浅析高校二级院系研究生教学秘书管理工作

张莲美

[摘 要]研究生教学秘书是高校研究生教育不可或缺的一个重要岗位。为了实现研究生教学管理工作的科学、有效管理，结合研究生教学秘书工作实际，对研究生教学秘书职责、工作特点以及如何做好研究生教学秘书三方面进行详细论述。

[关键词]研究生教育 教学秘书 职责

[中图分类号] G643 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2014）15-0177-02

近年来，随着高校研究生规模的扩大和研究生管理工作的下移，二级学院研究生教学秘书工作越来越繁重。面对复杂且繁重的工作任务，如何发挥研究生秘书在二级管理工作中的作用，从传统的思想管理模式中解放出来，更加有序的开展研究生教学管理工作，实现科学、有效的管理，是值得我们每一个基层管理人员思考的问题。

一、研究生教学秘书工作职责

研究生教学秘书是指在研究生管理工作中从事最基层、最基础的管理和服务人员，是高校研究生教学管理链畅通的基础，是研究生教学管理各项工作的具体执行者和实施者，可以说是研究生管理体系中不可或缺的人员。西安石油大学二级学院研究生教学秘书主要负责以下三个方面的工作：

（一）研究生专业课

研究生教学秘书是在高校研究生院和院系主管领导的双重领导下，主要协助分管领导进行日常教学管理，协助学科主任和分管院长制订、落实研究生培养方案。每学期初，按照校发研究生培养计划文件，落实任课教师教学任务，编排本单位研究生专业课课程表，下达和上报教学任务和开课计划，并协调、解决教学管理中需要处理的各种问题。快要结课时，提醒任课教师出试题以便安排考试，考试结束后，通知教师及时录入研究生成绩并上交成绩单及试卷归档。

（二）研究生论文

协助分管领导和学科主任安排并整理研究生的论文开题、中期考核、答辩等工作，其中较为繁杂的是研究生毕业和学位授予资格的审核。这需要将所有毕业生的相关材料填写、统计、分类、归档等。

（三）招生和档案管理

本单位研究生的招生宣传、复试及面试的安排等工作离不开研究生教学秘书，研究生学籍管理及研究生培养环节的审核工作也离不开研究生教学秘书。研究生教学秘书还必须做好研究生成绩、试卷、教学文件的整理、归档等工作。

二、院系研究生秘书工作特点

（一）对象广

研究生教学秘书工作面对的主要对象是学生和教师。根据社会进步的发展需要，研究生培养方案也相应的做了调整，但主题方向变化不大，任课教师也就相应的变化不大。教学秘书由于长时间地和各位老师接触，多少熟悉了他们的习性，有利于安排各项工作，有利于工作的顺利进展。但是面对的学生越来越多样化，主要表现在以下几个方面：研究生的年龄、家庭背景、社会阅历、思想状况等。

研究生秘书不仅要服务于学生和教师，还要经常性地和相关职能部门打交道，只有和这些部门进行有效、融洽地沟通，才能充分发挥上传下达、承上启下的枢纽作用，才能保证本院系各项教学计划得以正常运行，保证整个教学培养方案最终得以具体落实。

（二）内容多

研究生教学管理工作是一项流水线式的综合性服务工作。常规性管理工作具体包括招生工作、教务管理、学籍管理、考务管理、成绩管理、教学档案管理、教师工作量核算等方面。这些工作一环扣一环，教学秘书是全程参与，每个环节都要做大量的工作。

（三）责任大

研究生教学秘书工作在每年的各个时段都是严格按照教学计划来展开的，因此从教学时间段的安排上看它有一定的规律可循。多数人认为研究生教学秘书做的只是一些常务性的事务，没有什么所谓的“含金量”，只要早做准备、早定计划，增加工作的主动性和预见性就能高效有序地开展教学管理工作。其实，教学秘书工作看似简单，实际上是非常细致、复杂的工作，工作中难免会碰到各种的困难，且问题很少是重复性的。不管是常规性的还是偶然性的问题，稍有疏忽就会酿成不可挽回的错误，小到影响某个学生的学习进度，大到影响学生的就业乃至以后的人生，可谓“教学无小事”。

三、如何做好研究生秘书工作

由以上教学秘书工作职责及其特点，可看出要想做一个合格、优秀的教学秘书不是一件简单的事情。结合本人实际工作经验，要想提高研究生管理水平，应着重从以下三点着手：

（一）重视研究生教学秘书工作

过去在大多数人眼里，教学秘书的工作不过是管管成绩、排排课， 不是教学工作的主要部分， 只要工作人员为人本分， 似乎没什么其他过高的要求。事实远非如此，一个优秀的研究生教学秘书，不仅要有秘书、管理方面的知识，更主要的是要熟悉相关专业的内容。这样一方面有利于招生，因为考生通常最先联系或接触的往往是教学秘书， 只有熟悉相关专业才能很好的介绍这个专业，坚定那些适合本专业考生的信心。另一方面有利于和学生的日常沟通。研究生秘书工作大到招生、教务、学籍、考务、成绩、档案管理等，小到研究生日常生活，如交材料时间、各种材料书写格式、题目变更、证件注册、各种活动的申请等，这些和研究生教学秘书都是息息相关的。如果对本专业不太了解，就很难与学生及时的沟通。

（二）加强自觉服务意识

研究生教学秘书不仅是个管理者，更主要的是个服务者。要充分认识自身的价值，了解自己的工作性質是要主动、积极的为导师和学生服务，把学校的方针政策及时传达给师生， 本院教师和研究生的创新构想和意见也能及时的反映到学校，做好架设在学校与导师、学生之间的桥梁，调整好学校与师生之间的关系。

研究生教学秘书的工作重心就是要为学生的学习生活服务，为教师教学服务以及为上级部门的管理服务。因此，针对研究生这个特殊群体，应该切实的站在他们的角度去思考问题并解决问题，要少训导多引导，做到真正地为学生考虑。对待知识渊博的教师，一定要尊重他们，及时向上级反映问题，及时解决他们实际中遇到的问题。而对待上级部门，则应该要多多的汇报、请示，平时注意多多收集、整理和分析信息，了解研究生的整体情况，为上级领导的决策献计献策。只有做好这三个方面甚至更多的服务工作，做到不推托、不拖拉、不推诿，那么接下来一系列研究生教学工作才能顺利开展，才能得心应手。

（三）加强与研究生导师的联系

高校研究生与导师的接触最为频繁、关系最为密切，在研究生培养的全过程，每一步基本都离不开导师的指导。从入学培养计划上的制订，到学位论文开题时的选题，中期检查时的创新点及工作态度，答辩时是否达到学位论文的要求，这些无一不需要导师的指导、审核。再者，研究生这个复杂、特殊的群体，远远不同于本科生，他们不仅要修够既定的学分，更主要的是接受组织能力、科研能力的培养。这就要求导师要有计划、有步骤地让每位学生参与课题的研究，让他们真正了解和掌握学习研究的精神内涵和技术能力，并且锻炼他们的社交能力和统筹管理能力，使得培养出来的研究生能在今后的工作岗位上既运筹帷幄又拥有扎实的专业知识和专业能力。研究生学位论文的质量，研究生各种能力的培养都是研究生教学质量的重要指标。这些和导师都是息息相关的，指标的拔高，无疑与导师的功劳是分不开的。

这就要求院系教学管理秘书充分发挥研究生导师在研究生教学管理工作中的重要作用，与他们保持有效沟通，及时通过导师了解研究生的情况，并且适当听取和采纳导师对研究生教学管理工作提出的建议，同时还要对他们提出的问题进行及时的反馈，并要求研究生导师参与日常的管理工作，发挥其重要的作用。必要的时候制订科学合理的绩效考核体系，引进竞争体制，奖励工作出色的导师，淘汰指導不力的导师。

四、结论

总之，高校研究生教育在不断发展，研究生教育管理方式也在不断变化，对研究生管理教育工作者的要求不仅没有下放，而且越来越高。不仅要有高度的责任心、服务热情，较高的心理素质、管理水平，丰厚的文笔底子，也需要具备相关专业的业务知识，熟练地运用当今现代化管理手段的能力。要想提高研究生教育管理效率，不被前进的教育体系淘汰，就必须在工作中不断学习最新的管理知识、信息化技术、专业知识，提高本身的业务水平和政治素质，摸索出适应本院系更好的管理模式，为教育事业献出微薄之力。

[ 参 考 文 献 ]

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[3] 杨新艳.浅谈高等院校教学秘书的角色定位与素质要求[J].轻工科技（经济与管理），2013（12）：125-126.

[4] 梁小娟.浅议二级院系研究生教学秘书工作的复杂性及相应对策[J].当代教育论坛（教学评论），2010（10）：19-20.

[责任编辑：钟 岚]