独立学院教学档案体系构建

齐运锋　罗君

[摘 要]独立学院的发展已逐步走向正规，教学档案管理直接反映了独立学院的教学管理水平和教育质量。独立学院教学档案为教学工作评估提供依据，为院系间或与其他学校交流提供给平台，也是增长教学经验的基础，但档案管理工作存在出现时间比较晚，拥有自身特性，集约、节约使用档案管理员等特点。对此，通过增强教学档案管理意识，健全教学档案管理制度，运用先进的档案管理方式，提升档案管理人员的能力水平，能使独立学院系级档案管理工作更上一个台阶。

[关键词]独立学院；教学档案体系；构建

独立学院是我国教育领域近年来出现的一种新型、独特的办学形式，在履行人才培养、科学研究、社会服务等方面起着承上启下的重要作用。独立学院在教育教学活动过程中产生了大量的教学工作档案，这些档案真实地反映了独立学院教学运行及教学管理情况，对促进教学工作的持续发展、提高教务管理水平和人才培养质量具有重要意义。因此，如何加强独立学院教学档案的管理，做好独立学院教学档案的收集、整理、保管、利用等工作，在教学工作中发挥其特有的参考与指导作用是我们需认真探讨的课题。

反映学校教学实践活动和教学管理工作的教学档案是学校管理工作的重要组成部分。教学档案管理者必须结合本校教学实际情况，把教学管理和教学活动过程中形成的能反映教学管理、教学活动的全过程以及对学校今后开展教学工作具有参考价值和凭证作用的文件材料及时收集、归档。高校教学档案管理工作在保证质量和规范的同时，应具有灵活创新、与时俱进的特色。在档案管理工作中要重视档案材料的收集、整理和保管，同时把档案信息资源开发出来，提高档案利用率，为学校的教学管理、教学改革与建设发挥重要的作用。但是，目前独立学院教学档案管理工作在不断发展的同时仍然还存在着不少问题，需要档案管理者在日常工作实践中不断发现问题、解决问题，从而改进档案管理工作。

一、目前独立学院教学档案管理的现状及存在的一些问题

随着众多独立学院办学规模不断扩大、办学层次逐步提升，大部分院校已经逐步实现教学档案的分级管理和分类管理。一方面在院级档案部门下，设立各教学系教学档案分管部门，形成教学档案的院、系两级管理，使档案管理更加系统化；另一方面将教学档案分类进行管理，比如，学籍档案、成绩档案、教学成果档案等，便于查阅参考，更好地体现档案收集工作的价值。

虽然大部分独立院校档案管理模式已经实现分级管理和分类管理，但因为各个地区、各个学校对教学档案工作的重视程度不同，在实际管理过程中仍然存在不少问题。

1.档案意识薄弱，对教学档案工作不够重视

长期以来，不管是学院领导，还是普通教职员工对教学档案的重要性认识不足，认为精力应放在教学和科研上，而教学档案管理则是有也可，无也可。大多数管理干部和教职工把日常档案材料的收集、整理当成自己的份外工作，只是在需上报材料时或是上级部门检查时才临时突击整理。另外，部分教师缺乏基本的档案法规知识，错误地认为自己的教学科研成果应该由自己保管，不愿将材料上交。

2.档案分级管理体系松散

在分级管理模式中，由于各个学校教学活动众多繁杂，其相应产生的教学档案资料可能出现没有及时归档、整理汇编的情况，从而造成院系级教学档案人员归档不全、材料质量不高等现象发生。另外，在分类管理模式中，由于各级管理部门档案分类标准不统一，使档案类别混杂，不利于上下级之间的档案统一管理以及查阅使用。

3.档案管理制度不健全

由于独立学院教学档案建设起步较晚，大多没有制定相应的管理规章制度和具体的实施细则，对各种类型的教学档案也没有明确的收集、归档要求。教职工及管理人员忽视了档案工作的程序化、规范化，习惯于按经验处理事情，因此，独立学院在教学档案管理方面一直没有处于主动地位，长期是被动工作，随意性非常大。没有定期主动收集、整理档案的意识，多数情况是根据上级主管部门的要求或临时性需要（如申报材料、上级检查等）被动收集和上交相关材料。同时，独立学院对教学档案管理人员缺乏必要的业务指导和培训，对教学档案管理工作缺乏有力的监督和检查，导致独立学院教学档案的管理无规可循、无章可依。在查阅、借阅档案时，登记措施不完善，出现借阅使用期间不妥善保管、用后不及时归还等情况，造成重要档案时有流失。

4.现代信息数字化发展缓慢

随着信息技术的发展，高校档案工作的模式发生了根本性变化，档案工作领域不断拓宽，各个独立学院相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数独立学院档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快；档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划；馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准；电子文件存储还存在较大的安全隐患；有些学校档案信息网页设置花哨而不实用，栏目设置不能完全体现用户的需求，不合理现象仍然存在。

二、构建独立学院教学档案管理体系

（一）健全教学档案管理规章制度，贯彻分级管理和分类管理模式，建立完善的监督管理和考核制度

1.按照《档案法》等文件制定出符合实际的管理规章制度，指导档案建设、运行和管理工作

独立院校各个部门应贯彻分级、分类管理模式，确定各教学管理部门、各系、教研室的归档范围，把档案工作纳入教学计划，提出明确的归档要求，将岗位职责划分到位，杜绝档案管理工作中的拖沓、疏漏。

2.建立完善的监督和考核制度

学院定期检查各部门教学档案管理工作，并且将其列入年度考核，优奖劣罚，实行年度检查评比制度，确保教学档案管理工作不断得到提高，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理工作向制度化、规范化、标准化的方向发展。

3.建立统一的档案管理平台，实现档案标准化建设

形成标准统一的档案格式，使其不受操作平台、软件系统的影响而能被识读，方便导入导出数据，然后进行研究分析。实现档案系统内部的连接以及与互联网的连接，真正实现信息资源共享，使师生方便迅速地查询所需的档案信息资料，为高校的教学改革和发展服务，保证档案资源的高效利用。只有在共同的档案管理平台的基础上，才能够真正实现档案信息从收集、整理、归档到开发利用的无缝衔接，最终体现档案管理的价值。

4.拓展档案管理工作内容，提高档案的利用率

传统的档案管理工作的主要内容是进行档案信息的收集、整理、归档等工作，由于管理技术限制，对庞大的纸质文案资料不能进行很好的全局统筹分析。随着电子档案管理系统的不断发展，各类教学档案不断更新，使档案管理者拥有大量及时有效的一线教学数据，这些档案数据库内容区别于以往传统的纸质档案，可以通过软件快捷地进行调取、筛选、统计分析，因此，档案管理者可以根据教学、研究需要对文档文件进行分类收集、筛选、加工，编制资料，充分发挥教学档案的功能，为教学管理研究提供大量的支撑材料，使档案管理工作更加丰富，实现档案利用率最大化，服务教学第一线，进一步提升档案管理的内涵价值。

参考文献：

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[4]郭崇兰.浅析高校档案馆服务危机管理[J]，兰台世界，2013（4）：87-88.

作者简介：齐运锋（1973-），男，籍贯江苏丰县，助理研究员，研究方向主要是高等教育管理；罗君（1980-），男，籍贯四川内江，助理研究员，研究方向主要是高等教育管理。

课题项目：本文系南京信息工程大学滨江学院党建与思政研究课题（项目编号：2012DJSZ012），南京信息工程大学滨江学院教学建设与改革研究课题（项目编号：2014JY11，2014JY04）