试析对信息时代省级电视台档案管理的思考

文/陕西广播电视台 张文珍

在广播电视事业发展中电视台档案管理是一个重要的组成部分，现在时代在快速的发展，网络化与信息化不断深入，计算机已经在办公自动化领域中得到了非常广泛的应用，电视台档案管理工作现在已经发生了非常深刻的变化。怎样跟上时代的步伐，使档案管理为广播电视事业更好的服务，已经成为档案管理工作者急需解决的重要问题。本文在时代发展的大背景下，主要阐述了信息时代电子文件归档过程中面临的困难，深入分析了信息时代电视台档案管理中存在的问题，对怎样做好信息时代的电视台档案管理工作进行了深入的研究，下面让我们一同走入下面的介绍。

一、信息时代电子文件归档面临的困难

电子文件归档存在很大优越性，但是真正实践却是困难重重，一方面人们摆脱不了传统观念的束缚，存在一定的误区，另一方面制度上的创新以及技能上的培训等工作中存在着一系列的困难。

第一，很多人的观念经过了长时期的发展，始终对纸质的文件非常重视，不认为电子文件有多重要；第二，档案管理工作的相关人员已经非常熟悉纸质文件的归档工作，如果让他们做有关电子文件的工作他们会存在一定的畏难情绪；第三，电子文件管理主要依赖于计算机，一些档案管理工作者不熟悉计算机，对于他们来说电子文件归档工作是非常大的挑战；第四，档案工作经过长期的发展已经形成了相对完善的管理制度与工作流程，电子文件归档的实行会使原有的运作模式发生转变，要经过很长一段时间才能得到协调；第五，纸质档案与电子档案相比更加安全。

通过上面的介绍我们了解到，电子档案实行起来存在的困难很多，但是从大局着眼，档案管理电子化是一种潮流与趋势，尤其是网络技术的不断完善以及光盘稳定性的不断发展，电子文件管理实行的条件将会越来越成熟。

二、省级电视台档案管理工作中存在的问题

目前信息技术已经得到了快速的发展，这对档案管理工作产生了至关重要的影响，为电视台档案管理工作的发展创造了良好的机遇。但是电视台档案管理中始终存在一系列的问题。

1.过于重视节目的制作与拍摄，严重忽视了一些档案资料的保存工作。很多编辑和记者接到工作任务之后只重视怎样尽快将节目拍摄、制作、播出等任务完成，严重忽视了对一些文字和图像的保存。

2.很多作业人员注重对相关资料的珍藏，但是却忽视了对相关资料进行归档保存。很多记者和编辑因为各种各样的原因对一些有价值的文字与图像只注重个人保存，不能按照规定进行上交，严重忽视了保存的问题。

3.重视对硬件设施的保存，忽视了对软件的管理，很多电视台已经基本配备了档案硬件设施，但是在资料内容的收藏方面是严重欠缺的，在分类整理、保存查询等方面存在严重的缺陷。

4.忽视了对一些资料的开发和利用，电视台与社会单位之间的资料很多都是无偿使用的，但是在这些资料之中有很多存在较大的开发价值，电视台可以根据一些资料进行主题定位，通过精心的剪辑完全可以作为新节目播出。

三、如何做好信息时代的电视档案管理工作

（一）重视档案资源的开发，将有价值的档案资料保存好

在档案管理工作中对资源的开发以及利用是非常关键的。档案管理人员应该将分散在个人手中的资料收回，将有价值的资料进行分类管理，将整理好的资料反馈给相关部门，为各部门的开发利用做准备。③借出去的资料要给予登记及时收回，避免丢失。电视台档案主要有文书档案、人事档案、会计档案以及科技档案，对于其中主要的有价值的资料进行存档，电视台对于档案资料要进行科学管理，一方面将档案资料保存好，另一方面对其利用效果进行不断的优化。

（二）对计算机操作技术进行充分掌握利用，实行文档一体化管理

所谓文档一体化管理就是使用计算机对文书与档案工作进行自动化的管理。实行文档一体化管理一方面可以使文书与档案信息结构之间的关联性得到保证，另一方面还可以方便充分利用文档数据，与档案管理现代化需要相适应。档案一体化管理的实行应该从各个具体工作的流程与环节出发以功能齐全、信息共享、利用方便为原则，将档案系统的优化工作做好。比方说电视台档案管理工作应与各部门配合，使文档管理一体化架构得到逐步实现，该网络架构应与总编室联网，使其能够及时掌握停播（栏目的批复、新增栏目的信息以及特别节目的选题等等，除此之外还应该与节目编排组进行联网，使备播与编排之间的有效结合得到实现，与制作部联网，一方面为其提供库存素材，另一方面对其它素材进行适时的筛选，与播出部联网，将节目备播的管理做好等工作。

（三）对电视节目分类加强，促进科学管理的实现

做好节目分类是档案科学化管理实现的前提和基础，档案管理应该与信息时代的电视档案行业标准相结合，与电视台的实际情况相结合，对各种档案进行分类，方便用户的检索，使节目资料信息的最大利用价值得到充分的发挥。比方说，档案管理中首先应该初步分类节目档案的编目，将素材档案、新闻档案以及已经转储的节目档案分别进行标识，进行分类，专业化的编目可以方便用户的检索，获取资料信息更加自如，在初步分类编目的时候将素材上网，使远程访问能够检索得到，将优质的资源在网上共享，最大限度为人们所利用。

（四）对档案管理创新进行强化，使优质资源的社会共享得到实现

随着时代的发展，电视台呈现出新的气象，电视台档案管理工作也应该做到与时俱进，不断增强管理创新，将各种资料收集起来，将资料整理、分类收藏以及保管等工作做好。除此之外，电视台的档案资料都是非常有价值的，是一笔宝贵的财富，电视台应该充分了解到这一点，遵循市场规律对这些宝贵的资料进一步开发与利用，使优质资源能够实现社会共享，使这些优质社会信息资源的社会经济价值得到最大限度的发挥。

四、结语

综上所述，在新时代条件下，电视台档案管理成为广播电视事业中的一个重要组成部分，随着时代的快速发展，网络化与信息化不断深入，计算机已经在办公自动化领域中得到了非常广泛的应用，电视台档案管理工作现在已经发生了非常深刻的变化。电视台对于档案资料要进行科学管理，既要将档案资料保存好，又要对其利用效果进行不断强化。电视档案管理工作者要坚持与时俱进，对电视节目档案信息资源有效的进一步开发利用，建立起档案集收集整理、服务使用等功能于一体的现代化档案管理体系，这样才可以沿着标准化、规范化、科学化、信息化的方向，将电视台档案管理工作发展的更好。

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