论煤矿机电工程项目采购工作程序

吴海东

【摘 要】采购是煤矿机电工程项目的第一工作程序，怎样规范煤矿主要机电设备的立项选型、招标、监造、工程竣工验收等程序，是煤矿机电工程一门学科。煤矿机电工程项目的采购无法以合理的价格、质量获得，则直接影响到煤矿的安全生产及效益。

【关键词】机电工程；项目采购；工作程序；编制要求；询价；评审；验收

煤炭工业的发展越来越趋向机械化，矿井的安全生产离不开机电工作，从井上到井下，从采掘到辅助，无论供电系统、通风系统、排水系统、运输提升系统、采掘系统、通讯监控系统、压风自救系统等，哪一个环节在机电方面出现故障，都会不同程度的给部分或全局的安全生产造成影响，甚至造成严重的人员伤亡，从而带来重大的政治、经济损失。而采购是煤矿机电工程项目（以下简称：工程项目）的第一工作程序。

釆购是指在需要的时间和地点，以最低成本、最高效率获得最适当数量和品质的物资，并及时交付需要部门使用的——一门科学。若物料或设备无法以合理的价格、质量获得，则直接影响到煤矿的安全生产及效益。

工程项目采购工作程序按时间划分，可以分为准备阶段、实施阶段、收尾阶段。

一、准备阶段主要工作有建立组织、需求分析、熟悉市场、确定采购策略和编制采购计划。

采购策略应考虑以下方面：采购方式调查，确定采购方式，供货商的能力调査，供货工作的策略和保证商的分布；供货商是否为合格供方等。

采购工作应做好质量安全保证、进度保证、经济保证等三个保证。

工程项目采购文件的编制要求：（1） 工程项目采购文件由项目采购经理根据相关程序进行编制，由项目经理审批后实施。（2） 采购文件编制的依据是工程项目建设合同、请购书、采购计划及业主相关方对采购标的采购文件的程序规定、编制原则（3）采购文件的编制要本着全流程成本的原则，力求达到准确预算、充分利用环境、全过程细节控制的要求。（4）利用价值工程原理，用性价比方法，保证质量，降低成本。

询价技术文件的组成：（1）设备、材料请购文件包括：供货和工作范围；技术要求和说明、工程标准（工程规定）；图纸、数据表；检验要求；供货厂商提交文件的要求。（2）请购文件的要点：工艺负荷说明；对制造材料的要求；特殊设计要求；超载能力和裕度要求；控制仪表的要求；电气和公用工程技术数据；采用的设计规范和标准；设备材料的表面处理和防腐、涂漆；其他有关说明；图纸和文件的审批；二底图和蓝图的份数、电子交付物的要求；操作和维修手册的内容和所需份数；指定用途、年限的备品备件清单；性能曲线、检验证书和报告。（3）请购文件的提交要求：请购单及附件由项目控制部派出的项目控制经理向项目采购经理提交，对于未设置控制部的公司则由项目设计经理提交。（4）询价技术附件：数据表，技术规格书，询价图纸及技术要求，特殊要求和注意事项。

询价商务文件组成及要点：询价函及供货一览询价商表，报价须知，采购合同基本条款和条件，包装、唛头、装运及请款须知，确认报价回函（格式）；商务条款，合同形式（单价固定、总价固定、材料实报实销、工时实报实销等），交货时间和地点，检验要求，包装和唛头，交货条件（工厂交货或其他），货币种类和汇率，支付条款，联系人姓名和地址，质量保证，保险的要求，报价截止日期和报价有效期，密封报价须知，现场服务的要求。

工程项目采购文件的编制过程中成本管理应做到准确预算，充分利用环境，增强对全过程和每一个细节的控制。

二、实施阶段主要工作包括接收请购文件、确定合格供应商、招标或询价、报价评审或评标定标、召开供应商协调会、签订合同、调整采购计划、催交、检验、包装及运输等。

工程项目询价的工作流程：选择合格供货厂商→询价文件的编制→询价和报价的接收—报价的评价→报价评审交业主确认（按项目合同规定）→召开厂商协调会并决定中标厂商→签订购货合同→选择合格供货厂商。

根据所需采购设备、材料的特点从合格厂商名单中按设备、材料的分包，选择合格的供货厂商，并按《煤矿物质手册》、《煤矿安全规程》的要求办理审批手續，如果项目合同有规定，还需经过业主批准。采买工作必须对严格经过批准的供货厂商进行询价等工作。针对具体某个适合于制造该设备、材料的厂商作为合格询价厂商。

机电工程项目采购评审可分为技术评审、商务评审、综合评审。

技术评审由相关专业的专业负责人进行，由项目设计经理审批。技术评审的依据是请购单所包括的所有询价技术文件和厂商的技术报价，并据此对厂商的技术报价评审作出合格或不合格或局部修改后合格的结论。对各厂商在评价合格的基础上作横向比较并排出推荐顺序。

商务评审由采购工程师负责，采购经理审批。对于技术评审不合格的厂商不再作商务评审。商务评审的依据是询价商务文件和厂商的商务报价，重点评审厂商的价格构成是否合理并具有竞争力。交货期、支付及支付条件、质量保证、财政状况、执行合同的信誉等。对各厂商的商务报价作横向比较并排出推荐顺序。

采购经理在技术评审和商务评审的基础上进行综合评审。综合评审既要考虑技术，也要考虑商务，并从质量、进度、费用、厂商执行合同的信誉、同类产品业绩、交通运输条件等方面综合评价并排出推荐顺序，再由项目经理审批。对于价格高、制造周期长的重要设备或 批量大的材料还需要公司主管经理批准（如果公司有此规定）。如果报价突破已经批准的预算，则需要从费控工程师开始逐级办理审批手续。最终按经过批准的修正预算进行控制。

工程项目设备监造管理的要求有：按《煤矿物质手册》、《煤矿安全规程》、《机械制造规范》及涉爆产品相关规定编制设备监造大纲、质量监督。

编制设备监造大纲：（1） 制定监造计划及进行控制和管理的措施。（2） 明确设备监造单位：本单位自行建造或外委托，签订监造设备委托合同。（3） 明确设备监造过程：有设备制造全过程监造和制造中重要部位的监造。（4） 明确有资格的相应专业技术人员到设备制造现场进行监造工作。（5） 明确设备监造的技术要点和验收实施要求。

设立设备监造的质量监督和质量保证体系：1、监造过程相关的质量保证文件；2、设备加工过程中不合格品及其纠正措施控制程序；3、监造记录、检查监督员工作定期报表监督点的设置（1）停止点监督：针对设备安全或性能最重要的相关检验、试验而设置，监督人员在现场进行作业监视。（2） 证据监督：针对设备安全或性能重要的相关检验、试验而设置，监督人员在现场进行作业监视。（3） 文件记录点监督：要求制造厂提供质量符合性的检验记录、试验报告、原材料与配套零部件的合格证明书或质保书等技术文件，使总承包方确信设备制造相应的工序和试验已处于可控状态 。

设备包装运输、交付主要包括（1）设备包装应符合相应的标准规定，如有特殊要求时，应提出具体内容，与制造单位洽商、研究相应的技术措施，并签订协议书或备忘录，必要时应明确包装物的供应与回收规定。（2）设备运输在进行必要的调研和考察后，运输、交付确定运输方法，制定相应的技术措施，确保设备运输过程安全、可靠。（3） 设备交付应明确交付的地点、时间、交（接）货的方式和方法。（4） 国外工程设备还应包括进港、报关、通关、商检等程序。

工程项目设备检验要求项目设备监造验收的主要依据主要有：设备订货合同；设计单位的设备技术规范书、图纸和材料清册；总承包单位制定的监造大纲设备监造验收的范围：设备设计，设备制造，设备检验，设备监造验收包括以上全过程。

设备监造验收的内容包括（1）重要设计图纸、文件与技术协议书要求的差异复核，主要制造工艺与设计技术要求的差异复核。（2）关键原材料和元器件质量文件复核，包括主要关键原材料、协作件、配套元器件的质保书和进厂复验报告中的数据与设计要求的一致性。（3）关键零部件和组件的检验、试验报告和记录以及关键的工艺试验报告与检验、试验 记录和复核。（4）规定为最重要点和重要点的设备零、 部、组件的加工质量特性参数试验，工艺过程的监视和相关记录的核对。（5）检查完工设备的外观质董、接口尺寸、油漆、充氮、防护、包装和装箱等质量，或相关文件、图纸和保证措施。（6）清点设备、配件和备件备品，确认供货范围完整性。（7）复核合同规定的交付图纸、文件、资料、 手册、完工文件的完整性和正确性。（8） 确认包装、发运与运输。（9）签署见证（验收）文件或后续行动计划。

设备验收的程序包括（1）设备验收包括设备制造现场验收和设备在施工现场验收。（2）合同中明确需要进行设备制造现场验 收时，在设备制造过程中实施现场验收工作。（3）设备验收的要求按设备验收的主要技 术内容规定、要求实施。（4）进场验收是设备运输到达施工现场后， 项目经理部组织有关人员按要求进行的验收。

设备施工现场验收包括（1）设备施工现场验收应由业主、监理、生产厂商、施工方有关代表参加。（2）进场后对设备包装物的外观检查，要求按进货检验程序规定实施。（3）设备安装前的存放、开箱检查要求按设 备存放、开箱检查规定实施。（4）验收进口设备首先应办理报关和通关手续，经商检合格后，再按进口设备的规定，进行设备进货验收工作 。

三、收尾阶段工作主要有交接、材料处理、资料归档和采购总结等。

規范煤矿主要机电设备的立项选型、招标、监造、工程竣工验收等程序，确保煤矿主要机电设备的安全运行，是防止和减少煤矿机电设备事故重要手段之一。

参考文献：

[1]《采购原理与管理》，电子工业出版社.

[2]一级建造师《机电工程管理与实务》，中国建筑工业出版社.

[3]《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国合同法》.