浅谈办公室信息工作存在的困境与对策

文/郓城县公路管理局 王玉秀

浅谈办公室信息工作存在的困境与对策

文/郓城县公路管理局 王玉秀

伴随信息技术的快速发展，办公室信息工作从内容到形式都发生了很大变化。本文就此分析了当前办公室信息工作存在的一些问题，并提出了几点解决问题的办法，希望对相关工作者有所助益。

办公室；信息工作；问题；对策

办公室的信息工作主要是收集、筛选、整理各种信息，并及时向领导反馈。因为信息是领导决策的一个重要凭据，甚至可以这样说，信息的准确与否，决定了领导的决策是否合理、科学。随着信息技术的快速发展，办公室信息工作面临着越来越多的新问题。新的形势要求人们不断更新观念，改善通讯手段，做好理论研究，提高信息工作的水平，以便更好地适应时代的需求。

一、办公室信息工作的主要作用

首先，及时、准确的信息有益于领导掌握公司的情况，了解公司发展的进展以及其中存在的问题，从而做出科学合理的决策。

其次，有效的信息传递，尤其是上级重要会议精神的传达，有助于领导有针对性地分配下级工作。另外，还能帮助领导全面掌握基层的工作状况，从而做出相应调整。

最后，做好办公室信息工作，既有益于良好的办公秩序的形成，又有益于整个公司各部门工作的顺利开展。简言之，高效的信息工作能够推动办公的规范化、系统化，从而帮助企业树立良好的企业形象。

二、办公室信息工作存在的问题

信息上报是一个流水线式的过程，需要每一级工作人员的共同努力。有的职员对此认识不足，上报的工作信息质量较低。另外也存在信息流通不畅，信息内容不够规范的现象。在信息工作中，有些工作人员的文字功底较弱，不能很好地将信息内容概括成条理清晰的简短文字，存在用词不当、语句累赘等现象。还有的信息工作者对信息格式缺乏应有的认识，误用了消息、新闻写作格式。

三、改善办公室信息工作的方法

（一）提高对信息重要性的认识

领导者决策的重要基础和前提就是准确、及时的信息资源。领导要制定工作计划、安排工作任务，调整工作进度等都需要依赖正确高效的信息资源。作为办公室的信息工作人员，要能够围绕自己的工作重心，及时准确地向领导反馈有效的信息资源。除此之外，工作人员还应该对基层工作的进展情况有所了解，以保证获取的信息资源是准确无误的。而领导者也应该解放自己的思想、更新自己的观念，依据下级提供的信息作出决策，只有这样才能提高决策的准确性。

（二）加强信息工作的系统化

要想搞好办公室信息工作，必须强化信息工作的一体化，使其形成协调一致、高效合理的一个系统。首先，领导要加强对信息工作的重视，这是员工做好信息工作的前提。其次，随着网络时代的到来，加强信息工作的建设，必须健全信息网络。良好的网络信息系统，是使信息资源得到及时反馈和共享的有力保障。再次，加强信息工作的系统化，还应当建立一支高水平的信息工作队伍。信息工作人员应该有扎实的组织文字的功底，要有较高的理解能力，可以将内容丰富的信息资源以简短精炼的语言概括。同时，他还需保持对信息资源的敏感，要能及时迅速地向领导汇报相关的信息动态，以便领导适时地调整工作进度。另外，一个信息工作队伍最好能保持稳定，因为一般情况下，工作人员之间的磨合耗时会较长。稳定的工作团队也有利于提高工作效率。

（三）建立信息工作的规章制度

要提高信息工作的质量与水平，必须加强对规章制度的建设。一个良好的规章制度，有助于强化工作人员的信息意识，使他们在工作中严格要求自己。又因为良好的规章制度会对优秀员工作出一定奖励，所以在某种程度上，还有助于提高员工工作的积极性。另外，建立了科学合理的规章制度，员工会按照制度的要求规范自己的行为，这样便于整个信息工作走上科学化、规范化的道路。如果每一个员工都能按照制度完成自己的任务，那么就能建立起有序、合理的工作机制，并形成一个相互协调、高效运转的工作系统。

（四）推进信息工作的自动化

随着信息技术的快速发展，传统的信息传递方式已经无法适应社会的需要。推进信息传递的自动化是历史发展的必然。在市场经济发展的浪潮中，如何高效地掌握信息资源，是国内外竞争的重要因素之一。在办公室信息工作中，尤其要加快建设办公自动化的步伐。要想加快办公步伐，最好能应用新颖的办公设备和办公手段。如果工作室引进了高科技的办公设备，不仅能减轻工作人员的工作量，还能提高信息传递的速度，提高办公效率。只有这样，在激烈的市场竞争中，才能立于不败之地。

四、结语

随着社会经济的快速发展，许多旧有的工作方式已经不能满足人们的需求。当前，国内的办公室信息工作还存在许多缺陷，急需进行改革创新。本文就此分析了办公室信息工作存在的问题，诸如领导和工作人员对信息工作还缺乏深度的认识，信息在传递时还不够畅通等；再着，笔者又给出了几个解决问题的方法。在办公室信息工作的改革中，既要创新思想，推进信息工作的系统化，又要建立健全完善的规章制度，并推进信息工作的自动化，从而为办公室信息工作注入新的活力。

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