加强医院人事档案管理之我见

文/宁阳县华康医学科技有限公司 孙翠玉 周红

一、医院人事档案管理的现状

医院人事档案管理工作是一项复杂的系统工程，只有明确认清目前医院人事档案管理面临的问题，加强管理，一切从实际出发，才能科学合理地完善人事档案。

（一）管理相对落后

随着我国医改政策的不断深入，医院选拔和使用本专业人才时越来越简单。但是医院人事档案管理工作没有及时更新，没有及时完善相关的管理制度。这极大地束缚了医院人才的合理配置和有效流动。同时，目前医院方面的人事档案管理制度不太合理，仍然较刻板，这直接影响了人事档案材料的转递，阻止了用人单位对相关档案的考核、审验，也给为医院人才引进工作带来了不少麻烦。

（二）存放和保管缺乏现代化

医院人事档案材料的机密性较高、专业性较强、政治性较突出，需要单独存放、专人保管。但是，医院对此并未给予足够重视。医院人事档案材料不断增加，却未扩大存档用房，这严重影响了工作人员对材料的归类和存放。医院人事档案管理工作比较繁重，目前医院的人事档案专职管理人员相对较少，使得相关材料无法及时整理。此外，医院人事档案管理仍采用手工检索、编辑，未采用计算机和档案软件进行现代化管理。这既影响档案资料的准确性和完整性，又增加了工作负担。

二、医院人事档案的作用和价值

医院人事档案进入信息化阶段，是医院管理有序化、系统化、自动化的基础。实现档案信息化管理，能够节省大量的人力、物力及时间，以便于工作人员去开发档案信息资源，从而更有效地提高档案管理水平。

（一）电子文档归档制度的建立

如今的电子文档建设必须在现有人员的基础上，调动其他各科室的合作，建立现代化的归档制度。组织相关人员进行业务学习、培训，使档案管理人员掌握这方面的专业知识，使其能独当一面，承担起档案的归档工作。医院电子文档涉及问题较广，开展这方面的工作不能仅靠档案室一家。档案室、科室、管理科室可在电子文档的帮助下互相结合，相互渗透，取长补短，共同协作解决此类问题，最终形成高质量的电子文档。

（二）档案管理网络化的实现

实现档案的网络化，最好的办法是建立全国联网的信息数据库。将人事档案信息录入数据库，让需要的人员通过数据库进行人员信息的搜索、核实、分析。该举措有利于实现人事信息远程数据的交换，从而实现信息资源的共享。计算机具有运速快、精度高、存储信息多的特点，可给决策者全方位的提供人事数据，有利于网络管理系统高效、精确的检索。

（三）人事档案信息内涵的扩大

医院内部情况是影响人力资源配置的主导因素，人事档案管理的有效性对医院人力资源状况的改善具有积极作用。新时期的档案管理工作条件越来越高，为适应其发展需大力提高管理水平。通过完善人事档案信息系统，使个人信息联网查询，既可确保医院在选拔、聘用人才时公开、公平、公正，也可有效扩大人事档案信息的内涵，使人才发挥最大效用，从而为医院的良性发展奠定坚实的基础。

三、医院人事档案管理的措施

新形势下医院要进一步发展，就必须加强人事档案管理，采取有效措施，合理配置各种资源，使人事档案管理工作迈上一个新台阶。

（一）摆正心态、提高认识

医院人事档案管理人员在档案管理、档案利用方面的作用不容小觑，他们的业务素质尤其是业务态度决定着档案管理的水准。因此，要做好档案管理工作必须提高相关人员的管理意识。这需要领导者和普通管理人员密切合作，双方一要认识到人事档案是一种宝贵的信息资源，二要认识到人事档案资料对医院的人事管理工作及以后医疗事业发展的意义。医院普通职工是一支训练有素的专业队伍，他们在档案管理工作中应扮演重要的角色，而不是旁观者甚至冷漠者，平常的档案管理中应调动该部分人员的工作热情和积极性，使其愿意参与到档案管理中来。

（二）充分利用现代化技术

21世纪是知识经济时代，一切事物的发展都要依靠科技。医院的档案管理亦如此。利用高科技技术、采用现代化设备是完善医院人事档案工作的必由之路。只有充分利用现代化的存储、检索工具，才能更有效地发挥人事档案资源的作用。这样，既能充分发挥人力资源优势，为医院的人事资源调配给予大力支持，又能够保证医院在人事任用、任免方面实现公平管理、高效管理。

（三）提高管理人员的业务素质

档案管理人员的水平、素质决定了档案管理工作的水准。要使档案管理工作旧貌换新颜必须让管理人员充充电。培养管理人员的创造性，使其具有创新思维，可激活档案管理工作的活力。提高档案管理人员的学习性，使其掌握现代化的技术和理念，不断更新业务知识，可适应当今形势的发展，把握时代的脉搏，使档案管理工作步入现代化行列。

[1]朱玉媛,周耀林.人事档案管理原理与方法[M].湖北:武汉大学出版社,2011.