从语气角度谈英语商务信函写作

谢颖

摘 要： 商务活动的快节奏，使人们将商务信函作为商务交流的主要方式。在没有面对面交流的情况下，人们只有通过文字读懂对方的意思，写作者通过文字所表达的语气直接传达了写信者对读信者所要表达的情感。本文以面子理论为指导，从自然、委婉、站在读者角度和礼貌语气的角度，为商务信函写作者提供技巧。

关键词： 英语商务信函 语气 写作技巧

一、引言

美国语言学家Leech提出了礼貌原则，其中包含赞誉原则、一致原则、得体原则、慷慨原则、同情原则、慷慨原则，强调的是将利益多让给对方一些[1]。Brown和Levinson提出的面子理论，将人的面子分为积极面子和消极面子[2]。积极面子是希望自己得到对方的喜爱和尊重，而消极面子是指不希望对方干涉自己的行为。在此基础上，Ting-Toomey的面子协商理论则研究不同文化对面子的维护和协商，高语境文化追求积极面子，低语境文化追求消极面子[3]。

不论在何种文化下，商务信函的目的都是建立良好的商务关系，故维护彼此面子就尤为重要。人们在信函中读的是文字，但体会的是情感。而传达情感的媒介则是语气，语气是文章听起来的感觉，语气能反映作者对读者的情感。

二、商务信函中的语气

1.委婉的语气

在投诉、拒绝、索赔和抱怨等信函中，这类信的本质是冲突的，直截了当的语言没有给对方留面子，因而会伤害彼此感情，不利于长期合作。相反，通过委婉语气的使用，既能表达出自己的不满，又能保住对方的面子，消除彼此之间的紧张感。

（1）被动语态

据统计，在商务信函中，80%～85%使用主动语态，20%～25%使用被动语态[4]。在大多数情况下，主动语态的使用更显直截了当，更能突出自然的语气，易于交流。

1a.You are requested to send us a copy of catalogue.

1b.We request you to send us a copy of catalogue.

1a中使用被动语气来请求对方寄产品目录，语气生硬，读信者会产生对方是下命令般要求自己寄产品目录的感觉。而2b中通过简单的主动语态，将自己对于对方的请求直接地表达出来，简单、委婉却又不失情谊。

然而，在一些情况下，如不强调或者故意不强调动作的实施者而避免伤害彼此感情，被动语态比主动语态更显妥当。

1c.We made a mistake.

1d.An error was found.

1e.You failed to sign the check.

1f.Your check was not signed.

1c、1d和1e、1f两组句子所体现的分别是写信者和读信者各自过失。1c和1e使用主动语态，都明确指出了过失的造成者，或者提醒了对方自己的失误，或者当面直接指出了对方的错误，语气生硬、直接，可能造成商务活动无法进行下去。相反，1d和1f使用了被动语态，不仅将错误提了出来，同时委婉地掩盖或者提出了犯错方，不仅给对方留足了面子，还给了对方缓冲处理负面消息的时间，更能让对方接受。

（2）虚拟语态

写作时使用虚拟语态，也是表达委婉语气的一种方法。

1g.I cant accept your quotation.

1h.I wish I could accept your quotation.

同样是不接受对方的报价，1g中使用了cant这样具有否定消极意义的词，直接否定了对方，容易导致谈判无法进行下去。而1h中利用虚拟语态，委婉地在信函中表达同样的信息，不带有任何否定意义的词，但给了人希望，更易于他人接受。

2.自然的语气

商务信函的写作原则随着时代不断发展变化，从最早的3C原则到现在的8C原则。不论其如何演变，简明（conciseness）一直是不变的原则。所谓简明，就是在不影响完整和礼貌的前提下，直截了当地向读信者表达信件的内容。学者也提出了KISS原则——Keep it short and simple[5]。商务信函较其他写作文体的最大不同就在于其语言的非正式性，它是用日常说话的语气进行交流的，因此不需要大量华丽辞藻的雕砌。

2a.The contract enclosed herewith requires your signature before it can be executed，and should be directed to the undersigned.

2b.Please sign the contract enclosed and return it to me.

在2a中，写作者使用了大量正式性的词汇，如execute和undersign等，语言官方，同时句子冗长，读者需要一定时间才能弄明白信件要传达的内容。而2b则相反，句子简单明了，以自然的语气直述要意，又不失礼貌。

由此我们可以看出，信函中用大词和句子的过度繁冗都会让读信者感到困惑，没有可读性。缺少了自然的语气，就缺少了亲切感，也就失去了信函本身沟通的作用，容易使读者无法体会到写作者真正所要传达的情感。

因此，要做到以自然的语气表达内容，商务信函的篇幅一般要短小精悍。在句子结构上，避免使用过度复杂的句子结构，可以使用一些条件句，达到自然表达的目的，如：“A large order will be followed if you could give us a further discount.”在词语的选用上，可以选用一些口语化的简单的词汇，少用一些不能快速而准确让对方理解的大词，如不用utilize而用use，不用secure而应该用use。当然，如果该难词能够更好地在语境中表达作者的情感，就应该选用这个难词。写作者应将读者看做与自己面对面的交流者，以自然的口气，用交谈的方法将内容传达给对方。

3.站在读者角度的语气

在商务信函的写作中，写作者表达态度的方式有两种：I-attitude和You-attitude。I-attitude主要指写作者站在自己的角度进行考虑，是以自我利益为中心的态度，经常以I和we开头。与其相对的You-attitude站在读信者的角度，以读信者的利益为主要态度。

3a.We allow a 5% discount to our clients if you increase your order to 500 dozens.

3b.Clients who apply within 7 days deduct 10% from their total invoice.

比较上面两组句子，二者都表达的是要给客户一定的优惠折扣。3a中以站在自己的角度来说，给人以高高在上、施以恩惠的口气，容易让人产生抗拒心理，与读者产生距离感。而3b则以站在读者的角度的口气，考虑对方的利益，给人以体贴、恭敬的感受，能够达到情感沟通、增进彼此情谊和说服对方的目的。

写作时要做到以站在对方的立场的语气写，可以在句子中以第二人称作为主语，比如you或者client，比如：“You really do us a favor.”以此表达对对方的尊重。除此之外，积极的词语和肯定的语气也能够表达出站在对方立场的口气。通过积极的词语表达积极情感，这些词语有：thankful，helpful，benefit，等等。肯定语气有利于彼此间建立良好的关系，就如：“If you have any problems，please contact us.”。

You-attitude并非在所有情况中都适用。在传达一些失误或者消极的信息时，比如责备、抱怨等，不应以You作为主语，如：“You failed to ship duly.”在这些情况中，如果仍然以you作为主语，就容易产生责备对方的语气，没有达到沟通的目的，此时选用前文提到的委婉语气反而更妥当。因此，在第二人称后尽量不跟refuse，fail，cant等带有否定意义的词。

4.礼貌语气

礼貌在商务活动中为双方获得彼此尊重起到了至关重要的作用。在商务信函中，礼貌并不是一味地阿谀奉承，而是要秉着互相尊重的原则，用友好、谦恭的语气增加与对方合作的机会。

（1）直接表达法和间接构思法

即使传达的是好消息，如在祝贺信、感谢信中，也要注意礼貌的语气。由于好消息是带去对对方有益的信息，因此常采用直接表达意思的短句，而间接构思法则适用于坏消息写作。所谓间接构思法，指需要做一些铺垫，再把令人失望、不满的信息婉转地表达出来[6]。间接构思法就要求坏消息用间接表达的长句，同时配合使用具有积极意义的词语。

4a.This year，after a careful fine-tuning of our budget，we were able to reduce our administrative cost by a grand total to $30，0000.

4b.This year，we reduce our administrative cost l to $30，0000.

4c.We have no longer any single room left in the next week.

4d.We have single room available in the future.

4a，4b和4c，4d两组分别传达的是好消息和坏消息。4a通过多余累赘的修饰传达好消息，让读到者缺少惊喜感。运用简洁语言的4b直接传达好消息，通俗易懂，给人惊喜感。4c中用no longer这样的修饰词告诉对方下礼拜绝对不会再有房间，语气极其肯定且生硬，缺少礼貌。而4d中，同样是表达没有房间，却巧妙选用available in the future这样具有积极意义的正面词语，令读信者缓冲处理了负面消息，情感上不感到失落。

（2）模糊语言

使用模糊语言是表达礼貌语气的一种好方法。所谓的“模糊”指的不是含糊不清的意思，而是通过提高词语的概括范围，从而将给被描述对象一个更宽泛的区间[7]。模糊词语如in a few day，something like that，等等，模糊句型如：It seems that； Im afraid等，都是运用礼貌语气表达的方式。

4a.If you increase your order to 5000 sets，we can give you a 10% discount.

4b.In respect to the price of handbag we quoted，if you can increase the quantity to a much bigger one，say several thousand sets for each item，we are glad to give you some discount.

在4a中，卖家提出若订单增加到5000套，则给予对方9折。卖方生硬的语言给人以威胁的感觉，买方读到信后就可能认为，订单量没有达到这个数量，就无法得到优惠。假设买方的需求量没有这么大，那么就可能由于卖方这种生硬的语气而使买方退却，最终导致卖方失去订单。

相反，在4b中，卖家提出若对方增加一定购买数量，就给予一定折扣。卖家并不是生硬地将具体数量写出来，而是运用了模糊语言：“increase the quantity to a much bigger one，say several thousand sets for each item some discount.”提高数量，却没有明确说提高到多少，只是模糊性地给出一个范围：每种产品增加几千件。给予折扣，没有明确说出多少折扣，但其中却暗示了多买折扣大的意思。语气充满礼貌，给予了对方足够的选择，让人感受到了尊重。通过模糊语言，留给买方考虑的空间，买方可能希望获得更多折扣而选择多买。用礼貌的语气和模糊的语言，巧妙地提出要求，既为卖方增加了订单，带来了更大的利润，又保住了双方的颜面。

三、结语

商务信函关系着一笔交易的成败与否，一段关系的维系与否。一样的内容，不一样的语气，传达的是不同的情感。正确地选用词句，以友好、尊重对方的语气才能保证商务活动的成功进行。

参考文献：

[1]LEECH G N.Principles of Pragmatics[M]. London：Longman，1983.

[2]Brown P，Levinson S.Politeness： Some Universal Language Usage[M].Cambridge：Cambridge University Press，1978.

[3]Gudykunst，W.B.，Ting-Toomey，S.，& Chua，E..Culture and Interpersonal Communication[M].Newbury Park：Sage Publications，1988.

[4]张正平.英文商务信函的特点[J].郧阳师范高等专科学校学报，2013（5）.

[5]安秀梅.现代商务英语写作[M].北京：清华大学出版社，2012.

[6]金泽虎，王桂平.国际商务函电[M].北京：北京大学出版社，2013.

[7]马婷.商务英语信函中模糊语的语用功能[J].青岛职业技术学院学报，2013（6）.