浅析民办高校教学档案的规范化建设

文/山东英才学院 王磊

浅析民办高校教学档案的规范化建设

文/山东英才学院 王磊

进一步改善并加强民办高校的档案工作，进一步推动民办高校档案的规范化、科学化，有着相当重要的现实意义。加强民办高校教学档案规范建设，需要做好以下几方面工作：强化档案意识，完善制度建设，健全管理体制和机制，提高归档质量，加强信息化建设等。

民办高校教学档案；规范化建设；对策与建议

民办高校的档案管理中所涉及到的档案内容是对学校的教学实施过程、学生与教师管理、教学管理等各项管理工作的详实的记录，这些内容都是在日常的教学以及管理的活动过程中所产生的各种拥有保存与利用价值的原始记录，能够对民办高校的教学水平以及教学管理水平进行全面的反映，是本科评估工作中所需要使用的重要依据。在民办高校档案管理工作中，教学档案的管理工作是不可或缺的重要部分。本文将从民办高校教学档案管理的意义、存在的问题、对策建议三方面加以探讨。

一、强化民办高校教学档案管理的重要意义

（一）教学档案可以为改善教学质量与管理水平提供重要的依据

教学档案是民办高校中的各种教学活动以及各项管理工作的一种具体体现，但是其能够反过来为教学质量以及管理水平的改善提供推动力。在进行日常教学的过程中，教学活动的过程中所产生的不足，或者是出现的问题都会被如实的记录在教学记录中，因此通过对这些教学记录内容的分析、研究以及总结，可以及时的发现各种问题，并找到解决问题的方法，进一步的推动教学管理的水平以及质量的改善。

（二）教学档案是进行教学改革和研究的重要依据

教学档案是对教学工作情况的重要记录，其中记载了学校长期以来的各种教学活动的情况以及开展科研的情况，其中还包含有相当丰富的教学管理工作的经验以及各种教训，如果在开展教学活动的时候需要进行新的规划，那么从教学档案中就可以获得相对应的有针对性的参考以及经验，进而让相对应的部门可以及时的制定出具有针对性的符合本单位实际情况的各种决策。

（三）从教学档案中可以获得教学评估工作的各种重要依据

在对民办高校的教学工作进行评估的过程中，内容丰富的教学档案可以为评估工作提供最为直接、最为真实的材料。同时从教学档案的管理依据利用水平也可以看出学校当前的办学水平以及办学能力。在进行教学评估的过程中，专家需要通过对教学档案材料的查阅与阅读来对学校的具体情况进行掌握，如果学校中缺少了必要的、相应的教学档案，那么就很难对其教学活动以及管理的水平进行佐证，因此就会缺乏良好的说服力以及实证性，最终的评估结果也难以让人信服。

二、民办高校教学档案管理中存在的问题

（一）教学档案管理制度不健全

国家档案局、教育部《普通高校档案管理工作办法》的出台，使得各个民办高校在档案管理制度上都获得了相当巨大的进步。但是仍然存在有相当严重的教学档案管理制度不健全的情况。主要有以下的几点表现：

第一，对于教学工作中所产生的各种文件档案以及管理上，基本都是各做各的，学校中还没有形成一套统一的、有效的监督指导以及协调机制，这就让文件的形成和归档不能够进行良好的衔接。

第二，从教学档案工作的开展来看，部分民办高校当前还有形成规范的归档与立卷制度，特别是对归档范围的确定并没有明确，同时也没有指定专人来对文件材料的收集以及归档工作进行负责，基本上都是在年底要求进行归档立卷的时候，才会安排临时的人员进行突击。

（二）当前的教学档案管理人员素质有待改善

从当前的情况来看，很多民办高校中的档案管理人员，特别是各个二级学院以及相关部门中的档案管理人员的素质基本上都较低，对于档案工作没有引起思想上的重视，并且其中有很多人都是没有经过专业的档案工作培训的。还有部分二级学院中的档案工作基本是由该学院中的教学秘书来兼任的。但是对于教学秘书来讲，他们平常就有很多教学、科研、人事以及办公室等方面的工作需要进行处理，基本上没有时间对专业的档案管理知识进行学习，同时他们的精力有限，也很难去接受专业的培训。缺乏专业的知识就基本不可能优化教学档案的管理工作。

（三）没有有效的对档案信息内容进行有效开发

当前民办高校在教学档案信息内容的开发上还存在很大的不足，使得档案的利用率普遍较低。基本上都是各个二级学院单独完成其各自的教学档案管理工作，并没有进行统一协调。从当前的情况来看，基本上还是以纸质档案为中心，并且档案的各个工作环节也基本上是通过手工来开展的。当前在民办高校的中所保存的各种电子档案，其分布上较为分散，对于电子档案还没有能够形成统一的标准与规范，因此也就难以有效的对当前的资源进行整合，不能够进行良好的共享，无法有效的提高对教学档案的利用效率。

三、进一步改善民办高校教学档案管理的措施

我国高等教育事业近年来获得了相当快速的发展，其中教学档案所发挥出的作用相当突出，对于进一步改善教学档案的规范化、科学化、现代化与网络化现状已经成为了民办高校的一项重要的工作。

（一）进一步强化明确教学档案管理的重要性

对于民办高校来讲，教学档案中的内容是非常重要的，是对其教学工作的重要记录，加强其管理有助于改善民办高校的教学水平。首先，强化对教学档案的管理，可以让教学秩序得到规范，让民办高校中的教师在开展教学工作的的时候能够有所凭借，有据可依。在教学档案中，可以客观的对一个教师的教育工作进行反映，其中有教师每一个学期中的任课记录，对学生的指导情况，对学生成绩的评定记录等等，让教学评估工作能够获得详尽的第一手资料。其次，良好的教学档案可以为高校的教学质量评估提供中重要的凭证。要对高校的教学质量进行评估，并不是听几节课、开几次座谈会、看学生成绩就能完成的，因为这样所了解到的可能会较为片面，为此就需要借助于详尽的教学档案，这对于教学档案是不是收集的较为齐备、是不是合乎规范都有着较高的要求。

（二）进一步强化教学档案管理规范性，形成完善的流程

必须要从民办高校自身的实际情况出发，建立起完善的档案管理制度，只有这样才可以有效的推动教学档案的管理工作呢。首先需要对教学档案的具体归档范围以及主体进行点明，能够明确民办高校的各项教学工作中所产生的各种档案材料，只有这样档案管理部门与教务处才可以进行准确的档案分类，并制定出相应的规范，将具体的档案收集范围进行明确，这样将有助于改善教学档案管理工作的效率。其次，需要对教学档案的收集、整理、归档、登记、保管以及利用的流程进行明确，并形成制度、规范。在民办高校的教学档案管理中正是没有做好这些环节上的工作使得教学档案工作的开展难以有效的发挥出效果，为此必须要从这些方面出发形成统一的、完善的制度，使得教学档案工作的开展有据可依。

（三）进一步提高民办高校教学档案的管理现代化程度

当前，民办高校的招生规模越来越大，并且体制也在逐步的完善，所产生的各种电子文件也相当的多，这就要求做好电子文件的归档与管理工作。首先，需要从实际的情况出发，由学校中的档案部门制定出教学电子文件的具体的归档制度，对各种教学过程中产生的电子文件进行统一的管理，同时根据电子文档的特殊性来制定出从电子文件的验收到最后的销毁环节的具体制度，并要做好对各个二级学院的电子文件管理工作的监督与指导。其次，需要加强完善学校的的档案信息网络的建设，制定出总体规划，有计划、有重点的进行完善。只有建立起完善的档案信息网络，才可以进行更好的数据共享，促进档案信息的利用效率的提高。

[1]中华人民共和国教育部．国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010-2020年)[S]．2010.

[2]刘艳娟.浅谈高校教学档案管理工作[J].科技情报开发与经济,2011,(20)．

[3]全面推进档案信息化建设[J].中国档案,2003,(03)．