疾病预防控制中心档案管理工作存在的问题及解决的途径

姜伟红

疾病预防控制档案管理工作是疾病控制工作者在防治疾病传播流行、增进人民身心健康的科学技术活动中长期积累的具有保存价值的各种文字、图像及其他不同形式的历史记载资料，对于开展疫情预测预报、流行病学分析、疫情流行规律研究、保障公共卫生安全等具有重要意义，为发现或分析疫情流行规律提供重要依据。疾控档案工作是疾病预防控制工作的重要组成部分。因此，疾病预防控制中心必须做好档案管理工作。随着卫生疾控事业的不断发展，加强疾控中心档案管理工作是疾控档案工作者所面临的现实问题。当前，疾控中心档案管理工作还存在一些问题，如何对疾控档案进行管理呢？笔者粗浅的谈谈对疾控档案管理工作的一些看法。

一、疾控档案工作存在的问题

1、档案收集的范围不够广泛

疾病预防控制档案大致有文书、业务、会计、设备、声像、实物等。目前，疾控中心档案收集的范围有的还仅局限于文书档案的收、发文件，从而忽视了大量的业务档案的收集。一些基层档案人员与业务科室没有更好的衔接，所收集的档案数目较少、缺少内容，这些都是造成档案收集范围较小的原因。

2、归档材料不完整

案卷的完整性直接影响档案的利用效果及价值。疾控中心有许多个职能部门（科室），每个部门（科室）的职能不同，产生的文件材料数量不一，往往有一些有较高价值的材料被本部门（科室）保存起来，档案管理人员收集文件材料时难以回收，给档案的完整性带来了影响。还有一些具有价值的科技档案存档的机率较小，在收集过程中，往往存下来的是文件档案，有的附件档案也是该文件的核心，缺少了附件的档案让档案的保存缺少了实质意义。对于缺乏专业知识的档案员来说，有时容易将疾控内容、形式和作用等方面都具有相似之处的文件资料混杂，致使档案资料重复或信息冗余；有时则造成了文件缺失，将具有内在联系的档案分置，影响了档案的完整性。另外，疾控中心的摄像、照相设备都较完整，但对于声像档案归档意识淡薄，缺乏长远的保存观念，使得一些声像资料遗失，这也是形成档案材料不完整的原因之一。

3、归档案卷质量低

档案案卷质量高低直接影响档案管理工作的顺利开展。有的档案工作者在档案归档工作中疏忽大意，对档案的管理和利用都将起到了不利因素。尽管现在规定了公文归档的要求和方法，在归档文件中，有些档案管理人员对卷内目录内文件的编号、责任者、日期、页次等项纪录的不详，有的对案卷页数标记不清楚等，这些都将影响到档案案卷的质量。目前，要求档案归档文件的目录要使用办公用纸打印出来，但仍有些归档的文件或目录是书写而成的，在书写的这些档案中还会有些字迹不规范字迹不清晰等问题。这些都是影响档案归档案卷质量低的原因。

4、对档案工作人员重视程度不够

一些疾控中心的档案人员几乎都是兼职的，一个人身兼数个职位。部分领导对档案工作缺乏应有的重视和关注，对档案法律法规缺乏了解，档案意识淡薄。还有些单位档案人员变换频繁，没有足够时间从事档案工作，有的单位一年换几个档案员，使得一年一度的文件不能按时归档整理，容易造成档案积压甚至流失，对档案工作者重视程度不够也是疾控档案工作存在的问题之一。

二、解决的途径

1、加强档案制度建设

完善的制度体系是实现疾控档案有效管理的重要保障。加强档案制度建设，要以《档案法》和《档案法实施办法》为依据，建立一个符合疾病预防控制工作实际的档案管理制度。制定完善的各项规章制度，并要建立健全疾病预防控制档案管理制度，统一规范档案的收、归纳、保管、利用等操作流程，建立切合实际的业务档案管理制度，建立由分管领导、专（兼）职档案人员为具体责任人的档案管理队伍，形成以档案室为中心，各科室为主体，档案人员为辐条的档案工作模式。规范档案管理行为，做到有法可依、有章可循，促进档案工作的管理。

2、提高案卷质量

案卷是档案的基本保管单位，案卷质量提高了，档案资源才能得到开发，才能最大限度的发挥作用，使档案产生应有的社会效益。那么，如何提高案卷的质量呢？首先，要做好收集工作，在做好日常的疾控档案收集归档工作外，还要拓展疾控档案的收集范围，丰富疾控档案内容。将那些反映主要业务工作总体水平的资料及监测数据，且有一定学术价值、保管时限长的资料确定为中心级档案。针对在日常开展的长期性、连续性工作中所形成的文件材料进行收集，另外还要将年度所产生的科技档案相关资料分类归档，以保证疾控档案的完整性和系统性。对所疾控中心所产生的声像资料整理并进行归档，要利用相应的设备，对声像资料采取定期检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。其次，做好档案的立卷、归档工作。提高案卷的质量要在立卷、归档等方面下功夫，以便于分类和检索。要按文件材料的来源，按综合和具体业务的性质区分开来，分类立卷，避免案卷内容交叉现象发生。案卷内的文件材料的制成和书写要符合档案保存的要求。档案管理人员要准确把握文件立卷归档的时效性，完成立卷和归档任务，明确归档重点，要认真细致地接收、征集、整理、鉴定、保管各种门类（或载体）档案，以保证档案的完整性，提高案卷质量。

3、对档案管理人员加强培训

疾病预防控制档案工作专业性强，加之疾控机构的卫生防病工作针对着各种日益复杂的公共卫生事件及不断变化的新型传染病，更需要疾控机构档案管理者要有一定的专业知识、全面掌握档案业务技能。因此，要培养复合型人才以适应疾控档案的管理。各个疾控中心的兼职档案人员大多熟悉本部门（科室）业务，档案知识相对贫乏。所以，要对档案管理人员进行档案管理技能、疾病预防控制专业知识及疾病预防控制相关一些学科知识的培训，通过学术讨论、征集论文等形式来提高其业务水平。另外，档案管理人员还要具备计算机、外语、网络技术等相关学科知识，以更好的提高疾控档案人员的综合素质。疾控档案人员的自身素质提高了，才能有效地开发利用档案信息资源，充分实现其利用价值。