医院合同档案的特点与管理措施分析

文/荆门市红十字中心血站 胡昌松

合同档案是企业在不同的经济活动中，比如生产、经营和管理等，与组织、法人或者自然人所签订的协议，可以终止双方之间的民事权利义务关系，在建立之后需要进行归档保存。医院在运行管理中会生成大量的档案，建立合同档案具有独特的特点，可以发挥重要的作用。采取有效的措施实现对医院合同档案的管理，可以为医院的经营决策提供科学的依据。

一、医院合同档案的特点

对医院中建立的合同档案进行统计、调查和分析可知，合同档案不仅具有一般档案的基本作用，还具有独特的特点。例如，医院的合同档案具有凭证性、规范性和时效性等特点。

（一）凭证性

根据我国的《合同法》表明，在医院的管理过程中，建立合同档案具有一项最突出的特点，就是凭证性。医院与另一方按照法律建立的合同，可对双方当事人产生法律约束力。合同在订立之后，双方当事人对合同的履行、合同的变更和对合同中相关权利义务的转让、终止合同或者违约等，都必须以建立的合同档案作为唯一的和完全的依据。如违反合同档案中的相关规则，双方当事人都必须承担相应的法律后果。

（二）规范性

医院建立合同档案之后，会对双方当事人产生一定的法律约束力。所以，合同本身必须具备相关法律规定的许可性。换一种说法就是，合同本身必须具备相应的法律效力。我国法律对合同的建立形式具有特定的规定，如不符合规定，则被视为无效合同，无法律效力。例如，我国《合同法》的第十一条规定:“书面形式是指合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容的形式。”所以，医院建立的合同档案内容和形式都具有较高的规范性。

（三）时效性

时效是一个特定的术语，主要用于法律，是指时间在法律上所产生的效力。从时间的性质上说，其本身就是一种法律事实，在法律中具有一定的法律后果。我国的《合同法》及其它相关法律规定，合同建立后不同阶段产生的时效力，都具有一定的法律后果。例如，我国《合同法》第二十条规定，在合同的要约阶段，“承诺期限届满，受要约人未做出承诺”，则要约失效。

二、医院合同档案的管理措施

针对医院合同档案中独特的特点，为了发挥合同档案的重要作用，医院必须采取有效的管理措施实施管理。在实际的合同档案管理过程中，医院必须从全局着手，及时做好归档工作，保证合同档案使用的规范性，积极和其它部门协作互动等。

（一）从全局考虑

相对于普通的文书档案来说，合同档案具有独特的特点，在进行收集、整理和组卷的时候，存在很大的不规律性，不能像整理普通的文书档案一样进行管理，避免出现遗漏。例如，如果医院与其它组织签订了经济合同档案，双方当事人经过一系列的法律程序保证合同生效之后，需要对当事人的合同履行情况进行定期的检查，对于合同中出现的一些不足，进行及时的修订、补充或者更改。所以，合同档案的管理人员必须积极主动地和其它部门合作，从全局考虑，明确合同档案中的具体内容，准确跟进合同的履行情况，保证合同档案的完整性，才能发挥合同档案在医院经营管理中的有效性。

（二）及时归档

医院的合同档案建立之后，档案管理人员应该及时进行归档。实现这一要求，档案管理工作人员必须对合同的办理情况进行全面的了解，在合同的正式签订过程中，应该到达现场，经过签字、公证和盖章之后，立即对合同档案进行归档。另外，合同的履行过程中，双方当事人对相关的合同内容进行的来往信件或者催告函件等，也应该按照规定的方法及时归档，避免发生遗漏或者损失现象。例如，某医院在合同档案的管理过程中，对合同档案类项目进行了有效的划分，按照不同的类型和年度等因素进行归档保存，不仅方便查阅，还可以有效的避免遗漏。

（三）规范使用

合同档案在医院的管理过程中具有重要的作用，可以为医院的经营决策提供科学的依据。在合同档案的使用过程中，必须保证使用的规范性。例如，医院的合同档案管理中，如果不是特殊情况，一般在利用合同档案时所提供的文本都不是原件，而是复印件。这样不仅方便进行使用，还有效的减少了合同档案造成的磨损，有利于对合同档案的保存。另外，医院还应该实施合同档案查阅的制度化，尤其是涉及到单位机密的合同档案，必须采取相应的保密措施，避免合同档案机密内容的泄露。

三、总结

合同档案是医院管理中一项重要的管理内容，具有重要的作用，可以为医院的经营决策提供科学的依据，有利于促进医院的发展。全面了解医院合同档案的特点，采取科学的管理措施实现有效的管理，才能充分发挥合同档案的重要作用，为医院的良好发展奠定基础。

[1]刘晓明.合同档案的特点及其管理[J].科技情报开发与经济,2006,16(04):79-80.

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