浅谈城市建设工程档案的管理

文/乌鲁木齐市城乡建设档案馆 玛丽亚·谢力甫

随着城市建设的发展步伐，城市建设工程档案的管理越来越受到重视。在计算机技术及信息技术不断成熟的今天，为了使建设工程档案管理工作跟上时代的发展要求，档案管理也应该逐渐朝着科学化、规范化、标准化、信息化的方向发展。本文试图结合城市建设档案管理工作的主要内容，谈一谈城市建设工程档案管理的重要意义，并对如何做好城市建设工程档案管理提出一些建议。

一、城市建设工程档案管理的重要意义

城市建设档案是指城市规划、建设、管理等有关活动中形成并归档的科学技术文件材料。是城市自然面貌和城市建筑物、构筑物、地上和地下管线等各项建设的真实记录。一般而言，城市建设档案主要包括以下方面内容：1.工程准备阶段文件：主要是指在工程开工以前，关于建设项目立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等准备阶段形成的文件；2.施工文件：主要是指施工单位在工程施工过程中形成的文件；3.竣工图：也就是通常所说的施工图纸；4.竣工验收：主要是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。城市建设档案工作是城市规划、建设和管理工作的重要组成部分，也是保证工程质量并为城市规划、建设、管理和工程日后改建、扩建、维护及灾后恢复的重要依据。在进行城市建设时，城市规划、旧城改造、新区开发，还是城市的管理和科学技术的研究方面，如果没有完整、准确、系统的城建档案资料，那么城市建设活动就会缺乏目的和方向。特别是一些隐蔽工程，如地下管线等的建设等，倘若没有完整真实的城建档案做依据，建设的科学性就无从谈起，如果出了事故，维修工作也无从下手，甚至会影响整个城市正常生活和城市建设。因此，必须重视城市建设档案工作，做好城市档案工作的管理和开发，从而为城市建设及时、准确地提供科学的依据，为城市现代化建设和管理服务。

二、做好城市建设档案管理工作的有效途径

（一）强化城市档案建设的质量意识

城市建设档案对于城市建设具有重要的参考意义，要成分发挥城建档案的重要作用，就要求工作人员加大对城建档案工作的重视，把好城建档案质量关，这是做好城建档案工作的重要保障，也是搞好城建工程档案工作的根本保证。要提高好档案资料管理质量，就必须加强档案管理的专业队伍建设，在档案的收集上要专门配备专职档案管理人员，把好档案管理人员的专业素质关，确保工作人员业务素质和综合素质，实施档案资料质量的全过程跟踪管理，保证档案材料完整、准确，使其真正成为城市建设的真实记录。同时，还应该加强建设工程档案的管理，要逐渐建立和完善工程建设、设计、施工、监管等方面的档案网络管理机制，确保有一位项目主管领导做好档案工作，使档案管理工作的全过程都能处于质量控制体系之中，确保建设工程档案的完整真实。

（二）对档案管理工作人员开展业务培训

当前，城建档案管理人员普遍素质不高，档案的收集、归档的工作能力以及计算机操作能力还不强，影响了城建档案管理质量的提高，因此，应对档案管理工作人员开展业务培训，提高他们的业务水平，确保档案管理质量。一方面，要加强对一线档案工作人员关于档案管理知识以及计算机操作知识的培训，使他们掌握相关的标准和规范，从而提高业务水平。另一方面，要建立岗前培训制度，把档案业务培训当作档案管理人员上岗的必修课，切实提高档案管理人员的专业素质。其次，要建立和完善考核奖惩制，档案管理工作质量作为档案管理工作人员工资标准及福利待遇的重要参考指标，从而激发工作人员的主动性和积极性，做好城建档案管理工作。最后，要做好同步检查工作，加强对档案资料质量的全过程跟踪管理，从而保证档案材料完整性、准确性和真实性，更好地为城市建设服务。

（三）加强城建档案管理工作的信息化建设

当前，计算机技术和信息技术在人们的日常生活与生产中发挥了越来越大的作用，鉴于此，为了跟上时代的发展步伐，适应工程项目现代管理模式，提高建设工程档案管理效率，在城建档案管理工作中也应该积极推行计算机管理技术，建立和完善档案信息资源体系。因此，企业应该结合城市建设工程和单位信息化管理实际情况，选择合适的档案管理软件，建立电子档案数据库，逐步落实电城建电子档案的收集、保管、利用，逐步完善相关的工作流程和规范，加强城建档案的网络远程传输、查阅、保管，切实提高建设工程档案管理效率。

三、结论

随着改革开放的进一步深化，城市发展也逐渐兴旺起来。城建档案工作对于城市建设具有重要的参考价值，因此，档案管理人员应该加强档案管理的质量意识，不断提高自身的业务素质，加强对城建档案的信息化建设，从而开辟城建档案工作的新天地。

[1]曹立莉.如何做好建设工程档案的收集工作[J].城建档案,2011(08).

[2]魏延晓.做好工程档案管理确保建设工程质量[J].城建档案,2010(03).