浅谈计算机技术在档案管理中的应用

陶鑫

摘 要：随着我国社会经济、政治、科技和文化的不断发展，我国的计算机技术也冲入世界高端行列，并且逐渐应用于我国企事业单位各项管理体制之中。其中档案管理应用中的计算技术既是一项典型的应用实例。我国档案管理工作的现代化管理理念中将计算机技术的管理作用进行发挥，其本身的作用愈显重要。笔者根据自身的多年档案管理经验，在本文中将现代化档案管理中计算机技术的作用进行分析探讨，全面了解计算机技术在档案管理应用中存在的问题并且提出相应的可行性建议。

关键词：计算机技术应用 档案管理 探讨分析

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）01（b）-0032-01

计算机技术的出现、发展及推广推动着世界经济的发展和全球经济化进程的推进。计算机技术在档案管理中应用后，其本身的特点淋漓尽致的显现出来：检索快、容量大、可靠性强、保密程度高、成本低等等。随着计算机技术的应用和互联网平台的建立，在一定程度上代替了手工作业，提高了工作效率，同时实现了资源共享和信息共享。对于档案管理中计算机技术的应用给人们的生活带来巨大的方便。

1 计算机技术在档案信息管理中的作用

1.1 计算机技术能够实现数字化档案信息管理

从传统的档案信息管理模式中我们可以看出，传统的档案管理模式是采用手工记录，工作效率低，工作准确性低，占用大量的人力资源和财力资源，信息的储存、查阅和修改等问题较为不便。而社会现代化计算机技术在档案管理中应用后，通过计算机系统能够将档案管理过程中的信息储存、查阅和修改过程直接完成，节省了大量的人力、物力和财力。提高了档案管理的效率，降低了档案管理的成本和费用，保证了档案管理的准确性。而且，在保证档案管理的质量和效率的过程中的计算机技术的应用还实现了资源共享和信息共享。

1.2 计算机技术能够实现自动化档案管理

在信息化技术的使用过程中，我们感受到了计算机技术的高容量、高效率和程序化的数据处理等特点。计算机技术的使用时通过程序编写后能够高效的执行程序并且能够保证期准确性。因此，计算机技术在档案管理中的应用能够通过程序编写后直接实现化录入保存修改和管理等过程的自动化。

1.3 计算机技术能够实现网络化的信息检索

应用计算机技术的档案管理能够将各类档案进行分类汇总，并且通过计算机的自动化程序能够实现档案查阅过程中的及时信息检索。这就避免了档案管理员由于不能够清晰的记忆档案储存位置而丢失资料或者不能够及时准确的查找到需要的资料。同时计算机技术的检索功能不仅在档案管理过程中应用还推广到各个行业领域。这样就能够在最大程度上实现共享平台。

2 档案信息库的特点、构成以及计算机技术要求

2.1 档案信息库的特点

档案信息库即为在档案管理过程中通过计算机技术实现档案的大容量储存和分类。其本身的特点为：第一，计算机技术的出现能够将信息文件转变为计算机数据的形式进行储存，在计算机信息平台中通过计算机电子数据流的形式进行传递，从而实现了档案信息储存共享的信息化和自动化特点；第二，计算机储存技术能够将图、文、声等综合信息通过多媒体信息化方式进行储存，体现了现代计算机技术的数字化特点；第三，计算机技术在档案管理中的应用体现了计算机技术的信息化、自动化、媒体化等特点，并且计算机技术的应用改变了以往档案管理的形式，体现了现代化档案管理模式的计算机化特点；第四，计算机技术在档案管理中应用后不但能够将档案进行高效管理还能够将档案信息以图、文、声等综合媒体形式进行储存，体现了计算机储存技术的多样化特点。

2.2 档案信息库的主要构成框架

将档案信息库进行分类可分为：终端用户部分、数据库管理系统、数据库检错系统和通讯系统等几部分。其各部分的主要作用是通过档案信息库的不同分工将档案管理程序变得更为清晰明了，完善了档案信息库系统，使人们能够方便轻松的获取所需并能够通过网络通讯系统进行传递和资源共享。

2.3 档案信息库管理过程中对于计算机技术的要求

在档案管理过程中使用计算机技术是由于计算机技术能够准确高效的实现档案的录入、查阅、修改和管理。这也是档案管理的基本要求和基本保障。因此，在档案管理中应用计算机技术应达到以下要求：首先，档案管理中的计算机系统应当保证其硬件设施能够达到相应的条件和质量，软件程序管理应当保证档案信息库的技术水平达到要求；其次，计算机技术的档案管理依然需要进行科学的规划，并且对于管理人员的计算机技术操作能够提出更高的要求，保证大量档案信息录入过程中不因操作人员的原因而导致信息错误或者不完整。

3 实现计算机档案管理可采取的几点措施

3.1 健全的服务设施

为确保计算机技术在档案管理中应用达到预期的效果，应当加大档案管理过程中的资金投入，用于配制相关的硬件设施和软件设施以及档案管理的网络化程序。同时还用当有完善的保护系统、信息检索系统和资源共享平台系统。为档案的信息化管理提供良好和安全的环境。

3.2 提高档案管理人员的综合素质

计算机技术在档案管理中的能够高效的完成一定的工作，但是计算机技术是一种操作系统不能完全自主的进行档案管理，所以档案管理人员素质在计算机档案管理中是决定性的。提高档案管理人员的综合素质能够将计算机系统的直接操作者和管理者进行能力培训和专业技能训练，能够保证计算机系统在实际应用中的准确性，实现计算机技术在档案管理过程中的优势。

3.3 提高档案管理者的档案管理水平

通过计算机系统进行档案管理，不仅需要专业的知识技能还必须具备科学管理的意识，懂得科学管理的内涵。在计算机信息库的管理过程中体现出现代化的管理水平，实现档案管理工作改革，在实际工作中不断完善计算机管理系统，并不断的学习先进的知识体系，及时的引进更为便捷的档案管理程序。

3.4 实现各方面制度的完善

由于计算机技术在档案管理中的应用，能够很大程度上解决档案管理方面的漏洞，但是相应的科学管理制度并未及时的设定。总所周知，好的管理是成功的一半，因此，要想做好现代化的计算机技术的档案管理工作，各方面的管理制度应当及时的进行完善。在实际的管理过程中，将计算机的档案管理的各个环节进行充分的考虑，并制定相应的制度以弥补技术漏洞。在档案管理工作的管理过程中，任何一个环节应做到有章可循，有法可依，来保障现代化计算机档案管理的高效性和完整性。

参考文献

[1] 郑世彪.信息技术的发展与我国的发展战略[j].高科技的产业化，1998（4）.

[2] 严霖.电子档案管理—— 计算机技术在档案管理中的应用[j].2010（3）.endprint