探究如何提高高校档案的利用效率

姜霏霏

高校教育在我国教育系统中处于至关重要的地位，对我国教育事业的发展起到了重要的推动作用，高校档案对学校发展具有重要的参考意义。高校档案一般指针对学校各部门和师生进行各项活动的信息的记录、收集和整理而形成的综合文献，主要表现形式为文字、图片、图表和其他载体。

一、提高高校档案利用效率的重要性

（一）高校档案不仅真实地记录了学校发展的轨迹，还为学校开展各项工作提供了重要参考。一方面高校各职能部门为了更好地完成各项工作，必须建立在充分掌握相关文献资料的基础上，另一方面各职能部门的领导和工作人员在开展工作时，要经常对档案文献资料进行充分研究、深入了解，才能更好地完成工作。高校档案详细记录了学校各个发展阶段的重要事件，展示了学校发展变化情况，为高校管理人员进行科学决策、顺利完成各项工作奠定了重要的基础。

（二）高校档案为学校开展各项教学管理活动提供了科学依据。教学活动是高校各项活动的基础和中心，关系学校发展的前途。一方面，高校档案对学校教学活动具有促进作用，主要表现为它通过提供成功的教学案例，使教学者获得新的启示，进而改革教学方法；它通过提供科学的方法和程序，使教学活动有计划、有组织地协调进行。另一方面，高校教学活动丰富的实践成果完善了档案内容，是高校档案的有机组成部分，是学校在发展过程中积累的宝贵财富。

（三）高校档案为学校开展科学研究提供了借鉴。高校档案中的一项重要内容是对学校科学研究成果的记录，科学研究是一项逐步深入、不断借鉴的过程，因此，高校档案对高校科学研究的作用不言而喻。科学研究具有连续性，不能脱离原有科学成果的积累，否则很难开拓出新的研究领域。研究和分析高校档案中记录的科研成果，为学校科研进步和发展提供了极大的可能。

（四）高校档案是学校开展教育宣传活动的重要素材。高校档案记录了学校发展过程中的大小事件，这些重要事件真实、直观地反映了学校的历史，是学校开展教育宣传活动的生动素材。利用这些素材对学生进行思想教育，不仅可以使学生了解学校的历史，还可以启迪和净化他们的心灵。

二、发挥高校档案的利用价值，促进档案管理工作的进步

（一）发挥档案的利用价值是高校档案管理的根本目标。发挥高校档案的利用价值是高校教育事业的有机组成部分，主要表现为为广大教育者的教学研究提供参考依据和所需的各类文献资料，并且为学生的学习工作提供必要的服务，这是高校档案管理的根本目的和最终诉求。

（二）发挥档案的利用价值是高校档案管理的中心任务。高校档案管理有其特定的流程，主要包括档案收集、档案鉴定、档案利用和档案编研等，只有按照特定流程科学地实施每一个步骤，才能很好地完成复杂的档案管理工作。其中，档案利用环节在高校档案管理流程中起到了承前启后的作用，并和其他环节相互影响、相辅相成。只有充分保证档案信息的完整性、科学性，档案信息才能真正发挥利用价值。档案信息通过实践可以检验其他环节的完成情况，为更好地开展其他环节的工作提供科学依据。

（三）发挥高校档案的利用价值有利于密切相关部门及工作人员的联系。做好高校档案的利用工作，离不开各部门及其工作人员的紧密联系和协调配合，在此过程中，档案管理部门进一步认识了档案管理的重要性，通过不断实践，逐渐探究出了更加科学的工作方法，有利于优化部门职能，提高部门工作效率。对工作人员而言，在挖掘档案利用价值过程中，其自身管理水平进一步提高，工作能力显著提高。

三、如何切实提高高校档案的利用效率

（一）体现高校档案工作的服务性质。管理高校档案的最终目的是实现档案利用，使档案为高校发展服务。档案管理的真正价值只有在不断利用中才能体现，并且在利用过程中及时发现问题，进而改善管理方法。档案管理人员应及时改变观念，由管理者的角色变为服务者的角色。在工作过程中，还应妥善处理与其他部门之间的关系，主动为他们提供服务，改变一直以来被动服务的尴尬境地。

（二）做好档案利用工作应具备开放性。要做好高校档案利用工作，我们要具备开放观念，不能墨守成规，正确认识和处理档案实用性和保密性之间的关系，在坚持档案机密性的基础上，尽可能地发挥档案的实际效用，更好地为学校发展服务。传统的档案管理观念过于关注档案的保密性，却忽视了档案的科学利用，不符合当今社会发展的大潮。在实际工作中，档案利用工作应坚持适度开放和适度保密的原则。

（三）统筹兼顾，实现档案信息的系统化管理。随着时间的不断推移，高校档案信息的數量与日俱增，如何科学管理这些繁琐的信息、协调好各部门的职责需要我们不懈探索。首先，高校档案管理人员应充分熟悉档案内容，熟悉档案信息的编排规律；其次，高校档案部门及其工作人员应加强管理手段的创新，使用档案管理系统实现高校档案的科学管理，扫描纸质档案，实现档案数字化，建立健全完整的目录和全文数据库；最后，档案人员要调查研究学校教师和管理人员的不同需求，建立特色化服务。

（四）提高高校档案质量，提升利用价值。高校各个立卷部门应该重视档案的编辑和整理工作，严格按照学校制定的归档范围和保管期限立卷，材料丰富、整理规范，才能保证档案质量，从而更好地发挥档案本身的价值。如果材料过少，或者重要的材料没有归档，就无法为今后工作提供必要的参考和借鉴。高校相关部门领导和相关人员都应该尽职尽责，用严谨的态度对待档案工作，保证档案材料的质量，才可提升其价值。

总体来看，高校档案管理工作是我国档案管理系统的重要组成部分，有其规律。因此，我们要尤其注重研究高校发展的实际情况，结合新情况、新问题不断调整档案管理方法和工作思路。我们应特别重视高校档案的利用工作，提高档案的利用效率，增强高校档案的服务性，使其更好地为学校改革和发展服务。

参考文献：

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