浅议如何做好人事档案管理工作

文/广东省粤东高级技工学校 肖鸿强

人事档案主要是对人事档案进行鉴定、利用、整理、统计、保管和收集的一项活动，因此说人事档案管理具备着至关重要的作用。除此之外，人事档案管理直接涉及着档案秘密的保守，也涉及着单位的机密。相关部门不但需要对人事档案管理的重要意义有充分的认知，还需要加强人事档案管理的力度，并尽快提升单位档案管理水平。与此同时，还需要及时对人事档案管理所面对的问题进行研究和解决，并为人事档案管理提供良好的服务。

一、人事档案管理具有的作用

人事档案管理主要是对人事档案进行提供利用、鉴定、整理、统计、保管和收集的一种活动，它对于单位与个人都有着至关重要的作用，主要有下面几种：

（一）历史作用

人事档案主要对个人经历进行真实的记录，也是人事工作中必不可少的重要材料。在工作中，年龄、待遇、学历以及工龄等方面总会出现一些比较棘手的问题。管理档案的相关部门，只有让档案的历史效能得到充分的发挥，并一直把档案当做依据，认真进行核对，从而为相关机构提供真实有效的信息。

（二）选用人才

在对人才进行选拔使用时，最重要的是知人善任。人事档案则能够全面的对人才进行了解考察，并对其进行使用，档案管理机构则需要及时的对人才信息进行更改和维护，并确保信息具有的真实性和可靠性，从而为单位对人才进行选用时提供保障。

二、人事档案管理所面临的问题

（一）思想上缺乏重视

因为人事档案管理是一项具有很强保密性和内部性的工作，但该工作平时一直默默无闻，也不被人所注目，甚至有很多处于一线的员工根本不了解人事档案管理。有些单位的领导对于人事档案的概念也比较淡化，思想上也缺乏重视。第一，由于在客观上普遍存在着人才流动的现象，而人事档案所能够反映出来的培训、工作业绩以及工作能力等方面的资料较少，不能为单位在进行选才和识才等方面带来很大的作用。第二，由于人事档案内所包含的个人信息失真情况普遍存在，而假年龄、假学历和假工龄等现象也普遍存在，由于失真信息的存在，则致使人事部门不能正确的对员工进行评估。所以领导在对人员进行招聘与任用的时候，不能对查阅档案以及调档等工作进行重视，长时间发展下去，单位内部也会对人事档案的管理有所忽视，他们往往认为人事档案管理就是具有保管性质的事务性管理工作，而不是单位重要的任务，只要档案没有丢失和泄露，可以对外调和查档等进行应付即可。领导的缺乏重视对从事人事档案管理的工作人员具有的思想认识有着至关重要的影响作用，致使相关管理人员在进行管理时只是敷衍了事，或者是不出现大的错误就行。

（二）缺失硬件设施

不具备专门的档案管理室，很多单位的技术档案、文书档案与人事档案都放在一起进行保存，很容易出现混淆存放的现象，很多单位甚至把人事档案直接存放在人事办公室或者行政办公室，根本没有安全保障和保密保障。相关的档案管理设备（档案盒和档案柜等）比较陈旧，不能对人事档案管理工作所要求的得到满足。

（三）管理人员缺乏专业知识

很多单位并没有设置专门的对人事档案进行管理的人员，只是通过办公室工作人员以及人事部门人员进行兼任。而他们一般都不具备专业的知识，并且也不能足够对相关业务进行了解和熟悉，也不怎么了解档案材料装订、档案材料归档、档案材料整理、档案材料收集、管档要求以及档案具备的重要性等业务，很难对人事档案管理有所适应。还由于很多档案管理人员都是身兼数职，没有足够的精力投入到档案管理工作中，也不能很好的收集档案材料，很难对人事档案具备的动态性以及全面性进行保证，这就对人事档案的管理产生了严重的影响。

（四）管理手段落后

以往的人事档案几乎都是纸质档案管理，随着人员流动性的不断加强，经常存在着人和档案在不同城市的情况。人事部门如果想要对员工的档案进行查阅，还需要去别的城市或者是别的单位进行查阅，这就为人事部门开展工作带来诸多不便，也致使浪费了大量的人力以及时间，从而使工作效率有所降低。

三、对人事档案管理进行改革的手段

（一）提升认知

单位领导应该对人事档案管理进行高度的了解和重视，并从真正意义上把人事档案管理当做是人事部门重要的工作来进行，并大力的提倡人事部门不断的对人事档案管理进行创新。构建和健全与本部门的质量相满足的考评制度，还需要在工作中采取量化考核的手段，并制定相应的奖惩制度，从而对人事档案管理人员进行工作时具有的丰富创造力和积极性进行有效的激发，并使人事档案管理不断的趋向于科学化和标准化。

加大投入，对档案的基础工作进一步的进行夯实。对人事档案管理的经费投入落实到位进行保证，尤其是人事档案的保管以及建设档案信息化等所需要的费用更要重点的给予保障；并根据相关标准要求对档案管理进行建设，使之具备良好的档案柜和档案室，并保持良好的通风和采光，还需要采取有效的措施进行防火、防虫、防盗和防潮等；如果条件允许的话，还可以置备监视器、电脑、空调以及扫描仪等设备，使档案管理具有的信息化水平进一步的得到提升，并对档案的安全利用、档案资料的损坏问题和丢失问题进行保证，还可以对档案信息的失密问题和泄密问题进行保证。

（二）构建完善的人事档案管理制度

构建完善的档案目标责任追究制度以及管理考评制度，对人事档案管理的具体流程进行规范，并严格的按照相关手续进行，确保材料转入、材料接收以及材料转出等都进行登记，并为其提供科学有效的措施，对导致档案出现涂改和泄密等人为影响因素进行制约，从而使档案管理能够更加的规范有序。除此之外，还需要明确的对人事档案中的档案材料归档时间和归档范围进行要求，还需要把侧重点放在对员工干部具有的工作能力和工作业绩进行反映的方案材料中；相关的档案管理人员对人事档案材料进行接受的过程中，一定要严格的对其进行审核鉴定，不管是纸张，还是字体都要进行严格的要求，拒绝接收缺失规范性、缺失公章和缺失签字的档案材料，从而对归档材料能够更加的可靠、规范和完整进行保证。构建完善的收集材料的协调机制，并不断的加强同相关部门之间的沟通，并采用重点收集和普通收集有机结合、上门收集以及集中收集与经常性收集有机结合等方式，不断的对新资料进行补充和追补，并力争可以使档案资料对最新的档案信息以及最全档案信息进行反映。

人事部门还需要对单位员工工作经验和基本信息的真实性进行核对，其核对方式能够采取电话访问、对社保记录进行查询以及对离职手续进行查询等。而管理人员一定要及时的对在职员工的人事档案资料进行记录、储存以及归档，还需要定时的对人事档案进行核对，一旦遇到不真实的档案资料，则需要通过向本人询问以及向周围同事询问等手段，使其能够尽快的被补足。

（三）使管理人员的素质得到提升

随着社会的发展，科技的创新，时代的变化，致使人事档案管理具有的管理方式也出现了很大的变化。管理人员已经从以往只对人事档案进行管理以及查询的人员逐渐的转变成为不仅对档案专业知识足够的了解和掌握，还能够对现代化管理方式进行合理运用的综合型人才。由于需选择在政治上足够可靠、并具有超强责任心以及良好作风的专业人员来进行档案管理工作，相关部门还需要对管理人员进行教育和培养，还需要定期的进行业务知识培训，从而使管理人员能够对新知识以及管理手段足够的了解和掌握。除此之外，管理人员还需要不断的对管理档案具有的重要意义进行了解，并不断的使自身的责任心增强，并使档案管理具备的技术水平得到提升。相关部门还需要对管理人员的生活状况以及工作情况足够的关心，使他们自身具备的创造性以及主动性得到充分的发挥。

四、结语

综上所述，人事档案管理的工作是艰巨而复杂的，需要我们一直进行探索与研究，并日趋向前迈进。所以，需要在我国的体制、制度以及政策的基础上，使我国人事档案具有的管理机制得到完善，还需要就观念方面，对其进行更新，并及时的采取有效的解决措施，对档案管理在现代社会的模式进行探索，使之能够让档案管理工作顺利的走出困境，并使其可以完全的与发展社会市场经济以及改革社会政治体制所要求的相符合，使之可以实现与时俱进，从而为人事部门在对人才进行使用以及管理时提供优质的服务。

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