创新档案管理方法 提高档案管理质量

文/山东省海洋生物研究院办公室 王娟；山东省海洋资源与环境研究院 王斌

近几年来，在我国经济社会快速发展地大背景下，我国的档案管理工作已经有了较大的进步，在档案管理工作的方方面面都已经得到了一定的提升，例如在档案管理的工作中，基础的设施建设以及档案信息资源的建设工作都得到了很大的改进，除此之外，档案管理部门还在服务功能方面不断进行提升，不断扩宽服务范围。但是就目前的档案管理工作而言，还存在许多需要改进的方面，例如当前的档案管理工作的服务对象仍然较少，服务的内容仍然较为单一等，因此，想要在档案管理的工作中解决这些问题，就必须紧跟时代的步伐，不断寻求创新的管理方式，只有通过不断创新，才能够使得档案管理工作的效率得到提升。

一、档案管理工作创新的重要意义

创新是事物发展的根本动力，没有创新就没有进步，因此无论在任何领域，创新都是保持事物与时俱进，兴旺发达的根本方法。在档案管理的工作中，创新的重要意义更是不言而喻。在当前，社会迅速发展，信息资源更加丰富，这些外在的条件都为档案管理工作带来了新的挑战，因此，档案管理工作者应当认识到当前创新档案管理工作的重要意义，在管理工作中不断寻求创新的工作方式，只有这样才能够保持档案管理工作的高效性，体现档案管理工作的服务性，并且与时俱进，保持档案管理工作的活力，更好地为社会服务。体现档案管理工作的价值和意义所在。

二、档案管理创新的方式

（一）在管理方式上进行创新

当前档案的管理方式已经不能很好地满足社会的需要，产生了一定的问题，需要及时进行创新并加以改进，就目前的档案管理状况来说，大部分的档案馆虽然能够对各种方面的资料进行收藏，但当前社会的需求和查阅者的需求越来越多样化，在这样的情况下我们还是能够看到档案馆收藏资料的丰富程度，以及管理方式方面还存在一些不足。因此，针对这一问题，档案管理者不仅需要对档案馆的收藏内容进行不断的丰富和扩充，提升档案馆资源的持有量，同时还应当针对不同群体的不同需要，有重点，有针对性的收集一些使用的资料。除此之外，档案管理的工作上还应当不断进行管理方式的创新，不断优化档案管理的组织性以及规范化，从而方便用户的查阅，也方便档案管理工作的进行。

除此之外，在当前，随着经济的发展，电子信息技术也得到了巨大的进步，电子信息技术应用在档案管理方面能够十分有效的提升档案管理的工作效率，也能够方便用户的查阅，在传统的档案管理工作中，档案管理工作主要是依托纸质档案以及人力管理来进行的，而电子信息管理系统能够顺应社会信息化的发展趋势，可以储存电子档案以及声像档案，为用户带来方便的同时也大大减轻了档案管理工作人员的工作量，提高了工作效率，保证了服务的质量。因此，在档案管理工作的创新方面，应当积极引进先进的电子信息管理技术，建立档案的电子信息管理系统，并且要对档案管理人员加强这种新技术的使用方法的培训，让相关的管理人员都能够熟练地掌握和使用电子信息管理系统，从而保证服务质量的提升。

（二）管理观念上的创新

思想意识对人的行为有着指导的作用，因此在思想意识和观念方面进行改进，就能够帮助和促成行为的转变。而在档案馆管理的创新方面，首先应当做好的就是创新思想认识的建立。在进行档案管理创新的过程中，创新观念始终能够起到指导作用，并且能够在不断的创新实践过程中产生新的创新思想，从而进一步促进档案管理工作与创新工作的发展。在当前，档案管理工作者应当顺应社会的发展趋势以及用户的个性化需求来进行管理方式上的创新和改进，将档案管理的信息化，知识化，服务化作为当前档案管理工作创新的重点所在。要不断对过去传统的管理观念进行改进，将重收藏轻使用，轻服务的管理理念进行改变。

在当前的档案管理工作中，应当时刻注重提升管理的效率，改变传统的档案管理思想，提升对于用户的服务质量，从而更好地将档案管理工作做好，帮助档案管理工作更好的适应社会的发展要求，更好地发挥档案管理的价值，让档案馆能够更好的为用户提供服务。

（三）不断提高档案管理人员的素质

档案管理工作的创新从某种程度上来说也是一种围绕着管理人员进行的创新，管理人员在档案管理创新工作中扮演着极为重要的角色，与此同时，档案管理工作的创新也能够帮助管理人员自身得到更好的发展。作为档案管理工作人员，首先应当对档案管理工作有着正确的认识，应当明确档案管理工作的重要意义以及工作的性质和目标。档案管理工作人员应当认识到档案管理工作是一项为社会服务的重要工作，也是为社会提供服务的一种方式，因此在工作的过程中应当做到爱岗敬业，尽职尽责，树立良好的服务意识。除此之外，为了更好地进行档案管理工作，应当对档案管理工作人员进行专业的培训，提高管理人员的专业素质，帮助档案管理工作人员熟练地掌握电子信息管理技术，并且掌握各种创新的工作方式。作为档案管理工作人员，较好的专业素质和职业素养是当前档案管理工作发展对档案管理工作人员提出的新要求，在过去的档案管理工作中，往往由于管理者的不够重视，而导致档案管理人员的专业技能以及文化素养较低，不能够很好的为用户服务，并且也在工作中无法提高工作效率，因此，想要对这样的管理状况进行创新，就需要从工作人员的专业知识以及职业道德培训做起。

（四）实行标准化管理，帮助档案管理工作的效率提升

在档案的管理工作中进行标准化管理，是帮助档案管理实现现代化的前提之一，在档案管理的工作中，各个环节之间，各种业务工作之间都是有着密切联系的，因此在档案管理的工作中应当把各个环节联系在一起进行标准化的统一管理，这样才能够保证各个环节的工作都能够高效有序的完成。而标准化的管理也是实现档案科学管理的重要前提，而科学的档案管理方式就是指根据档案管理工作发展的规律，以及档案资料产生的规律，运用科学的管理方式来进行创新的档案工作管理，为了达到这一目的就需要我们在档案管理的工作中建立合理的档案管理制度和管理标准，这样一来就能够使各项档案管理工作都能够有所依据的有条不紊的进行，标准化的档案管理能够帮助档案管理工作者提高工作的效率，并且能够很好的将人力物力有效的结合起来，也能够对档案管理人员的工作行为进行统一的规范，减少在工作中出现错误的可能性。

三、结语

综上所述，随着社会经济的共同进步，我们应当主动在档案管理工作的各个方面进行创新，只有这样才能够保障档案管理工作的效率，帮助档案管理工作更好的发展。

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