浅谈中职院校图书馆档案管理工作中存在的问题及改进措施

文/广西团校 吴小宁

中职院校的图书管理档案是将图书馆在一个时间段内的全部的静态信息进行系统的记载，其具有极强的价值，能够服务于图书馆的每项工作，为之供给充分的依据，因此要加强图书馆管理图书档案的相关机制。笔者就中职院校图书管理档案方面的工作存在的不足进行浅析，进而提出如何改进的建议和意见。

一、中职院校的图书馆图书档案工作存在的不足之处

（一）对图书档案的管理不够重视

历年来，大多数人不了解图书馆的图书档案管理的工作实质，误以为图书馆档案管理工作的本质就是类似于图书的分类、管理事务，仅仅只是动笔抄写，没有太多的实际的作用和意义，不能在学校的经济效用方面起贡献，几乎不能看作是中职院校的重点工作内容。对图书馆的图书管理工作没有深刻的了解和认识，是致使人们产生这种错误想法的主要因素，进而使图书档案的管理跟不上现代管理发展的脚步。

（二）图书管理设备不够先进

大多数中职院校图书馆的管理工具不够现代化。依然按照陈旧的操作方法将图书的档案进行归类、收集整理及存入档案甚至实施读者检索文献的工作。要耗上较长的时间，管理档案的工作人员和读者才能将一项工作做完，工作的效率低下。

（三）图书档案管理的机制不够完善

虽然中职院校在构建知识教学体系方面确立了完整、严谨的管理机制，各个阶段层次的工作人员的工作内容非常清晰明确，然而，真正落实到图书馆图书档案管理方面的制度的强度却远远不够。未能树立起合理科学的有关图书档案的管理机制，没有一杆“标尺”来衡量图书档案管理的正确与否。许多文件没有及时、全面的进行分类存档，没有有条理的进行管理。大多数中职院校的图书档案是在集学校平日里的管理经验、科教方面的活动和教师教研的心血成果的基础上，进一步研究、开发并普及推广得来的，所以，图书档案的深度和宽度极为广泛。没有完善的图书档案管理机制，就无法确保图书档案资料的保存的完整性。

（四）管理方面的不足

中职院校对图书档案管理方面的工作没有引起深度重视，其表现主要是：没有专职的负责管理图书档案管理的工作人员，绝大多数的图书档案管理者都是一人兼顾多职，致使不能全身心的投入到图书档案管理工作中去，仅仅只是把图书档案放进图书档案盒中，而没有及时整理图书档案，这严重影响了图书档案的管理的水平层次。因为图书档案的管理工作的冗杂，是经过长年累月的沉积所得，假如没有专门的负责人，图书档案将不会得到完整的保存。未经培训的图书档案管理者不能对图书档案的管理引起高度重视，不能完全胜任收集、整理图书档案资料的相关工作，是图书档案的管理层次不高的重要原因。有的中职院校甚至没有能对图书档案进行收集、整理的专门的图书管理室，致使未能集中对图书档案进行归类管理。许多中职院校的图书档案室较为狭小而图书档案繁多，管理设备不齐全，防潮方法不当，将致使图书档案资料潮湿、发霉，使图书档案残缺不全。

（五）未能充分使用

学校的图书馆是生产大量的高价值的档案资料的地方，是中职院校的重要部门。图书档案资料能够影响校领导的决定，为学校的教研内容供给真实有力的依据。将这些档案资料充分的利用起来，对学校图书馆将来的进一步发展的作用巨大。然而大部分中职院校缺乏先进的图书管理档案的思想，未能充分挖掘图书档案资料的潜在价值，致使了很多图书档案资料的浪费。

（六）不合理的图书管理档案机构

很多中职院校的图书馆很多年都不对馆内的图书进行除去陈旧书籍的工作，很多破损、没人关注的书籍依然存在。有的学校为了达到图书馆的评估标准，买进大量的廉价书籍，没有专门的负责人来筛选所进购的图书，甚至有的图书并不适合学生参阅。在筛选图书方面没有完整、系统的管理制度致使图书馆无法拥有合理、科学的藏书体系，直接导致学校图书馆为学校服务的质量极具下降。中职院校通常把工作计划和总结等文件的档案作为重点收藏对象，认为类似管理方面的文书档案收藏价值较小，馆内的纸质的图书档案的数量多于电子等现代化信息文本的数量。类似的图书档案收藏结构已经无法满足现代图书馆图书档案管理的发展需求。

（七）图书档案管理的数字化的建树不够

因为缺乏档案意识，大多数中职院校图书档案的管理采用的方式通常是封闭性或半封闭性的，收藏的力度大于实际应用，除图书档案管理人员和图书馆相关的工作人员以外的其他人员几乎无法对图书馆的图书档案资料进行运用。不仅如此，未能引起对图书馆图书档案材料运用的高度重视，几乎没有利用现有的图书档案材料以发现不足、弥补不足，来解决实际问题，导致大量的图书档案材料被搁置。

二、改善中职院校的图书档案的管理政策和方法

（一）为提升图书档案意识，强化组织和领导的力度

在思想领域，图书馆全体的相关工作人员尤其是领导要加深在图书档案管理工作对图书馆发展的重大意义方面的认识，对建设图书档案管理工作引起高度重视，一步步将图书档案管理建设归入到议事行列中来。以此为基石，图书档案管理工作者需及时、主动地把领导们需要的档案资料提供给他们，使校领导逐渐意识到图书档案资料在实际生活、工作中的价值，了解图书档案的重要作用，进而引起图书馆的相关领导对图书馆建设的重要性的高度重视，使其在人力、财力方面加强对图书馆图书档案的修整、建设和挖掘、利用价值。

（二）树立完善的图书档案管理方面的机制

为了更好的开展图书档案管理方面的工作，把实际工作中生产出的大量一手档案资料整理、分类，保证资料的完整性，促使图书档案的再次利用，必须建立完善的图书档案管理机制，而且要在现实的工作经验中持续的改进，这是做好图书档案管理工作的第一步，完善的管理制度的制定既要考虑到学校的图书管理工作的实际特征，还要与相关管理法制的要求相符合，而且，不能妨碍学校图书馆所展开的相关的档案管理制度，如档案利用制度等等。

（三）图书馆档案管理工作者的自身素质的提升

影响图书馆档案的开发和再次利用的主要因素之一就是负责管理档案的工作者的自身素质，提高档案管理工作人员的工作层次、水平的最主要方法是提升负责档案管理方面工作的相关人员的自身素质。就执行管理图书档案工作的相关人士而言，要拥有很强的政治方面的素质，和较强的档案业务水平，所以，要对负责档案管理的相关人员进行思想政治、德育和职业技能方面进行强化，提升相关工作者服务他人的思想及责任心，与此同时，还要对中职院校的图书馆档案相关管理者进行严格的培训及专业的业务方面的指导。运用多样化的培训方式来推广、提升档案管理工作者运用现代信息技术进行管理的技能，指导、引领图书馆档案工作者能系统、全面的理解图书档案管理工作方面的基本知识及手段，在最短的时间内对图书馆档案管理工作方面的新知识和新技能领域进行掌控，以便跟上新时期图书馆图书档案管理工作的发展需求，促使图书馆图书档案模式从封闭式管理向开放式管理发生质的变化。

（四）图书馆档案的开发和利用频率的提高

图书档案管理工作的终极目标是图书档案的开发和利用，只有积极利用图书档案资料，图书馆档案管理工作才具有实际意义。所以，档案管理工作者要加强现代技术信息化方面的建设，做好宣传图书馆作用的工作。

伴随图书馆管理事业的持续发展，图书档案管理工作也必须得到修整、完善，让图书馆的管理工作更加科学、合理、严谨，持续投入建设经费，投入人力搞建设，才能有效提升图书馆档案管理方面的工作质量。

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