基于电子印章技术的电子文件管理模式初探

左晋佺

摘 要：在现代信息化条件下，以暨南大学电子文件管理实践为例，论述基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成，以及集成后的电子文件管理模式，扩展档案管理的著录条目，确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性，实现电子文件管理前端控制和全程监管。

关键词：电子印章；电子文件；档案管理；管理模式

随着网络数字信息技术的普及，高校行政管理相关文件通过校内OA办公系统（Office Automation）和校园通信网络进行传输和处理，这种无纸化办公的信息化管理模式，在极大地提高工作效率的同时也产生了大量的电子文件。目前，高校档案部门处于档案“后管理模式”，电子文件仍需通过纸质输出，文件的有效性需要通过加盖实体印章和手写签名来证实，纸质档案归档后，通过扫描、上传等手段捕获电子文件，这种滞后的工作模式极大地影响了电子文件归档的工作效率。

《中华人民共和国电子签名法》使电子印章的应用在法律上得到承认，电子印章技术将改变档案信息化断代的现状，使电子文件管理得以接续。因此，如何在纸质文件和电子文件“双轨制管理”的模式下，建立起合理规范的电子文件管理模型不仅在理论层面是一个创新研究课题，在实践层面也给档案管理部门带来了全新的挑战。暨南大学相继在学校OA办公系统中引入电子印章技术，完成档案管理系统与OA系统应用集成。本文以暨南大学电子文件管理实践论证基于电子印章技术的OA系统与档案管理系统应用集成和集成后的电子文件管理模式。

1 电子印章概念及其研究趋势

电子印章分为电子公章和电子签名，是以先进的数字技术模拟传统实物印章，与实物印章加盖的纸质文件具有相同的外观、有效性和相似的使用方式。国务院办公厅印发的《电子公文传输管理办法》中提到电子印章已经在我国政府内部开始使用，并在机关内部一定范围内具有有效性。暨南大学使用的电子印章，由制章单位授权制作并进行有效性的认证，属于内部认证电子印章。内部认证的电子印章同样是数据加密技术加密，能够证明文件是否被修改过，保证文件真实完整性。

笔者使用CNKI中指数查询对比，以“电子文件管理”与“电子印章技术”为关键词调查其学术关注度，发现2004年后对电子印章技术研究的关注增长显著；电子文件管理则为当下学者普遍关注的学术问题。具体而言，西方国家政务工作模式与我国存在国情差异，大多数西方学者的研究集中于数字签名认证系统功能模块方面，一般以限制非法登录和用户权限的非法冒用，确保一个通信过程的合法性和保证合法通信过程中通信内容的可信性为主体，以及用数字签名来保障公文合法安全性和完整性为重点的研究模式。而中国的研究者大多集中于电子印章技术实现和电子印章系统开发实践方面，也有集中于数字技术安全完整保障方面和各行业系统中的应用探索。这些研究以倚重技术为主要特点，倾向于技术层面研究；还有一些研究从理论角度，通过探讨电子文件和电子档案管理现状提出电子文件全程管理实践层面难点和途径；或是基于电子签名法探讨电子文件归档管理的影响和策略。

综而述之，这些研究忽视了关键性管理机制和模式，技术和管理脱钩，不能很好地切合实践，从源头上保障电子文件及时归档，发挥档案部门对电子文件前端控制和全程管理优势，切实提高档案工作效率。

2 电子印章技术下的电子文件管理模式

2.1 电子印章技术使用前的电子文件管理模式及其局限。在暨南大学档案管理系统与学校OA系统集成前，学校电子文件管理通常采用磁盘导入的方式。首先根据档案管理系统著录项导入电子目录；再对OA系统流转打印生成的文件加盖实体印章，并进行扫描；最后通过档号或者文件号上传到档案管理系统所在的服务器，挂接到档案管理系统中。调阅和查询到的电子文件属于纸质文件的数字化副本。这样的档案管理方式繁琐复杂，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系统中存在着大量不被档案管理系统调取的电子文件和元数据信息，同时又通过大量的数字化工作扫描内容相同的纸质信息。

此模式的局限性：①无法确保电子档案的真实性、准确性和完整性。扫描进入档案管理系统的电子文件与OA系统中生成的原生性电子文件在内容和格式上存在不一致和缺页的问题，都会导致电子文件在真实性、准确性和完整性上存在不确定性。②无法确保档案录入条目与数字化电子文件准确对应。纸质文件的扫描工作繁琐容易出现疏漏，难以避免挂接时电子条目与数字化电子文件不对应的情况。③无法控制电子文件及时归档。机关各部门整理归档纸质文件和档案馆人员扫描和上传的及时性没有明确的保障机制，滞后的归档管理模式极大地影响了工作效率。

2.2 电子印章技术下OA系统与档案管理系统应用集成的电子文件管理模式。暨南大学OA系统采用B/S模式，系统由表示层、功能层、数据层组成。电子印章系统通过印章服务器向学校OA系统的用户提供基于web的签名盖章服务，让用户实现对电子文件的电子签章、文档数字签名和签名验证等行为，为OA办公提供技术保证。档案管理系统在与异构的OA系统集成时，采用EAI系统集成方法。这种方法主要是通过“中间件”实现的，结构如同星形结构，如图1所示。EAI系统集成方法起到系统程序间协调点的作用，能帮助系统与系统之间的无缝连接，实现执行集成系统相互间的消息交互、聚离、分散、转换等的复杂操作能力。

2.3 电子印章技术运用后的新电子文件管理模式。按照电子文件的形成、流转和归档流程，暨南大学在电子印章技术应用后的新电子文件管理模式可分为三个阶段，分别是：电子文件生成阶段、电子文件归档阶段和档案馆接收阶段。

①电子文件生成阶段。文件在一个或多个机关单位部门内流转处理完毕之后才能进行归档，OA系统内流转的属于现行文件，在此阶段各单位审批完毕时需要对电子文件进行加盖电子印章处理，跨单位加盖电子印章时，采用网络方式传输，无需打印实体文件到各个部门加盖实体印章，大大提高办公效率。一般电子印章的印章图片、印章证书等存放在一个可靠的介质（通常为带智能的USB KEY）内，当介质连接客户机进行数字签章时，需要输入密码，充分保护信息的安全。盖章人的相关信息与操作事由、操作时间将会一同归入档案管理系统中，电子文件签章后，电子文件在OA系统内的流转基本结束。

②电子文件归档阶段。电子文件流程在OA系统内流转完毕后，将由校打印室统一打印，并由OA系统控制打印份数，控制有法律效力电子文件的出口。各单位主办人根据档案管理规范进行整理和归档工作，同时需要对电子文件进行“组卷”操作，需要注意的是归档的纸质文件与电子文件需要进行内容和顺序的比照，确定两者完整无误和逻辑对应。归档后的电子文件便转化成不可编辑的PDF版式文件，同时生成包含电子文件内容的描述信息与封装信息，保障电子文件的真实完整。

③档案馆接收阶段。档案管理系统通过应口，自动接收由OA系统产生和归档的电子文件，这些由各单位预整理的电子文件将存放在档案管理系统的临时库中。同时，整理好的纸质档案由各单位主办人送到档案馆，档案部门人员进行审核和接收，确认接收档案进馆的档案数量后，对存放在临时库内的电子文件信息进行内容信息、保存描述信息的再组织。档案馆授权相关工作人员对文件信息进行封装，其过程即是系统自动对文件信息进行数字签名固化电子文件信息的过程，保证电子文件的真实和完整并同纸质档案一一对应，最后将这些电子文件归入档案管理系统的永久库中，并标注纸质档案的库房位置方便查找利用。

至此，整个电子文件从生成到归档、移交至档案馆的全过程完毕。在整个过程中，电子文件归档与移交需要与实体文件同步进行。

3 电子文件管理新模式的效益与优势

3.1 确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。在新的电子文件管理模式中，电子文件归档后，系统将可编辑的Word文档转化为内容和格式都不可再更改的版式文件，并加盖具有法律效力和符合单位规章要求的电子印章，带有电子印章的电子文件将自动归档入档案管理系统中；纸质文件在归档后直接打印出来并整理归档。确保电子档案的真实性、准确性、完整性和有效性。

3.2 扩展档案管理的著录条目。档案管理系统中的著录条目不仅包括检索信息，还包括电子文件形成过程中所涉及的各个要素，保证了电子文件的凭证性。OA系统与档案管理系统著录条目对接，著录条目保存了相关的文件流转信息和元数据项。档案管理系统提供多级多项著录信息，提高检索效率。

3.3 实现电子文件管理前端控制和全程监管。电子印章技术的引入使得OA系统内产生的原生性电子文件可直接流转到档案管理系统中，使得档案管理的触角延伸到电子文件管理全过程。实现档案管理人员对OA系统中生成电子文件的前端控制，只有符合归档要求并进行正确归档操作的电子文件才能顺利流转入档案管理系统中，最终完成纸质文件的打印，从源头上保证归档电子文件的规范性，并且确保电子文件归档的及时性。电子文件管理新模式，在办公自动化系统中直接实现电子文件的直接归档，无需传统流程中手动扫描纸质文件，可以减少人工成本，提高工作效率。

（作者单位：暨南大学 来稿日期：2014-08-20）