浅谈文书档案整理改制后的优越性

陈静

摘 要：文书档案的整理是将零散和需要进一步系统化的档案进行分类、组卷、排列和编目，使之有序化、条理化的工作。传统的文书立卷方式具有烦琐、艰巨、程序多和难度大等缺点，很难适应当前社会对文书立卷工作的要求。自《归档文件整理规则》实施以来，档案文书整理工作获得了革命性的突破。现根据多年的工作经验，并结合《归档文件整理规则》，分析新型文书档案整理工作的实践效益和优越性。

关键词：文书档案；文件检索；装订；保管

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2095-6835（2014）17-0126-02

文书档案整理是整个档案工作的重要组成部分，是企业档案工作的主要内容之一，是提高企业工作质量和效率的必要条件。该工作可分为两种，即按“卷”整理和按“件”整理。按“卷”整理即人们在整理档案时将互有联系的文件组合成一册有机卷宗，也就是传统的分类方法；按“件”整理就是将需归档的文件以“件”为单位进行分类、整理和归档，使之有序化、条理化的过程。从2000年起，国家档案局下发了档案行业标准，即《归档文件整理规则》，实现了整理方式从“卷”到“件”的变化。这一改革给档案工作带来了崭新的面貌，使之逐渐成为了现代化的档案管理工作。根据《归档文件整理规则》和实际工作中的经验分析了“卷”改“件”给档案工作带来的好处。

1 降低了工作量，提高了效率

以“卷”为整理方法的文书立卷工作是一项既烦琐又有难度的工作，它利用文件的主要特征或类型区分和初步组合本单位形成的全部文件，然后进行调整卷内文件、拟写案卷题名、排列卷内文件和编号、填写卷内文件目录和备考表、编制案卷封面并装订等步骤。全部案卷整理完毕后，再按保管期限、组织机构或保管方法来排列和编制案卷目录。从划分类别到编制案卷目录需要超过10道工序，不仅程序多，而且难度高，再加上文书立卷人员的岗位变动较频繁，很难要求其达到编制标准。自实施《归档文件整理规则》以后，以“件”为标准的整理方法使档案工作人员摆脱了烦琐的传统整理工作。按照分类大纲程序编制，省去了拟写案卷标题、装订封面卷皮、抄写卷内目录和案卷目录等一系列工作。改制后的方法对档案实行文件级管理，全部档案分类后按形成时间和重要程度排列，避免了人工造成的排序不规范现象，极大地提高了档案文书整理的准确性。

2 提高了进馆质量，节约了馆藏空间

对于以“卷”整理的立卷方法形成的档案文件，往往在档案馆接收时还需要检验：遇到分类不准确的档案，要返工整理；出现组卷不合理的档案，需要拆卷；出现案卷标题拟写不正确的，要重新拟写标题并更换卷皮，以上现象均会造成人力和财力的浪费。按《归档文件整理规则》以“件”整理的档案，在进馆时不需要再做任何加工处理工作，而且可将利用多种文件分类方法分类的档案放入同一盒中。这样既节省了档案盒，又节约了档案馆的储存空间，不仅提高了进馆档案的质量，又提高了进馆工作的效率。

3 有利于档案的收集、保管和利用

“卷”改“件”的立卷方法给档案的收集工作带来了很大的便利。在“卷”改“件”之前的档案收集整理过程中，由于每个人对文件的理解各不相同，对分类标准也没有很好的掌握，所以，多数人在分类过程中会出现对文件问题无法处理等现象。整改后，档案员只要掌握了归档文件的保管期限，就可以轻而易举地对文件进行分类整理。这样不仅降低了工作量，还使档案员获得了更充足的时间来钻研档案利用工作，从而更好地去协调保管工作与利用工作的关系。

在以往以“卷”归档立卷的整理方法中，一个卷宗由多个文件组成，当借阅人要查阅其中的一份文件时，整体调出的案卷中其他的文件也会被借阅者看到，这样就难以保证档案的机密性。由于基层档案人员的责任意识淡薄，往往在调档时会把案卷拆开，这样会给档案带来很大的损害。实行按“件”整理后，借阅者可以有针对性地借出某一文件，这样既方便又安全保密，也降低了档案员的工作量。另外，需要补归的文件在归档时也无需拆卷、再装订，只需将其插入在相关年度、类别的卷盒中，然后在备考表中补充说明即可。

4 促进了文档一体化的实现

现代化的工作离不开电脑程序。在传统的整理方法中，当归档文件录入计算机打印归档文件目录、收发文登记簿时需要多次录入同一内容，但整改后的整理方法只需输入一次所要归档的文件，便会随机生成目录，为文件检索功能、全文扫描、网络检索和缩微等现代化工作带来了便利，也符合了文书处理和档案管理之间的关系。将文书处理和档案管理很好地结合起来，可以促进文档一体化的实现。

5 有利于档案员掌握档案工作

基层档案人员的工作调动比较频繁，其对档案工作缺乏长期和连续的了解，对档案工作的重要性也缺乏足够的认识。以“卷”归档的方法不仅要求档案人员要具备专业性很强的理论知识，还必须熟悉、掌握规范的立卷要求，同时，还要具备一定的综合分析能力。“卷”改“件”后，既简化了文件的整理程序，又大大降低了工作难度，不仅使专业的档案业务指导人员的讲解变得轻松，还使档案人员在掌握和理解时也变得更加容易，也更加有利于档案工作的顺利开展。

6 结束语

文书部门立卷作为一项制度性的工作，在党和政府机关中全面实行。随着档案事业的发展，文书档案制度不断趋于完善，《归档文件整理规则》中的指导精神也促进了文书工作与档案工作的密切协作和健康发展。

参考文献

[1]郭树银.归档文件整理工作指南[M].北京：中国大百科全书出版社，2001.

[2]吴广平，向阳.档案工作实务[M].北京：中国档案出版社，2008.

〔编辑：张思楠〕

Talking about the Advantages of Consolidation after the Restructuring Archives

Chen Jing

Abstract： Finishing archives are scattered and will require further systematic classification files， test paper， arranged and cataloged， so orderly， principled work. Filing the traditional way with a cumbersome instrument， arduous and difficult process multiple disadvantages， it is difficult to adapt to current social Filing for clerical work requirements. Since the implementation of the “Filing Documents” file clerical finishing work to get a revolutionary breakthrough. On the basis of years of experience， combined with the “Filing Documents”， analyze the effectiveness and superiority of the new practice archives finishing work.

Key words： archives； document retrieval； binding； custody