事部门对教职员工的管理和考核。高校人事管理中的绩效考核、年度考核、岗位考核关系教职员工的切身利益，影响到教职员工的职务、职级晋升，其考核结果往往受到大家的关注，需要档案管理部门提供原始材料。如果实行传统的身份管理模式，则影响到档案材料的查询利用服务，降低档案的使用效能，同时在岗位人事管理背景下也不便于档案材料的收集、添加和整理。岗位管理模式在人事档案管理中的推行，则与高校人事改革的理念和路径相一致，有利于推进高校的人事制度改革，有利于优化高校岗位设置，有利于增强岗位考核的实效性和针对性。

三、高校人事档案管理实行岗位管理的措施

（一）按岗位设置系列编目

高校人事制度改革要求在人事档案管理中也要按照岗位进行分类和管理，按照专业技术、职员、工勤进行系列分类编排目录，并按同一系列的等级进行归类管理。每种岗位系列可以分成不同的级别，如教师系列一级、二级等，其他专技系列三级、四级等，职员九级、八级等，工勤五级、六级等。这种打破原来按部门和姓氏笔画编目的管理方式有利于高校干部人事档案的精细化、科学化管理，便于人事和组织部门的考核，也有利于教职工对档案信息的查询。无论是档案管理人员整理和添加材料，还是职能部门查询员工信息，都不用像以前那样随着人员部门变化又进行重新编排和整理，也用不着像按姓氏笔画查询那样费时费力，这种全新的管理方式从根本上提高了档案的管理和利用效率。

（二）加强档案信息标准化建设

高校档案管理和服务水平低下，主要原因是在档案管理方式上落后。大部分高校档案馆仍处于手工和纸质化阶段，电子化、信息化管理水平较低，不少高校缺乏专业的人事档案管理软件，同时也缺乏高素质的技术和管理人才。在岗位管理模式下，高校人事档案管理需要加强档案信息标准化建设，提升管理效能。为了适应高校的人事管理改革，人事档案管理也得实行岗位管理模式，这也要求在档案信息的收集、整理、录入上实行标准化。在人事档案管理中，需要按照岗位设置系列设置不同的信息模块，统一同一系列基本信息的格式和模板，实行模板化、格式化管理。在高校人事档案管理中还需要加强硬件和软件建设，为档案管理部门配齐相关设备，如计算机、扫描仪、存储器、专业的人事档案管理软件等，便于档案信息的整理、录入、统计和查询。提高档案信息标准化建设水平，有利于组织人事部门了解和掌握学校各类人员动态信息，为学校的科学决策和干部培养提供支持和保障。

（三）加强档案管理人才队伍建设

目前，高校的档案管理部门在学校的机构设置和编制中大多处于弱势地位，有的档案管理部门挂靠在学校办公室，有的档案管理部门虽然有独立的机构、独立的编制，但是其行政级别要比其他管理部门低，这些就造成高水平、高素质的管理和专业技术人才不愿意到档案部门工作。部分高校的档案管理人员主要由大龄女性构成，其文化水平低、专业素质差，缺乏工作能力和热情，一些档案管理部门甚至没有年轻人、没有技术和业务骨干，没有高级职称人员。岗位管理模式下的高校人事档案管理需要加强人才队伍建设，需要引进和培养高学历、高职称技术人才，这就要求高校领导重视人事档案管理工作，充分认识到人事档案管理对教学、科研的促进作用，为档案管理提供物质和人才支持，为档案管理人员定编定岗，激发他们的工作热情。只有充分发挥档案管理人员的积极性，提高管理人员综合素质，加强管理队伍建设，人事档案管理改革的措施才能得到落实，岗位管理模式的效能才能得到体现，改革才能取得实效。

参考文献：

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