试论供电企业科技档案管理及其利用问题

文/江苏省东海县供电公司 郭小锐

科技档案是一种重要的企业资源，其自身的价值必须开发了利用才能为企业创造价值。供电企业的科技档案所记载的多数是施工或者送变电的真实数据，在对其的管理、利用、累积中可以总结经验与创新技术，以此使得科技档案成为工作中的重要参考依据，为供电企业的日常工作作出贡献。

一、供电企业的科技档案的特征

科技档案作为科技工作的重要数据资料，在科技创新和日常工作中都可以起到其应有的作用，供电企业的科技资料往往记录的是企业日常的工作和建设的第一手数据，所以其管理应当被企业所重视。而供电企业的科技档案具有其自身的特征，只有明确这些特征才能更好的使之发挥服务作用:

（一）档案的专业性突出

供电企业的科技档案是针对于供电企业的建设和生产的，其专业性突出，是专门记录供电企业日常生产和活动的基础性数据资料，与生活中的科技档案差异较大，其集中体现的是电力系统中的专项技术措施以及相关领域的技术手段。

（二）档案具有多样化

供电企业的技术档案从专业的角度看具有多样化特征，因为在档案中记载的是供电企业建设和供电运行中的相关技术资料，其包括了建筑、设备、运行等技术的相关资料，是从多角度范围供电企业生产与建设的重要数据，所以从供电企业的角度看起反应的层面较多。

（三）档案的系统性

电力技术档案针对的是供电企业的实际生产，而生产活动往往不是一个相对独立的技术过程，而是多个操作环节共同构成的一个系统，所以各个独立的系统档案可以从某种方面产生联系，从而形成一个系统，即整个科技档案是一种配套关系，某个专项档案的数据将与其他专项档案共同构成一个完整体系。

（四）档案的实时性

供电科技档案是对某个时期的供电生产以及技术调整的真实记录，因在科技档案中所记载的数据对于某个时期而言是实时化的，其反应的是特定生产环节下的技术参数以及数据资料等。如设计单位提供的蓝图、施工资料等，这些数据对于后续的系统维护是十分重要的。

二、科技档案的管理与利用

科技档案在实际的管理中应当得到重视，因为其特征使之可以帮助供电企业在生产和维护中采用更加适应其自身特点的技术措施，从而保证生产与维护的顺利进行。因此在实际的工作中必须做好对供电企业科技档案的管理与利用。具体可以从以下几个方面入手:

（一）提高服务意识

在实际管理中科技档案的管理者应重视对科学管理措施的选择与引入，先进的信息化系统和计算机技术已经完全可以帮助科技档案的管理实现网络化和智能化，因此在实际的管理中应提高服务意识，利用先进的技术措施为档案的使用者服务。从原有的封闭管理转为开放式管理，从原有的单纯的统计与保存转变为挖掘与总结，从原有的纸质资料的保存转变为电子资料的数据库化的保存，以此提高供电企业科技资料的服务能力。同时管理者还应对相关资料进行熟悉，明确本企业档案管理的现有情况，以及细节，掌握全部科技资料的相关数量和种类等，并对其价值和质量进行全面掌控，尽量保证档案资料的准确性和全面性。不仅如此，管理员还应明确各种档案的现实意义，即对企业的管理与维护有哪些帮助，以此在实际应用中可以指导查阅。最后，档案管理者还应进入到生产第一线，对相关技术资料进行采集和汇总，了解相关生产情况，并对第一线的生产需求进行了解，总结第一线对档案工作的具体要求，并在日常管理中进行改进，加以满足。

（二）做好保密与利用的平衡

一些供电企业的技术资料涉及到国家保密规定，因此在实际的管理中应做好利用、服务与保密之间的平衡。不能让档案在利用和提供服务的同时受到安全威胁。因此应大力度宣传相关法律和法规，从我国的档案法规到保密法规都应熟悉并了解，坚持恪守保密原则，同时也不影响正常的借阅和查询。但是应当注意的是企业如果参与了某些市场活动，其档案出借必须有相应的手续，获得授权后方能出借。同时档案管理人员必须熟悉相关生产管理以及工作计划等，同时根据这些日常的需求对档案进行管理，按照相关生产与科研活动需求提供相关档案服务。最后，还应重视网络安全和数据库安全，建立完善的防控措施防止档案数字化后被从网络上泄露。适当的增加保密级别以及安全措施是可以帮助其获得良好的安全性的。

（三）做好管理升级

首先，建立标准化管理模式，即在档案管理中建立一个完整而规范的管理模式，实现档案管理的现代化和数字化。对相关档案进行技术处理，使之可以被更好的保存与查阅，这样可以提高档案服务的效率。同时也可利用数据库资料对档案进行深入挖掘，形成多种资料和数据的组合，方便企业各个作业项目的查询。在建设标准化的过程中应按照相关国家和行业制度执行，每个环节都应有章法可依，如档案法、电网档案管理等，如:从工程立项开始到建设、投产的全过程都应按照相关档案管理规定进行管理与监督，做好对第一手材料的收集，从而形成一个完整的档案资料以备供电企业指导其生产。在组建和收集的过程中，应保证资料的全面性，尽量对分散的资料进行汇总，并及时的利用科技手段对其进行数字化，方便保存，以此丰富档案室的资料和管理措施等。

规范管理中应建立完善而有序的借阅和查询制度，按照不同的查询权限设置相关借阅范围以及查询范围，从而保证供电企业的科技档案的安全性。企业科技档案是直接为企业生产提供服务的，因此其利用率较高，在大量借阅和查询的过程中必须明确安全管理的职责和措施，针对性的制定措施和权限等，以此保证档案的安全。

最后，应进行主动的编研工作。科技档案的编研工作是主动地、广泛地、系统地开发利用科技档案信息资源，使其尽快转化为生产力的一种有效方式。根据需要把繁杂零散的科技档案进行有机的组合和必要的加工整理汇编成册，更方便的提供给利用者提高档案利用价值。本着“存真、提炼、适用”的原则开展档案编研工作。科技档案的利用是归档的最终目标。作为供电企业科技档案管理人员，一定要解放思想，不断更新观念，更新知识结构，坚决破除因循守旧、墨守成规的旧观念，树立与时俱进、勇于探索、积极创新的时代理念；牢固树立档案工作为生产、经营、科技服务的思想，充分发挥档案这一无形资产的无限价值，积极为本企业乃至同行业提供多渠道、全方位、高效率的优质服务。

供电企业的科技档案是企业开展经营与管理的重要基础性资料，投资建设以及日常生产的基本数据都将被记录在科技档案中，所以这些实际是供电企业的重要技术资源，因此在实际的应用中应将科学管理与服务提升作为供电企业科技档案管理的宗旨，使得档案可以发挥其应有的作用，为供电企业的日常管理与设备维护做出应有的贡献。

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