基于个人云存储服务的数字存档策略研究*

周耀林 赵 跃 （武汉大学信息管理学院 湖北 武汉 430072）

数字时代背景下，人们在日常生活及工作、学习、交流等社会活动中积累的数字档案资源日益增加，这也造成了人们在存储和保管个人数字档案过程中困难的凸现。2006年，Google首席执行官Eric Schmidt提出了“云计算”的概念，掀起了一股“云存储”风暴。在此风暴推动下，Dropbox、苹果、谷歌等公司纷纷推出其个人云存储（Personal Cloud Storage，简称PCS）产品。云存储服务的出现为个人数字存档带来了契机，人们纷纷开始将云存储运用到个人数字存档活动中。据艾瑞咨询公司发布的《2012年中国云存储行业及用户行为研究报告》显示，2011年中国个人云存储用户规模已达2 300万，增长率高达804%，并预测到2014年，个人云存储用户规模将达4.2亿[1]。但是，云存储服务在为个人数字存档带来机遇的同时，也带来了挑战。微软高级研究员Catherine Marshall指出，“云存储”会有助于缓解存储在个人计算机或家庭磁盘阵列中的个人数字档案的管理问题，但是云存储中的个人账户登录、保管政策等诸多问题还未明确[2]。所以如何选择合适的云存储产品，制定恰当的云存储策略，是值得研究的问题。

1 个人数字云存储服务的需求

我们通常所说的云计算是指不在本地而在集中的多个服务器组成的计算中心进行运算，由多个服务器同时完成运算任务，从而能解放本地运算功能、提高运算效率的一种技术。云存储是云计算的重要应用，是指将企业或个人的文件或数据集中存储在数据中心而非本地，并按实际使用进行付费的技术[1]。本文所述的个人云存储是互联网前端面向广大个人用户的公有云服务，它是通过公共的互联网络进行访问的。大部分个人云存储服务的提供商都能为用户提供安全可靠、容量较大并且经济易用的云存储SaaS（Software as a Service，软件即服务）。在此前提下，人们开始尝试将个人数字档案资源转移到云端。一方面，个人云存储需求量的激增促使个人对数字云存储服务的需求不断增大；另一方面，随着新技术、新观念的出现，传统存储方式已经不能再满足数字存档的需求。

首先，随着个人电脑、智能手机等设备的普及，个人数字云存储需求急剧增加。据IDC（International Data Corporation，国际数据公司）预测，到2020年，数字宇宙将达到40ZB，地球上人均数据量将达到5 247GB[3]。而全球网民规模的急剧扩大也推动了网络存储服务市场的兴起。据ITU（International Telecommunication Union，国际电信联盟）发布的国际电信联盟年度报告《衡量2013信息社会》显示，2013年年底全球网民总数达到27亿，移动互联网连接数达到68亿[4]。而在国内，据CNNIC（China Internet Network Information Center，中国互联网络信息中心）发布的第33次《中国互联网络发展状况统计报告》显示，截至2013年12月底，我国网民规模已达到6.18亿，手机网民也有5亿，互联网普及率为45.8%[5]。网民存储需求的增加为个人云存储服务提供了广阔的市场。随着云计算技术的日渐成熟以及大规模数据中心的建立和维护环境的形成，针对个人的云存储产品纷纷被推出。人们开始将个人数字档案资源存储在云端服务器上。根据市场调研公司HISiSuppli提供的数据显示，截止到2012年10月，全球已有超过5亿云存储新用户完成注册，预计2013年云存储新注册用户数将达到6.25亿，增幅达到25%，按此态势，到2017年，全球云存储服务注册用户数量将达到13亿[6]。而据艾瑞咨询公司的预测，2014年我国个人云存储用户也将达到4.20亿，增长率为88.3%[1]。此外，根据Gartner咨询公司的预测，到2016年，消费者将会把36%的数字内容存储到云端，而在2011年，这一比值仅为7%。全球消费者数字存储需求将从2011年的329EB增长到2016年的4.1ZB。这包括在个人电脑、智能手机、平板电脑、硬盘驱动器、网络附加存储（NAS）和云端存储的所有数字内容。每个家庭的平均存储将从2011年的464GB增长到2016年的3.3TB[7]。

其次，人们常用的数字存储载体主要有磁性存储载体（如磁带、磁盘等）、光学存储载体（如CD、DVD、蓝光光盘等）、电能存储载体（如U盘、内存卡等）。一方面，这些载体不仅容量有限，预期寿命较短，而且易受温度、磁场、记录存储格式、硬软件配置等多方面的影响[8]。并且由于载体的脆弱性，存储载体容易发生故障，加上存储格式的兼容性等原因，容易对存储数字内容的可读性造成巨大影响。此外，这些数字存储载体必须进行定期检测和拷贝，还要注意防磁、防尘、防高温和防高湿等，这都需要耗费大量的时间，并且增加存储成本。另一方面，随着智能手机、平板电脑等设备的广泛使用，大量数字资源分散在不同的地方，对于个人数字资源的集中分类保管造成了困难。

2 个人云存储产品的存档优势分析

自2007年Dropbox首先推出其个人云存储产品之后，苹果、微软及谷歌等公司也相继推出其个人云存储产品。目前，Dropbox的用户总数已超过1.75亿，Google Drive和SkyDrive的用户也超过了1.2亿和2.5亿，iCloud用户更是已突破3.2亿[9]。而在国内，华为、金山、百度和奇虎360等公司也分别推出了其个人云存储产品。目前，百度云和360云盘用户也都过亿[10-11]。

有存档需求的个人选择云存储产品主要关注的问题包括存储空间大小、文件的存储与访问以及一些基本的分享和搜索功能等。通过对国内外主要个人云存储产品基本特性的考察（见表1）我们可以发现，从横向上看，首先，在存储空间方面，大部分产品提供5GB的初始空间，Dropbox提供的初始空间最小，仅为2GB；Google Drive提供的初始空间最大，有15GB。但是除了Google Drive、SkyDrive和iCloud 3种产品外，其他产品都提供完成任务免费扩容服务，其中360云盘完成任务最大可免费扩容至36TB。除了初始空间和免费扩容的空间之外，多数产品还可以根据需要进行付费扩容。其次，在文件的存储和访问方面，iCloud的文件大小限额最小，付费账户也仅有250MB，而Google Drive的单个文件可以达10GB。从存储和访问的客户端来看，所有产品都提供网页版、Windows客户端和iOS客户端。Dropbox和金山快盘提供Linux客户端，iCloud不提供Android客户端，Dropbox提供BlackBerry客户端，华为网盘和360云盘不提供OS X客户端，SkyDrive、百度云和金山快盘提供Windows Phone客户端。再次，在分享和搜索功能方面，所有产品都提供基本的搜索功能和文件共享功能，还有部分产品可以提供好友共享、外链共享、离线任务等特色功能。从纵向上看，国外产品中Dropbox提供的服务最全面，而iCloud的服务比较有限。在国内，4款产品服务内容相差不大，其中百度云提供的服务最全面。通过对以上个人云存储产品基本特性的比较分析，我们可以明确将个人云存储产品运用到个人数字存档实践当中主要有以下几个方面的优势：

（1）存档成本大大降低 从长远来看，云储存的使用省去了购置光盘、磁盘等存储载体的费用，同时也不用考虑硬件及软件的维护、设备升级换代、数据迁移和设备被淘汰等因素带来的额外费用，使存档成本大大降低。另外，个人云存储服务提供商都提供一定的免费存储容量，大部分产品还可以通过完成任务获得额外的存储容量，特别是金山快盘和360云盘完成任务可获得多达2TB和36TB的容量，能够满足多数人的存档需求。

（2）利于存档的集中管理 将大量分散的个人数字档案分类集中存储在云服务器上，不仅有利于存档的统一集中管理，还为数字档案的查找与再利用提供了便利。此外，大多数云存储服务提供商不仅提供桌面客户端、Web客户端，还提供iPhone、iPad、Android等移动客户端，有利于用户随时随地进行同步存档和利用。

表1 国内外主要个人云存储产品基本特性比较

（3）存档安全性较高 是否安全可靠是大部分用户使用云存储进行数字存档时最关心的问题。云存储的分布式存储架构保障了云存储服务提供商的容灾备份能力，个人用户的数据存放在云端能够将其丢失、损坏的风险降到最低，并且大多数云存储服务提供商都对产品采取了多副本、高强度密钥、数据恢复及数据的差异性保存等策略。云存储产品从文件本身、文档内容、文件的传输与共享以及安全机制方面来保障安全性，与传统的存储策略安全性相比，有很大的优势。

3 数字存档策略分析

在基于个人云存储服务的数字存档策略推进过程中，国家相关部门及云存储产品提供商起着重要的作用。首先，国家有关部门要制定相关的政策、标准和规范，大力推进“云计算”的发展，为云存储行业的发展提供良好的环境。自2010年10月国务院将云计算列为战略性新兴产业以来，工信部、科技部等部门已经相继发布了一些推动云计算发展的政策措施，但这还远远不够。据商业软件联盟（Business Software Alliance，简称 BSA）发布的《2013年全球云计算评测研究报告》指出，金砖四国（巴西、俄罗斯、印度、中国）在关乎未来云计算发展的重要政策制定上仍远落后于发达国家[12]。因此，今后国家相关部门在制定政策措施的同时，还要注重相关标准和规范的制定，引导“云计算”相关行业的健康发展。其次，云存储服务提供商要注重了解不同群体用户的存档需求，不断完善产品功能，提升服务水平，从根本上保障用户存档内容的安全、个人隐私不被泄露、知识产权不受侵害。

国家相关部门及云存储服务提供商在个人数字存档策略的推进中作为第三方，应为个人数字存档提供外部条件，让基于个人云存储服务的数字存档策略成为可能。然而在数字存档策略推进过程中，个人起着关键的作用。个人必须要转变观念，敢于并善于利用新兴的云存储服务，制定正确的数字存档策略保管自己的数字档案资源。个人数字档案从形成到最终的保存或删除是一个完整的过程，个人数字存档策略也必须遵循电子文件的生命周期。基于个人云存储服务的数字存档策略应包括以下几个主要方面的内容。

（1）数字档案的收集与归类 人们在日常工作、学习和生活中积累的大量数字档案资源往往分散在不同的设备和载体上，因此，在存档前，要预先在计算机硬盘中对其进行相应的分类文件夹。个人可以按照自己的习惯根据一定的标准（如数字档案的形成年份、活动主题、数字档案类型等）建立相应的文件夹和子文件夹，再依次将分散的数字档案资源集中归到对应的文件夹中，这是存档的第一步。通过这一步个人可以对自己所积累的数字档案资源进行总体的了解，掌握存档的容量、类型等各项需求，为后面的步骤奠定基础。

（2）数字档案的鉴定 对已经归类的数字档案资源，首先要对其进行价值判断，筛选出具有保存价值的数字档案资源，可根据利用频率的高低确定所筛选出的数字档案资源价值的大小，删除没有保存价值的部分。其次，要对其完整性与可读性进行检查，删除重复的部分，修复或替换不可读取的部分。数字档案资源的鉴定，是确定所有类别数字档案资源的完整程度和价值高低的过程，需要耗费一定的时间和精力，但它却是数字存档策略中最重要的步骤。

（3）个人云存储产品的选择 个人云存储产品在云计算的基础上利用公有云存储服务，不仅为用户提供基本的存储功能，还支持多客户端的操作，让用户能够随时随地同步存储、利用与分享，操作简单方便。通过对表1所示的主要个人云存储产品基本特征的比较分析，我们可以看到，不同云存储产品提供的存储空间、产品功能的全面性都不尽相同。因此，在个人云存储产品的选择上，用户要根据预先确定的数字档案资源的大小和类型，结合自己的存储习惯，综合考虑个人云存储的需求，选择合适的个人云存储产品。

（4）数字档案的存储 数字档案资源存储的最终目的是为了再次利用。无论工作、学习中产生的文档或者数据等资源的参考利用价值，还是生活中形成的照片、视频等文件的记忆价值都是促使人们将其存档的动因。电子文件具有生命周期，个人数字档案的利用频率会随着时间的推移而降低，而其价值也随之下降。因此，必须对不同形成时期的个人数字档案资源加以区别，按照形成的年份进行集中存储。在存储之前，要对需要存档的数字档案资源进行标准化处理。首先，要确保所保存的文件格式易于存储（符合所选择云存储产品的文件格式要求）且符合长期保存的格式要求，避免因存储不当造成的文件损坏；其次，要按照统一的命名规则对文件及文件夹进行命名，通常可采用“形成时间+主题（标题）”的命名规则；再次，要根据所选择的云存储产品对单个文件大小的限制，对部分文件进行压缩处理。在标准化处理之后，在所选择云存储产品中建立对应的目标文件夹和子文件夹，然后依次将其上传到相对应的文件夹中。

（5）数字档案的保管 数字档案保管的主要任务是对数字档案进行更新和维护。数字档案的更新是存档过程的延续，需要将最新积累的经过标准化处理的有价值的数字档案资源定期或不定期地存储到云端。大部分个人云存储产品都提供面向基于Android、iOS等系统的客户端，让用户随时随地同步存储成为可能。

数字档案的维护主要是出于对存档安全的考虑。信息安全是个人数字档案资源存储在云端的最大威胁。不论是何种云存储产品都会存在一定的安全漏洞和潜在的安全隐患。安全问题最终需要云存储服务提供商和用户的共同努力解决。云存储服务提供商要不断提高自身架构的安全性，并对技术漏洞作出快速响应。同时，用户也应具备良好的安全意识和风险意识，养成良好的习惯以保障信息安全，采取相应的风险管理措施。用户不仅要设置较高级别的个人账户密码保护，尽量做到敏感数据不存放在云端，必要时对敏感数据进行加密处理，还要选择多样的备份策略，对有特殊重要价值的数字档案进行备份[13]。

4 总结与展望

随着数字档案的不断增加，人们面对的数字存档的压力也不断增大，人们亟需找到新的存档载体满足日益增长的数字存档需求。而随着云计算技术的不断成熟，加之国家对云计算行业的支持，各大公司纷纷推出个人云存储服务，这让基于个人云存储服务的数字存档策略成为可能。国家的支持及云存储服务提供商对其云存储产品的不断完善，为数字存档策略的推进提供了外部保障。然而，个人存档主观能动性的发挥才是解决问题的关键。存档意识的培养、存档习惯的养成及存档技巧的掌握都会对个人数字存档策略的好坏造成影响。在充分利用个人云存储服务的前提下，人们必须制定切实可行的数字存档策略，选择合适的云存储产品，对数字档案进行收集、归类、鉴定、存储与保管。

从当前云存储的发展趋势来看，随着人们存档意识的提高，将会有越来越多的人把数字档案资源存储在云端。然而这也对个人云存储服务提供商带来了巨大的挑战。目前，国内个人云存储产品大多采用“免费+付费”的服务模式，提供一定的免费存储容量，对增值业务进行收费，而金山快盘与360云盘更是宣布提供最大2TB和36TB的永久免费容量。但是，永久免费不等于会永久服务，国内第一批个人云存储服务盛大网盘Everbox就已于2013年2月1日宣布暂停服务[14]。因此，云存储服务提供商能否找到创新的商业模式，实现健康发展，也会对广大云存储用户的存档安全造成威胁。

此外，从机构收集个人数字档案的方面来看，云存储也给档案馆等机构的收集工作带来了挑战。Garfinkel等人指出，随着云计算技术的普遍使用，档案工作者在发现和保存个人电子记录时将会变得更加困难[15]。因此，面对大量个人数字档案存储在云端，档案馆等国家机构如何应对，也是值得思考的问题。

[1]艾瑞咨询公司.2012年中国云存储行业及用户行为研究报告简版[EB/OL]（.2012-09-17）[2013-11-06]. http://report.iresearch.cn/1763.html.

[2]Marshall C C. Rethinking Personal Digital Archiving,Part 1:Four Challenges from the Field[J].D-Lib Magazine,2008,14(3):2.

[3]IDC发布最新数字宇宙研究报告[EB/OL].[2013-12-25].http://news.3snews.net/2013/industry_0301/23194.html.

[4]国际电信联盟.衡量2013信息社会[EB/OL].[2013-12-26]. http://www.itu.int/net/pressoffice/press_releases/2013/pdf/41-zh.pdf.

[5]中国互联网络信息中心.中国互联网络发展状况统计报告[EB/OL]．[2014-01-06].http://www.cnnic.net.cn/hlwfzyj/hlwxzbg/hlwtjbg/201403/P020140305346585959798.pdf.

[6]iSuppli:预计2013年云存储新注册用户数将达到6.25亿[EB/OL].[2013-11-25].http://www.199it.com/archives/70382.html.

[7]Gartner预计2016年36%的数字内容将存储在云端[EB/OL].[2013-12-16].http://www.techweb.com.cn/data/2012-06-27/1207975.shtml.

[8]吕榜珍.数字档案的长期安全保存策略[J].档案学通讯, 2006 (4):52-54.

[9]Google Drive 用户总数达到 1.2 亿，与 Gmail 的结合更紧密[EB/OL].[2013-12-27].http://www.ifanr.com/news/372526.

[10]百度云总用户数宣布破亿[EB/OL].[2013-12-27].http://it.people.com.cn/n/2013/0911/c1009-22883105.html.

[11]360云盘变身土豪:两大优势凸显 用户超1.2亿[EB/OL]. [2013-12-27].http://tech.ccidnet.com/art/32963/20130927/5201771_1.html.

[12]云计算政策落后发达国家 中国居全球19位[EB/OL].[2013-12-27].http://service.iresearch.cn/cloud/20130311/194715.shtml.

[13]安建伟. 个人云存储时代到来，你准备好了吗？[J].互联网周刊,2013(23):24-25.

[14]国内第一批个人云存储服务盛大网盘EverBox宣布停止服务[EB/OL].[2013-12-27].http://www.36kr.com/p/201178.html.

[15]Garfinkel S, Cox D.Finding and Archiving the Internet Footprint[R].London:Paper Presented at First Digital Lives Research Conference:Personal Digital Archives for the 21st Century,2009:1-14.