对高职院校档案管理工作模式的思考

刘海俊

摘要：档案工作是学校管理工作中的重要组成部分，在学校建设和发展中起着不可替代的重要作用。本文通过分析当前高职院校综合档案管理工作现状，阐述了高职院校档案工作的重要性，提出了高职院校档案管理工作的对策。

关键词： 高职院校；档案管理

高校是一个特殊的社会群体，是为国家培养人才的摇篮，是探索和传播知识和学问的文化场所。在经历高校扩招后，我院的办学规模不断扩大，招生数量也在不断增加，在学校层次、社会影响、培养人才、教学质量、教学内容、教学方法等方面发生了翻天覆地的变化。因此，认真、严谨、科学地做好高校的档案管理工作，是每一所学校都必须高度重视的事情。

档案工作是学校管理工作中的重要组成部分，在学校建设和发展中起着不可替代的重要作用。同时学校档案工作的发展是以学校的发展为前提的，而档案工作又为学校的发展提供服务。搞好这项工作，对于推动学校教育改革，提高学校的管理水平，促进教学、科研和其它各项工作都有极其重要的意义。因此，对档案管理工作模式进行改革，在学校的发展过程中是势在必行的。要改变一些传统的做法和管理模式，来加强学校的档案管理工作。

如何加强高职院校的档案管理工作呢？我认为建立健全学校的综合档案室，对学校的各类档案实行集中统一管理是比较可行的方法。下面就对此作一些粗略的分析和探讨：

一、建立健全学校的综合档案室的好处

因为我们高职院校是由原来的中等专业学校升格而来，在档案管理工作方面比较落后，不少中专学校存在“三无”现象：无正规的档案室；无专职的档案工作人员；无完整的档案工作管理制度。因此形成了档案管理分散零乱，有的甚至不立卷整理，胡乱往柜子里一锁即算“存档”的现象。这样，不但影响档案的开发利用，给学校各项工作造成麻烦，而且容易使文件资料丢失，特别是一些珍贵资料的失落，给国家和学校造成不

可弥补的损失。所以，我认为，作为一所正规的高职院校建立健全学校的综合档案室很有必要的，它既可以克服以上弊端现象的出现，又具有以下几方面的好处：

1、有利于加强领导，提高档案工作的地位。档案分散管理，首先出现的问题是档案工作多向归口，如教学档案归教学口、文书档案归行政口，基建档案归后勤口……由于各部门业务工作都很繁多而又实际性强，档案工作和其它工作相比，根本放不到重要的位置上。客观地讲，人的精力是有限的，各部门领导也没有精力去大力抓这项工作。只有建立起综合档案室，使档案工作具备了相对独立的机构、人员，并赋予一定的工作权力，再有一名主管校领导负责，这样才能引起领导和群众的真正重视。同时，任何工作，只有组织机构健全，配备必要的人员，此项工作才能具体落实。所以说，建立健全综合档案室是加强高职院校档案工作最基本的必要措施。

2、有利于档案的集中管理，保证学校档案的完整性和系统性。由于学校的各项活动不是孤立的，而是互为联系地进行，这就决定了学校的全部档案材料之间具有内在联系，构成一个有机的整体，所以一个学校的档案是一个全宗。如果分散管理，必然会破坏档案管理的整体性，犹如一台完整的机器被分解开而无法正常运转。同时，档案资料在各部门内，数量少，无法进行分类立卷，不利于档案的系统管理。

3、有利于档案的开发利用，增强档案工作的服务性。档案工作的一个作用就是为各种工作活动服务，从这个意义上讲，建立综合档案室，把各类档案集中管理，更能迅速、准确、系统地为学校各部门的需要提供档案资料信息。在实际工作中，我们常常会碰到比如有人为了找一些资料，查一个问题，需要费好长时间，到好多部门去寻找，这给需要者造成了很大 的不便。建立综合档案室，归档后的资料经过分类、立卷、排列、编目录后，就能很快地提供需要的资料，提高办事效率。

4、有利于档案馆舍、设备的完善，实现档案工作的科学管理。建立综合档案室，还可以节约经費，可以减少人力、物力，把有限的资金集中使用，购置先进的管理设备和教学仪器，使档案管理工作逐步科学化、现代化，使教学质量更上一层楼。

5、有利于培养档案专业人员，提高档案管理水平。档案分散管理，由于数量不多，而各部门都采取兼管的办法，兼管的人员又缺乏档案专业知识，并且还经常调换，势必影响专业水平的提高。档案集中管理后，配备了专职档案人员，一方面专职人员他们在其位，谋其事。能调动其自觉钻研业务的责任心。另一方面，有利于培养、进修学习，提高工作人员的业务技术素质，从而提高档案管理的水平。

6、有利于上下联系，横向联合，交流合作，推动学校与学校之间档案管理工作的发展。各学校都建立起综合档案室，有了机构，对上能和档案管理部门业务对口，接受指导；对外和校际之间有了联系渠道，可以广泛交流经验，通报信息，探讨业务，研究学术，互相促进，不断提高档案管理工作水平，更好地发挥档案管理工作的作用。

7、有利于加强档案管理工作的保密性和档案资料的安全完整性。档案集中管理后，人员减少了，而且是专职人员负责，在保密、保管上，增加了保险系数。

8、有利于档案的收集工作。收集是档案管理工作的起点，收集资料的完整、准确与否直接关系到档案的质量，克服了那种等上门，交什么，收什么，再重要的东西，也是有没有无所谓的被动局面。

二、建立综合档案室后档案的分类与管理

建立综合档案室后，档案将如何分类与管理？我们知道，高职院校的工作有其自身的特点和规律，学校档案的建立是从属于学校工作的特点和规律的，而只有科学地进行分类，才能使学校档案有条有理地反映学校本来的历史面貌，便于系统地查找利用。我们学校的档案大致可以分为以下几类：

1、文书档案。文书档案是学校党、政领导机关指导学校各项工作所形成的文件资料，包括党、政、工、团各部门工作中形成的文件资料及上级主管部门下达的与学校工作紧密联系的指导性文件材料。

2、教学档案。教学档案是在教学活动和教学管理中形成的文件、材料。学校工作的主要活动是教学活动，因此，教学档案是学校档案中占比重最大的一部分。它包括教务部门、学生管理部门和各专业系部在工作活动中所形成的各种文件、材料，既包括招生管理、教学计划实施、教材管理、课堂教学、教学实习、毕业设计、学籍管理、分配就业、教学总结、教学质量检查等各环节中形成的文件、材料。

3、科研档案。科研档案是学校在进行科学技术研究及教学研究、教学改革中形成的文件材料。它包括科研成果、学术论文、教改经验等材料。

4、基本建设档案。基本建设档案主要是学校在校园、校舍建设过程中形成的一系列文件、资料、图纸等。

5、声象档案。声象档案是在学校教育活动中，采用电视、录象、录音、幻灯、照片等现代化教学手段进行教学及其它活动中形成的以声象材料为载体的档案资料。

6、财会档案。财会档案是学校在经济管理和会计核算等财务活动中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等文件资料。

7、人事档案。人事档案是学校对教职员工的招聘、调动、培育、使用过程中所形成的文件资料。包括教职员工的个人履历、政治面貌、业务职称、专业技术水平等情况材料。

8、其它档案。由于我们的高职院校是一个独立的事业单位，麻雀虽小，五脏具全。还有一些需要建档的材料因为数量少而无法分类，又不宜归类，如外事活动、医疗卫生等，所以我们不妨建立一个“其它”类档案，以便于这些文件资料的建档、管理和利用。

我们高职院校目前档案的形成，大致分为以上八类。但在具体的立卷归档的过程中，还会出现多边互相联系的现象。如对教师的授课测评问题，既属于人事檔案中教师业务素质方面的内容，又属于教学活动中的内容，遇到这种情况时，单归哪一类都不便，这时可采取正付本分存的方法来解决。

三、建立综合档案室后档案工作者的基本素质要求

随着档案管理工作的不断深化，对档案工作者的素质也有了高标准的要求。档案工作是一项具有很强的技术性、专业性、保密性、特殊性的工作，档案工作不仅仅是一个单独的保管工作，而是一套完整的系列性的工作，包括：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编目、登记等，更突出的是需要为学校和社会提供及时、便利的服务。

对档案工作者的基本素质要求，首先必须具备良好的政治、业务素质，档案工作是维护党和国家历史真实面貌的一项重大事业，它不仅仅是一项业务性工作，同时也是一项政治性很强的工作，因此，要求档案工作者要思想进步、作风正派、有事业心、纪律严明、有较强的责任感，还应有吃苦耐劳的敬业精神，必须具备良好的职业道德和为人民服务的精神。绝对不能把那些玩忽职守，不负责任，甚至思想败坏的人放在档案工作部门。 档案工作繁杂琐碎，平时很不起眼，档案工作是以其专业管理的成果为各项工作服务的，档案工作者应当自觉地认识档案工作的服务性这一特点，树立明确的服务思想，甘当无名英雄。而且我们档案工作人员面对日益变化的社会的发展，我们不能落伍。我们原有的知识结构、知识层面、知识宽度与深度以及我们对新旧事物的理解、认识等等都要发生深刻的变化，要不断“充电”，不断补充“能量”。档案工作者要精通档案管理的理论和各项技能，要学习和掌握学校档案工作的特点和基本知识，还要学习和掌握教学与管理中的各种专业知识。要学习和掌握计算机、网络、信息等现代化管理的知识和技能，我们档案工作者要养成主动学习、终身接受再教育的习惯，努力提高我们档案管理工作的技术水平，大大提高档案管理工作的效益。

目前高校的档案管理正处于资质档案向电子档案发展的过渡期，并且是与电子档案共存的时期，校园网的建设也给档案信息的查询和利用提出了新的要求，这也是我们值得思考的一个问题。

总之，我们要结合自身的特点，努力加强高职院校的档案管理工作。为档案事业的科学管理和全面发展做出贡献。